- Kontaktujte nás / Centrála:
- 047 / 5511 200
- [email protected]
Nárok konateľa na stravné a cestovné náhrady pri služobných cestách: Podmienky a legislatíva
Úvod
Problematika nároku konateľa na stravné a cestovné náhrady pri služobných cestách je dôležitá pre správne účtovanie a zdaňovanie v spoločnostiach s ručením obmedzeným (s.r.o.). Tento článok poskytuje komplexný prehľad o podmienkach, legislatíve a praktických príkladoch súvisiacich s touto témou, s dôrazom na zmeny účinné od roku 2025.
Kto môže byť konateľom a aké má nároky pri pracovnej ceste?
Konateľom s.r.o. môže byť fyzická osoba, ktorej úlohou je zastupovať spoločnosť vo vzťahu k štátnym inštitúciám, súdom alebo iným osobám. Konateľ s.r.o. je štatutárny orgán, ktorý koná v mene spoločnosti a uzatvára v jej mene zmluvy a pod. V s.r.o. môže byť viacero konateľov, pričom zákon neobmedzuje ich počet. Počet konateľov určuje valné zhromaždenie spoločnosti, ktoré je oprávnené konateľov vymenovať a zároveň odvolávať.
Podľa §1 ods. 1 a ods. 2 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) majú nárok na poskytovanie náhrad pri pracovnej ceste tieto osoby:
- zamestnanci v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere,
- členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
- fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
- o ktorých to ustanovuje tento zákon a o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,
- ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu,
- ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu.
Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti sa považuje za osobu, ktorá je vymenovaná alebo zvolená do orgánov právnickej osoby a nie je k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Z uvedeného teda vyplýva, že konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na cestovné náhrady pri pracovnej ceste.
Kedy je konateľ s.r.o. na pracovnej ceste?
Za pracovnú cestu konateľa s.r.o. sa považuje každá cesta, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z postavenia konateľa spoločnosti, vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. Podmienkou pre poskytnutie náhrad pri pracovnej ceste je teda posúdenie, či na ceste vykonával činnosť konateľa spoločnosti alebo nie.
Prečítajte si tiež: Predčasný starobný dôchodok – info
U zamestnanca sa pracovná cesta považuje za čas od nástupu zamestnanca, ktorý bol vyslaný na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Zamestnanec je na pracovnej ceste aj počas výkonu jeho práce v mieste, na ktoré bol vyslaný, a to až do skončenia tejto pracovnej cesty.
Príklad na rozdiel pracovnej cesty zamestnanca a konateľa:
- Pracovná cesta konateľa s.r.o., ktorý nie je zamestnancom: Konateľ s.r.o. Ján býva v Žiline a cestuje do Bratislavy, do sídla spoločnosti za vykonávania svojej činnosti ako konateľa. Jánovi začína pracovná cesta pri odchode z jeho bydliska - Žiliny, prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Žiliny.
- Pracovná cesta zamestnanca: Zamestnanec Martin je vyslaný svojim zamestnávateľom na pracovnú cestu do Bratislavy. Martin pracuje v spoločnosti, ktorá má sídlo v Nitre a jeho trvalý pobyt je v Žiline. Z uvedeného vyplýva, že pracovná cesta Martinovi začína pri odchode z Nitry (z jeho pracoviska), prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Nitry.
Aké náhrady pri pracovnej ceste má nárok konateľ s.r.o.?
Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na tieto náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
- náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
- stravné,
- náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov,
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
Konateľ s.r.o. má nárok na náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste, ktoré sú už uvedené pri tuzemskej pracovnej ceste (t.j. stravné, náhrada preukázaných cestovných výdavkov a pod.), avšak okrem týchto náhrad má spoločník nárok pri zahraničnej pracovnej ceste aj na tieto náhrady:
- vreckové,
- náhrada na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov,
- náhrada výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.
Väčšia časť uvedených náhrad musí byť preukázaná, tzn., že ak majú byť preukázané náhrady vyúčtované a vyplatené konateľovi, musí byť predložený potrebný doklad, ktorý preukazuje aj reálny výdavok. Je preto dôležité dbať na to, aby sa potrebné doklady zachovali a boli preukázané pri vyúčtovaní tuzemskej či zahraničnej pracovnej cesty.
Môže si s.r.o. zahrnúť do daňových výdavkov náhrady pri pracovnej ceste, ktoré boli poskytnuté konateľovi?
Spoločnosť s ručením obmedzeným si môže podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov") zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov (nákladov) vo výške, ktorá je ustanovená v zákone o cestovných náhradách.
Prečítajte si tiež: Podmienky pre podporu v nezamestnanosti a invalidný dôchodok
Príklad na výpočet náhrad konateľa s.r.o. pri tuzemskej pracovnej ceste
Konateľ s.r.o. Ján, ktorý nie je zamestnancom s.r.o., so sídlom v Bratislave cestuje na pracovnú cestu do tohto sídla spoločnosti vykonávať svoju činnosť konateľa z miesta bydliska v Prešove. Do sídla spoločnosti cestuje vlastným motorovým vozidlom, ktoré nepoužíva na podnikanie, z osvedčenia o evidencii motorového vozidla uvádzame spotrebu v meste 6,5 l /100 km a mimo mesta 6 l /100 km. Harmonogram pracovnej cesty, ktorá trvala od 16.7.2018 do 20.7.2018 bol nasledovný:
- 16.7.2018: odchod z Prešova o 6:30 hod, príchod do Bratislavy o 11:30 hod., vzdialenosť: 400 km,
- 17.7.2018 - 19.7.2018: každý deň najazdil v meste Bratislava z hotela do sídla spoločnosti 15 km,
- 20.7.2018: odchod z Bratislavy o 5:00 hod, príchod do Prešova o 9:30 hod., vzdialenosť: 400 km.
