Povinnosti účtovníka pri vymáhaní neuhradených faktúr

Úvod

Každý podnikateľ sa skôr či neskôr stretne s problémom neuhradených faktúr. Vymáhanie pohľadávok je preto dôležitou súčasťou podnikateľského života. Účtovník zohráva kľúčovú úlohu v tomto procese, pretože má prehľad o finančnej situácii firmy a evidencii pohľadávok. Cieľom tohto článku je poskytnúť komplexný pohľad na povinnosti účtovníka pri vymáhaní neuhradených faktúr, a to z hľadiska prevencie, evidencie, účtovania a spolupráce s externými subjektmi.

Prevencia vzniku pohľadávok

Vo veci obchodných partnerov je lepšia prevencia ako už samotné "hasenie problému" s neuhradenými faktúrami nespoľahlivých obchodných partnerov. Základom úspechu je kvalitná zmluvná dokumentácia a jej "reálne používanie v praxi" - podpisovanie zmlúv, podpisovanie preberacích protokolov, vydávanie tovaru až na základe potvrdenia o úhrade atď a samozrejme prevencia - aspoň základné prelustrovanie obchodného partnera pred spustením spolupráce.

Kvalitná zmluvná dokumentácia

Kvalitná zmluvná dokumentácia je už od začiatku podnikania základom dlhodobého úspechu firmy. S novými obchodnými partnermi, zamestnancami, nákupom či prenájmom priestorov a stále meniacou sa legislatívou je potrebné aktualizovať v minulosti pripravené zmluvy, pripomienkovať návrhy Vašich obchodných partnerov a do zmlúv zakomponovávať prvky na Vašu ochranu. Dôležité je dbať na presné definovanie podmienok spolupráce, termínov splatnosti a sankcií za nedodržanie zmluvných povinností.

Dôkladné preverenie obchodného partnera

Pred nadviazaním spolupráce je vhodné preveriť si obchodného partnera, napríklad prostredníctvom obchodného registra, registra dlžníkov alebo iných dostupných zdrojov. Týmto spôsobom je možné získať informácie o jeho finančnej situácii, platobnej disciplíne a prípadných problémoch v minulosti.

Vystavenie zálohovej faktúry

V niektorých prípadoch je vhodné vystaviť zálohovú faktúru pred samotným dodaním tovaru alebo služby. Týmto spôsobom je možné zabezpečiť si čiastočnú úhradu vopred a znížiť riziko neuhradenia celej faktúry.

Prečítajte si tiež: Povinnosť chrániť prírodu: Analýza

Evidencia a účtovanie pohľadávok

Účtovník je zodpovedný za správnu evidenciu a účtovanie pohľadávok. To zahŕňa:

• Vystavovanie faktúr: Faktúry by mali byť vystavované včas a mali by obsahovať všetky potrebné údaje, ako sú identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa, dátum vystavenia a splatnosti, popis tovaru alebo služby, cena a výška DPH.
• Sledovanie splatnosti: Účtovník by mal pravidelne sledovať splatnosť faktúr a v prípade omeškania platby by mal odoslať upomienku.
• Účtovanie pohľadávok: Pohľadávky sa účtujú v súlade s platnými účtovnými predpismi. V jednoduchom účtovníctve ovplyvňuje neuhradená faktúra základ dane až po jej úhrade odberateľom. V podvojnom účtovníctve ovplyvňuje základ dane hneď po jej vystavení a zaúčtovaní.
• Tvorba opravných položiek: V prípade, že je pohľadávka po splatnosti a existuje riziko, že nebude uhradená, je možné tvoriť opravné položky k pohľadávkam. Tvorba opravných položiek sa riadi zákonom o dani z príjmov.

Vymáhanie pohľadávok

Ak upomienky nevedú k úhrade faktúry, je potrebné pristúpiť k vymáhaniu pohľadávky. Účtovník môže v tomto procese zohrávať nasledujúce úlohy:

• Komunikácia s dlžníkom: Účtovník môže komunikovať s dlžníkom a snažiť sa dohodnúť na spôsobe úhrady dlhu, napríklad prostredníctvom splátkového kalendára.
• Príprava podkladov pre právne kroky: Ak sa nepodarí dosiahnuť dohodu s dlžníkom, je potrebné pripraviť podklady pre právne kroky, ako je napríklad podanie žaloby na súd. Účtovník môže pripraviť prehľad pohľadávok, faktúry, upomienky a ďalšie relevantné dokumenty.
• Spolupráca s advokátskou kanceláriou: Vymáhanie pohľadávok súdnou cestou je často komplikovaný proces, preto je vhodné spolupracovať s advokátskou kanceláriou. Advokátska kancelária môže zabezpečiť právne zastúpenie, prípravu žaloby a ďalšie právne úkony.

Predžalobná výzva

Ak platba stále neprichádza, nasleduje predžalobná výzva na zaplatenie faktúry. Táto forma upomienky sa využíva vtedy, keď predchádzajúce upozornenia nepadli na úrodnú pôdu a zákazník naďalej ignoruje svoje záväzky. Po odovzdaní prípadu a preposlaní prvých predžalobných výziev dlžník často pochopí, že to s vymáhaním nárokov myslíte vážne a často obratom uhradí faktúru, resp. má snahu aspoň dohodnúť splátkový kalendár.

Súdne vymáhanie

Ak predžalobná výzva nevedie k úhrade, je možné podať žalobu na súd. Viac informácií o tom, ako postupovať pri podaní žaloby o zaplatenie neuhradenej faktúry na súd, či o možných alternatívach k súdnemu vymáhaniu dlžnej pohľadávky si môžete prečítať v článku Postup pri vymáhaní splatnej pohľadávky.

Exekúcia

Ak súd rozhodne v prospech veriteľa a dlžník aj naďalej neplatí, je možné pristúpiť k exekúcii. Exekúciu vykonáva exekútor na základe rozhodnutia súdu.

Prečítajte si tiež: Plnomocenstvo advokátovi a povinnosti obce

Vplyv neuhradených faktúr na základ dane

Neuhradená faktúra (pohľadávka) má iný vplyv na základe dane u podnikateľa, ktorý účtuje v sústave jednoduchého účtovníctva a iný vplyv u podnikateľa, ktorý účtuje v sústave podvojného účtovníctva.

• Jednoduché účtovníctvo: ovplyvňuje základ dane až po jej úhrade odberateľom, nakoľko v prvom momente - t. j. v momente vystavenia faktúry, vstupuje len do knihy pohľadávok. Faktúra (pohľadávka) až po jej inkase vstupuje do príjmov a ovplyvňuje tým základ dane.
• Podvojné účtovníctvo: ovplyvňuje základ dane hneď po jej vystavení a zaúčtovaní. Uvedené znamená, že vstupuje do výnosov (príjmov), a to bez ohľadu na jej úhradu (inkaso).

Opravné položky k pohľadávkam

Podnikateľ si môže do daňových výdavkov podľa § 19 ods. 2 písm. h) zákona o dani z príjmov zahrnúť aj odpis príslušenstva pohľadávky, a to do výšky daňovej opravnej položky.

Záväzky po splatnosti

Základ dane je podľa § 17 ods. 27 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov u daňovníka, ktorý je právnickou osobou zapísanou v obchodnom registri (napr. s. r. o.) upravuje, ak ide o neuhradené záväzky.

Účtovná jednotka upraví, t. j. zvýši základ dane, len o tú výšku záväzku, ktorý prislúcha k daňovému výdavku. Ak záväzok nesúvisí s daňovým výdavkom (napr. k nedaňovému výdavku (napr. reprezentácia), základ dane upravovať nebude.

Záväzok po splatnosti viac ako 360 dní

Ak je záväzok po splatnosti viac ako 360 dní, spoločnosť zvýši základ dane o 20 % z menovitej hodnoty záväzku.

Prečítajte si tiež: Dedičstvo a dary

Záväzok po splatnosti viac ako 720 dní

Ak je záväzok po splatnosti viac ako 720 dní, spoločnosť zvýši základ dane o 50 % z menovitej hodnoty záväzku, t. j. najmenej o 5 000 €.

Úhrada, resp. odpis záväzku

Podľa § 17 ods. 32 zákona o dani z príjmov, ak daňovník záväzok uhradí, tak si môže uplatniť odpočítateľnú položku, t. j. znižujúce r. 100, neuvedené v r. 210 až 280“.

DPH a neuhradené faktúry

Pri neuhradení záväzkov môžu podnikatelia prísť o odpočítanú DPH. Právo na odpočítanie dane z tovaru či služieb vzniká nezávisle od úhrady protihodnoty. Nový postup je definovaný v § 53b ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

Povinnosti odberateľa

Odberateľ je povinný opraviť odpočítanú daň, ak záväzok čiastočne alebo úplne neuhradil. Opravu odpočítanej dane uvedie na riadku 29 (+/-) daňového priznania k DPH. Ak zaplatí záväzok po splatnosti, má opäť právo daň odpočítať.

Povinnosti dodávateľa

Dodávateľ je povinný vykonať opravu zníženého základu dane podľa § 25a ods. 7 písm. a) zákona o dani z pridanej hodnoty a vystaviť o oprave základu dane doklad odberateľovi.

Automatizácia a digitalizácia

Podnikateľ by mal myslieť na digitalizáciu a využívať softvér, ktorý mu pomôže so správou pohľadávok a záväzkov. Nastavenie automatických upozornení je rýchle a jednoduché - systém pracuje za vás. Ešte pred splatnosťou je možné poslať pripomienku, ktorá má len priateľský charakter a slúži ako prevencia voči zabudnutiu.

Príklady z praxe

Príklad 1: Neuhradený záväzok a oprava odpočítanej DPH

Dodávateľ Alfa s. r. o. (IČ DPH v tvare SK1111111111) dodal dňa 16. októbra 2022 odberateľovi Beta s. r. o. tovar v hodnote 10 000 eur bez DPH. DPH na faktúre č. 2022033 bola 2 000 eur. Celková suma 12 000 eur bol splatný dňa 30. novembra 2022. Odberateľ Beta s. r. o. dňa 16. októbra 2022 odpočítal DPH v sume 2 000 eur. Beta s. r. o. však svoj záväzok voči Alfa s. r. o. neuhradila. Spoločnosť Beta s. r. o. musí za zdaňovacie obdobie marec 2023, resp. za 1. štvrťrok 2023 opraviť odpočítanú DPH v hodnote 2 000 eur. Opravu odpočítanej dane uvedie na riadku 29 (+/-) daňového priznania k DPH za zdaňovacie obdobie marec 2023, resp. 1. štvrťrok 2023 a v kontrolnom výkaze - neuhradený záväzok.

Príklad 2: Neuhradený záväzok, oprava odpočítanej DPH a následná úhrada

Dodávateľ Alfa s. r. o. (IČ DPH v tvare SK1111111111) dodal dňa 16. októbra 2022 odberateľovi Beta s. r. o. tovar v hodnote 10 000 eur bez DPH. DPH na faktúre č. 2022033 bola 2 000 eur. Celková suma 12 000 eur bol splatný dňa 30. novembra 2022. Odberateľ Beta s. r. o. dňa 16. októbra 2022 odpočítal DPH v sume 2 000 eur. Beta s. r. o. svoj záväzok voči Alfa s. r. o. uhradila dňa 16. júna 2023 v plnej výške. Spoločnosť Beta s. r. o. musí za zdaňovacie obdobie marec 2023 opraviť odpočítanú DPH v hodnote 2 000 eur. Nakoľko k úhrade záväzku došlo v júni 2023, spoločnosť Beta s. r. o. má za zdaňovacie obdobie jún 2023, resp. za 2. štvrťrok 2023 opäť nárok na odpočítanie DPH v sume 2 000 eur, a to na základe opravného dokladu s dátumom 16.06.2023. Opravu opravenej odpočítanej dane zaúčtuje opačným zápisom, t. j. zníži daňovú povinnosť na riadku 49 daňového priznania k DPH za zdaňovacie obdobie jún 2023, resp. za 2. štvrťrok 2023.

Spolupráca s advokátskou kanceláriou

Pomoc a rady advokáta potrebuje každý podnikateľ nielen pri založení firmy ale aj počas "celého jej života". Určite sa skôr či neskôr stane, že je potrebné vymáhať pohľadávku aj súdnou cestou. Sme advokátska kancelária, ktorá sa sústreďuje práve na služby pre podnikateľov.

tags: #povinnosti #účtovníka #vymáhanie #neuhradených #faktúr