Ako viesť evidenciu dochádzky zamestnancov: Komplexný sprievodca

Vedenie evidencie dochádzky zamestnancov je kľúčovou povinnosťou každého zamestnávateľa. Správna evidencia zabezpečuje nielen súlad s legislatívou, ale aj efektívne riadenie ľudských zdrojov a spravodlivé odmeňovanie zamestnancov. Tento článok poskytuje komplexný prehľad o tom, ako viesť evidenciu dochádzky, s dôrazom na aktuálne legislatívne zmeny a praktické aspekty.

Základné princípy evidencie dochádzky

Základným dokladom evidencie je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov.

Mzdový list zamestnanca je základným pilierom evidencie. Zamestnávateľ je povinný viesť mzdové listy pre každú fyzickú osobu, ktorej poskytuje príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov, t. j. pre zamestnancov v pracovnom pomere, pre osoby vykonávajúce práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, osoby vykonávajúce závislú prácu na základe iných zmlúv, iné osoby, ktorým poskytuje zdaniteľný príjem, napr. bývalým zamestnancom príjem zo sociálneho fondu.

V mzdovom liste sa uvádza úhrn vyplatených zdaniteľných miezd za každý kalendárny mesiac a nie úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, t. j. zúčtovaný, ale nevyplatený príjem v stanovenom výplatnom termíne sa v mzdovom liste v príslušnom mesiaci neuvádza. Do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za príslušný kalendárny mesiac sa zahrnujú len príjmy vyplatené do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca a do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za zdaňovacie obdobie sa zahrnujú len príjmy vyplatené zamestnancom do 31. 1. nasledujúceho roka. Toto vychádza z § 4 ods. 3 zákona o dani z príjmov, v zmysle ktorého príjmy zo závislej činnosti plynúce najdlhšie do 31. januára nasledujúceho roka sa zahrnú do základu dane za predchádzajúce zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby sa v rámci spracovania miezd po mesačnej uzávierke zo zúčtovaných miezd do mzdových listov zaúčtovali len údaje súvisiace s vyplateným príjmom v súlade s § 39 ods. 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Prečítajte si tiež: Všetko o Potvrdení pre Kataster

Náležitosti výplatných listín v zákone stanovené nie sú. V praxi obsahujú rovnaké údaje ako mzdové listy. Vyhotovujú sa za mesačné obdobie pre každého zamestnanca a zároveň ako súhrnná výplatná listina za mesačné obdobie v súhrne za všetkých zamestnancov a v rámci ročnej uzávierky ako súhrnná výplatná listina za príslušný kalendárny rok v súhrne za všetkých zamestnancov. Súhrnná výplatná listina každého zamestnanca osobitne predstavuje v podstate mzdový list.

Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni

Platiteľ poistného, ktorý je zamestnávateľom, je povinný v zmysle § 24 ods. 1 písm. a) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení prihlásiť sa do registra zamestnávateľov v Sociálnej poisťovni.

Nový zamestnávateľ sa môže prihlásiť do registra zamestnávateľov a vybaviť si prístup do e-Služby súčasne - podpíše Dohodu a súčasne vypíše a odovzdá aj registračný list zamestnávateľa. Urobí to priamo v pobočke Sociálnej poisťovne alebo dokumenty zašle cez ústredný portál verejnej správy elektronicky.

Po prihlásení sa do registra si musí zamestnávateľ vybaviť prístup k elektronickým službám (e-Služby), ktoré poskytuje Sociálna poisťovňa, a to podpísaním Dohody o používaní elektronických služieb.

Zahraničný zamestnávateľ predkladá výpis z obchodného registra alebo iného registra, na základe ktorého je jeho činnosť povolená, preložený do slovenského jazyka.

Prečítajte si tiež: Nájomca a vedenie evidencie pozemkov

Evidencia a oznamovacie povinnosti

Zamestnávateľ je v zmysle § 24 písm. a) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve povinný viesť evidenciu o dochádzke zamestnancov.

Platiteľ poistného je povinný vykazovať preddavky na poistné za každý mesiac, za ktorý odvádza poistné, a to prostredníctvom výkazov.

Zamestnanec nemá povinnosť registrovať sa v Sociálnej poisťovni, urobí to za neho zamestnávateľ, a to prostredníctvom Registračného listu fyzickej osoby. Povinné poistenie zamestnancovi vzniká dňom vzniku právneho vzťahu, ktorý zakladá právo na príjem zo závislej činnosti a zaniká dňom zániku tohto právneho vzťahu.