Ján sa ubytoval v hoteli, kde bola cena ubytovania 40 Eur/ noc, o čom predložil aj faktúru za ubytovanie spolu s dokladom o úhrade. Ján predložil aj doklad o kúpe pohonnej látky v cene 1,405 Eur/ liter.
Konateľ Ján má nárok na tieto náhrady pri pracovnej ceste:
náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie: Ján má nárok na náhradu za ubytovanie vo výške 160 Eur (4 noci x 40 Eur),
stravné: Ján má nárok na stravné v nasledovnej výške za príslušné dni:
Prečítajte si tiež: Výpočet dávky v nezamestnanosti
- 7. 2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 12,5 hodiny),
- 7. 2018 - 19.7.2018: každý deň 10,90 Eur, t. j. spolu 32,70 Eur (3 x 10,90), nakoľko pracovná cesta trvala 24 hodín,
- 7. 2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 9,5 hodiny), t. j. spolu nárok na stravné v celkovej výške 46,90 Eur,
náhrada za použitie súkromného motorového vozidla: Ján má nárok na základnú náhradu za použitie súkromného motorového vozidla nasledovne:
- 7. 2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur,
- 7. 2018 - 19.7.2018: 15 km x 3 dni = 45 km x 0,183 = 8,24 Eur,
- 7. 2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur, t. j. spolu základná náhrada vo výške 154,64 Eur.
Ján má nárok aj na náhradu za pohonné látky v nasledovnej výške:
- 7. 2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur,
- 7. 2018 - 19.7.2018: 6,5 l /100 x 45 km x 1,405 = 4,11 Eur,
- 7. 2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur, t. j. náhrada za spotrebované pohonné látky vo výške 71,55 Eur.
Ján má nárok na náhradu za použitie súkromného motorového vozidla v celkovej výške 226,19 Eur.
Celková výška náhrad pri pracovnej ceste, ktorá patrí konateľovi s.r.o. Jánovi je vo výške 433,09 Eur.
Legislatívne zmeny od roku 2025 a ich vplyv na cestovné náhrady
Legislatívne zmeny účinné od roku 2025 priniesli úpravy v oblasti cestovných náhrad, ktoré ovplyvnili zamestnancov aj podnikateľov. Zmeny sa týkajú najmä výšky stravného a podmienok jeho poskytovania.
Stravné od 1. apríla 2025
Od 1. apríla 2025 platia nové sumy stravného pre tuzemské pracovné cesty, a to v zmysle Oznámenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 39/2025 Z. z.:
- 8,80 eur pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
- 13,10 eur pre časové pásmo nad 12 hodín až 18 hodín,
- 19,50 eur pre časové pásmo nad 18 hodín.
Krátenie stravného pri čiastočnom bezplatnom stravovaní
Zamestnávateľ kráti stravné zamestnancovi, ak má zabezpečené čiastočné bezplatné stravovanie na tuzemskej pracovnej ceste. Stravné sa kráti o:
- 25 % za bezplatne zabezpečené raňajky,
- 40 % za bezplatne zabezpečený obed,
- 35 % za bezplatne zabezpečenú večeru.
Tieto percentá sa vypočítajú z výšky stravného pre časové pásmo nad 18 hodín.
Stravovanie konateľov a spoločníkov
Pri posudzovaní možnosti zabezpečenia stravovania konateľovi (spoločníkovi) spoločnosti je dôležité rozlišovať, či konateľ (spoločník) vykonáva prácu pre spoločnosť na základe pracovnoprávneho vzťahu alebo bez neho, a či spoločnosť zamestnáva aj inú osobu v pracovnoprávnom vzťahu.
Ak spoločnosť nezamestnáva žiadnu osobu v pracovnoprávnom vzťahu, nepovažuje sa na účely Zákonníka práce za zamestnávateľa a nemá možnosť postupovať podľa § 152.
V prípade rozšírenia okruhu osôb o konateľa (spoločníka) v súlade s § 152 ods. 9 písm. c) Zákonníka práce, tento okruh osôb nemá právo výberu a zamestnávateľ má pre tieto osoby povinnosť zabezpečiť stravovanie buď vo vlastnej jedálni, alebo v jedálni iného subjektu, alebo poskytnutím stravovacích poukážok.
Finančný príspevok na stravovanie poskytnutý konateľovi a spoločníkovi nie je poskytnutý v súlade s ustanovením § 152 Zákonníka práce, preto naň nemožno aplikovať § 5 ods. 7 písm.
Stravovanie počas home office
V prípade, ak zamestnanec vykonáva prácu z domu (home office), má nárok na stravovanie, ak jeho pracovná zmena trvá viac ako štyri hodiny. Zamestnávateľ prispieva na stravovanie sumou vo výške najmenej 55 % ceny jedla, najviac však do sumy 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín.