Nárok na cestovné náhrady a podmienky v Slovenskej republike

Úvod

Cestovné náhrady predstavujú dôležitú súčasť pracovného práva na Slovensku. Zamestnávatelia sú povinní poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce na inom mieste, ako je ich pravidelné pracovisko. Tento článok sa zameriava na podmienky a nároky spojené s cestovnými náhradami v Slovenskej republike, pričom vychádza zo zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN).

Základné právne predpisy

Poskytovanie cestovných náhrad sa riadi zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Ďalšie relevantné právne predpisy sú:

• Opatrenie MPSVaR SR č. 211/2024 Z. z. + 22/2025 Z.
• Zákon č. 311/2001 Z. z. (Zákonník práce)
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov
• Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n.

Osoby, ktorým vzniká nárok na cestovné náhrady

Zákon o cestovných náhradách sa vzťahuje na osoby uvedené v § 1 ZCN. Je nutné ju vykladať v širšom kontexte. Medzi tieto osoby patria:

1. Zamestnanci podľa Zákonníka práce (zákon č. 311/2001 Z. z.) alebo zákona č. 400/2009 Z. z. alebo zákona č. 552/2003 Z.
2. Osoby, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k nej v pracovnoprávnom vzťahu, ak im nie sú poskytované náhrady podľa osobitného zákona (napr. konateľ s. r.
3. Osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak je to s ňou dohodnuté (napr. iná osoba, o ktorej to ustanovuje zákon o cestovných náhradách alebo osobitný zákon (napr.
4. Osoby, o ktorých to ustanovuje priamo ZCN (napr. osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis (okrem iných sem spadajú i starostovia miest a obcí, poslanci obecného zastupiteľstva, vyššieho územného celku, resp. osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté (napr. dobrovoľníci v neziskových organizáciách, resp.
5. Zamestnávateľ podľa § 17 ZCN, t. j. právnická osoba podľa § 1 ods. fyzická osoba podľa § 1 ods. 2 písm.
6. Fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov - IX.
7. Zahraniční zamestnanci, ktorí vykonávajú pracovné cesty u slovenského zamestnávateľa na základe dohody o vzájomnej výmen zamestnancov - § 17, rodinným príslušníkom zamestnanca, ktorý má podľa pracovnej zmluvy výkon práce v zahraničí - IV.

Dôležité je poznamenať, že aj konateľ spoločnosti, ktorý nemá pracovnú zmluvu, sa považuje za zamestnanca na účely tohto zákona.

Pracovná cesta

Pracovná cesta je časový úsek od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia tejto cesty. Čas trvania pracovnej cesty teda pozostáva z troch etáp: čas presunu z miesta nástupu na pracovnú cestu na miesto výkonu práce, čas samotného výkonu práce a čas presunu z miesta výkonu práce do miesta skončenia pracovnej cesty.

Prečítajte si tiež: Pravidlá preplácania cestovných náhrad

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu písomne (v cestovnom príkaze) určuje miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty. Nutnou podmienkou, ktorá musí byť splnená pre to, aby išlo o pracovnú cestu, je to, že výkon práce sa musí uskutočňovať mimo pravidelného pracoviska zamestnanca.

Pravidelné pracovisko

Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Malo by byť definované dostatočne určito, tzn. avšak v žiadnom prípade nie ako celá Slovenská republika. Ak nie je pravidelné pracovisko dohodnuté, je ním miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávaných mimo pracovného pomeru. V prípade zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania (napr.

Cestovný príkaz

V praxi sa uskutočňuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok najčastejšie formou tlačiva „Cestovný príkaz“ alebo „Vyslanie na pracovnú cestu“. Z uvedeného dôvodu sa zamestnávateľ môže rozhodnúť, že nepoužije formulár Cestovného príkazu, ktorý sa bežne vyskytuje napr. na internete, ale vypracuje si svoje vlastné tlačivo, pri ktorom si určí individuálnu štruktúru a obsah. Môže sa vystaviť aj tzv. súhrnný cestovný príkaz určený na viacero ciest. Zákon o cestovných náhradách žiadne tlačivo neustanovil pre zamestnávateľa ako záväzné tlačivo.

Druhy cestovných náhrad

Rozlišujeme náhrady, ktoré zamestnancom patria (nárokové) a náhrady, ktoré majú nenárokový (fakultatívny) charakter. Náhrady môžu byť nárokové alebo nenárokové, ktorých poskytovanie je založené na dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom alebo zamestnávateľom a odborovou organizáciou alebo ich poskytovanie závisí od vnútorného predpisu zamestnávateľa.