Bezodkladne po prihlásení zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia Sociálna poisťovňa sprístupní cez e-Služby zamestnávateľovi pridelené identifikačné číslo právneho vzťahu (IČPV) zamestnanca. Ak má zamestnávateľ udelenú výnimku z komunikácie so Sociálnou poisťovňou prostredníctvom e-Služby, Sociálna poisťovňa zasiela zamestnávateľovi IČPV zamestnanca prostredníctvom e-schránky alebo listinnou formou prostredníctvom pošty.

Evidenčné listy dôchodkového poistenia (ELDP) a zmeny od 1.1.2026

Povinnosť zamestnávateľov predkladať Sociálnej poisťovni evidenčné listy dôchodkového poistenia (ELDP) sa od 1.1.2026 zruší. Súčinnosť zamestnávateľov so Sociálnou poisťovňou je ustanovená v § 231 ods. 1 písm. f) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení.

Prečítajte si tiež: Všetko o predčasnom vyplatení

Zrušenie povinnosti predkladať ELDP bolo kritizované zo strany podnikateľov už dlhé roky. Sociálna poisťovňa tak získa údaje v požadovanom formáte priamo použiteľnom na rozhodovanie o nároku na dôchodok prostredníctvom svojich informačných systémov.

Prechodné obdobie:

Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. januára 2026 upravuje nasledovné lehoty:

• do 31. decembra 2025: zamestnávatelia predkladajú ELDP štandardným spôsobom.
• Ak si zamestnávateľ povinnosť predložiť ELDP za obdobie pred 1. januárom 2026 nesplnil pred 1. januárom 2026, platia nasledovné lehoty pre predloženie ELDP za obdobie pred 1.1.2026:
  • do 30. júna 2026, ak právny vzťah k zamestnávateľovi trvá a zamestnávateľ má k 31. decembru 2025 menej ako 51 zamestnancov,
  • do 30. septembra 2026, ak právny vzťah k zamestnávateľovi trvá a zamestnávateľ má k 31. decembru 2025 viac ako 50 zamestnancov a menej ako 501 zamestnancov,
  • do 31. decembra 2026, ak právny vzťah k zamestnávateľovi trvá a zamestnávateľ má k 31. decembru 2025 viac ako 500 zamestnancov.
• Zamestnávatelia, ktorí ukončili právny vzťah so zamestnávateľom pred 1. januárom 2026, predložia ELDP do dňa doručenia výzvy Sociálnej poisťovne na predloženie tejto evidencie (§ 231 ods. 1 písm. d) zákona č. 461/2003 Z. z.).
• U zamestnancov, ktorých zamestnanie trvá aj po 31. decembri 2025, bude potrebné zabezpečiť doplnenie údajov chýbajúcich za obdobie pred 1. januárom 2026.

Aj napriek zrušeniu povinnosti predkladať ELDP od 1.1.2026, je dôležité, aby zamestnávatelia naďalej viedli presnú evidenciu potrebnú pre výpočet dôchodkového poistenia.

Ako správne vyhotoviť ELDP (do 31.12.2025 a pre prechodné obdobie)

Povinnosť viesť a predkladať evidenčné listy je uložená všetkým zamestnávateľom. Evidenčné listy je potrebné vyhotovovať pre všetkých zamestnancov s právom na pravidelný aj nepravidelný príjem - poistencov, za ktorých sa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu platilo poistné na dôchodkové poistenie. Je vhodné, aby zamestnávateľ pri vedení, vyplňovaní a predkladaní evidenčných listov postupoval v súlade s metodickým usmernením pre zamestnávateľov a návodom na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu vydanými Sociálnou poisťovňou.

Medzi základné údaje, ktoré ELDP obsahuje, patria:

• obdobie dôchodkového poistenia, t. j. obdobie poisteniaod - do
• vymeriavací základ (VZVZ)
• znak poistenia:
  • A - zamestnanec (platí aj pre dohodárov)
  • MD - materská dovolenka
  • RD - rodičovská dovolenka (do 30. 6. 2005)
  • VS - vojenská služba (do 31. 12. 2005)
  • CS - civilná služba (do 31. 12. 2005)
• vymeriavací základ počas vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. poskytovania náhrady mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu podľa § 142 ods. 4 a § 250b ods. 2 Zákonníka práce, ak zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu a sumu tejto náhrady.
• počet kalendárnych dní vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. ošetrovania člena rodiny od 11. dňa.

Aj napriek tomu, že zamestnávateľ je povinný Evidenčný list dôchodkového poistenia predložiť Sociálnej poisťovni pri uplatnení nároku na dôchodkovú dávku a pri skončení pracovnoprávneho vzťahu, je vhodné údaje za príslušný kalendárny rok do evidenčného listu zapisovať po odsúhlasení a uzatvorení mzdových listov.

Príklady:

Príklad č. 1: Zamestnanec pracuje u zamestnávateľa nepretržite od roku 2001. V období od 2. 9. 2014 do 20. 9. 2014 ošetroval chorého člena rodiny, t. j. 19 dní. Od 11. dňa ošetrovania bolo povinné dôchodkové poistenie prerušené. Obdobie prerušenia sa v evidenčnom liste neuvádza. V období od 14. 10. 2014 do 29. 10. 2014 bol práceneschopný a za toto obdobie nebol povinný platiť poistné. Za prvých 10 kalendárnych dní mu zamestnávateľ poskytol náhradu mzdy (do vymeriavacieho základu sa nezapočítava). Nárok na nemocenské dávky mu vznikol od 24. 10. 2014. Do počtu kalendárnych dní vylúčených dôb sa uvedie 6 dní, počas ktorých poberal nemocenské dávky.

Príklad č. 2: Študent vo veku 20 rokov vykonával zárobkovú činnosť od 1. 5. 2014 do 30. 9. 2014 na základe dohody o brigádnickej práci študentov s pravidelným príjmom, pri ktorej si uplatnil výnimku z platenia poistného. Jeho príjem bol v máji 100 €, v júni 180 €, v júli 210 €, v auguste 110 € a v septembri 180 €. Pretože ide o študenta, ktorý dovŕšil 18 rokov veku, suma na posúdenie vzniku dôchodkového poistenia pri zvýhodnenej dohode o brigádnickej práci študentov v roku 2014 je 159 €.

Uchovávanie evidencie

Zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru so zamestnancami je povinný po dobu 10 rokov, počas ktorej existuje v zmysle § 147 ods. 1 zákona o sociálnom poistení právo Sociálnej poisťovne predpísať poistné, uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch v zmysle § 232 ods. 1 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce.

Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve, t. j. zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.

Ďalšie povinnosti zamestnávateľa

Platiteľ poistného je povinný vykazovať preddavky na poistné na starobné poistenie, ak je zamestnanec sporiteľ v 2. pilieri a nevypláca sa mu starobný dôchodok alebo predčasný starobný dôchodok z 2. piliera.

V zmysle § 231 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný predkladať Sociálnej poisťovni potrebné doklady preukazujúce skutočnosti rozhodujúce na vznik, zánik a trvanie sociálneho poistenia a na výpočet dávky.

Dôchodkové konanie a dokumenty potrebné od zamestnanca

Zamestnanec, ktorý žiada o dôchodok, musí požiadať písomnou žiadosťou v mieste svojho bydliska.

K žiadosti o dôchodok je potrebné priložiť:

• doklady preukazujúce obdobie zamestnania a výšku hrubých zárobkov, ktoré nie sú uvedené v Informácii o stave individuálneho účtu poistenca za obdobie do 31. decembra 2003,
• potvrdenie zamestnávateľa o období zamestnania pred 1. januárom 2004.

Dôchodkové dávky

Medzi základné dôchodkové dávky patria:

• Starobný dôchodok: Nárok na starobný dôchodok vznikne poistencovi dovŕšením dôchodkového veku podľa platnej legislatívy SR a získaním najmenej 15 rokov obdobia dôchodkového poistenia (prihliada sa aj na obdobia poistenia získané v krajinách EÚ alebo zmluvnom štáte; podmienkou je získanie aspoň jedného roka obdobia dôchodkového poistenia v SR).
• Invalidný dôchodok: Nárok na invalidný dôchodok môže vzniknúť iba vtedy, ak posudkový lekár Sociálnej poisťovne určí stupeň invalidity podľa prílohy č. 4 zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení. Dosiahnutím dôchodkového veku sa invalidný dôchodok nemení na starobný dôchodok.

tags: #ako #viesť #evidenciu #dochodku #zamestnancov