Nárokové cestovné náhrady

Nárokové cestovné náhrady sú náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť. Patria sem:

Prečítajte si tiež: Cestovné náhrady spoločníka

• Stravné: Je to jediná zložka cestovných náhrad, ktorej suma je presne určená predpismi a jej výška sa teda nepreukazuje. Nárok na stravné má zamestnanec len vtedy, ak jeho pracovná cesta trvala aspoň 5 hodín.
• Preukázané cestovné výdavky: Ide o výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil v súvislosti pracovnou cestou a svojim fyzickým presunom z miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce a odtiaľ do miesta skončenia pracovnej cesty. Cestovné výdavky sa najčastejšie preukazujú cestovnými lístkami na autobus, vlak, lietadlo, dokladom o úhrade za taxislužbu.
• Preukázané výdavky na ubytovanie: V prípade, že si pracovná cesta vyžaduje ubytovanie a zamestnávateľ ho zamestnancovi nezabezpečil, uhrádza ho zamestnanec a následne má nárok na jeho preplatenie.
• Preukázané potrebné vedľajšie výdavky: Zamestnanec má od zamestnávateľa nárok aj na preplatenie bližšie nešpecifikovaných výdavkov, ktoré mu v súvislosti s pracovnou cestou vznikli. Podľa jej povahy môžu mať rôznu podobu, napr.
• Preukázané cestovné výdavky za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta trvalého alebo prechodného pobytu alebo vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na Slovensku, ak pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň.
• Zamestnanec vyslaný do iného členského štátu na výkon prác pri poskytovaní služieb má nárok na cestovné náhrady podľa zákona č. 283/2002 Z. z., ako napríklad náhrada preukázaných cestovných výdavkov (§ 4 ods. 1 písm. a, § 7, § 15 zákona č. 283/2002 Z.z., náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie (§ 4 ods. 1 písm. b zákona č., náhrada potrebných vedľajších výdavkov (§ 4 ods. 1 písm. d zákona č., poistenie liečebných nákladov v zahraničí (§ 11 ods. 1 zákona č., povinné alebo odporúčané očkovanie (§ 11a zákona č., náhrada za cesty na návštevu rodiny (§ 12 zákona č.
• Ak zamestnanec použije vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, zamestnávateľ sa nemôže so zamestnancom dohodnúť na inej výške náhrady.

Nenárokové cestovné náhrady

Nenárokové cestovné náhrady nie je zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancovi. Ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa (napr. zamestnávateľa a odborovej organizácie), t. j. ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa (napr. fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov - IX.

Stravné

Suma stravného je určená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni. Ak pracovná cesta trvala od 5 do 12 hodín a zamestnancovi vznikol nárok na stravné v sume 8,30 eura, toto stravné zamestnanec nie je povinný preukázať dokladom o nákupe stravy. S účinnosťou od 1.9.2024 do 31.3.2025 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. S účinnosťou od 1.4.2025 do 31.11.2025 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 39/20253 Z. z. S účinnosťou od 1.12.2025 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. K znižovaniu stravného podľa uvedených pravidiel však nedochádza v prípade, že zamestnanec toto bezplatne zabezpečené jedlo alebo poskytnuté raňajky nemohol využiť z dôvodov, ktoré sám nezavinil (napr.

Použitie vlastného vozidla

V praxi často dochádza aj k situácii, že zamestnanec na pracovnú cestu použije motorové vozidlo (cestné vozidlo alebo traktor) iné ako vozidlo poskytnuté zamestnávateľom (teda napr. svoje). Tento spôsob cestovania počas pracovnej cesty však podlieha písomnej dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

V takomto prípade má zamestnanec nárok na:

• základnú náhradu za každý aj začatý 1 km jazdy, tzv. Základná náhrada za každý aj začatý 1 km jazdy sa určuje opatrením ministerstva práce (v priebehu roka sa môže zmeniť). Momentálne je pre jednostopové vozidlá a trojkolky 0,075 eura/km a pre osobné cestné motorové vozidlá 0,265 eura/km (pri použití prívesu sa zvyšuje o 15 %). od 1.5.2024 je suma základnej náhrady za jeden km jazdy stanovená Opatrením MPSVaR č. 73/2024 Z. z. Suma základnej náhrady pre dvojkolesové vozidlá, trojkolesové vozidlá, štvorkolky a pre osobné vozidlá určená podľa § 8 ods. 2 zákona o cestovných náhradách je zverejnená v Zbierke zákonov Slovenskej republiky formou oznámenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky.
• náhradu za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi v sume zodpovedajúcej súčinu jednotkovej ceny pohonnej látky a spotreby pohonných látok za každý aj začatý kilometer jazdy. Zákon o cestovných náhradách v § 36 ods. Jednotkovú cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak je pohonnou látkou elektrická energia, za doklad o kúpe sa považuje aj doklad, z ktorého možno odvodiť jednotkovú sadzbu za elektrickú energiu pre domácnosť, v ktorej zamestnanec vozidlo nabíjal. V prípade viacerých dokladov sa môže použiť aritmetický priemer.

Alternatívne sa zamestnávateľ môže so zamestnancom písomne dohodnúť na poskytnutí celkovej náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy.

Prečítajte si tiež: Predčasný starobný dôchodok – info

Zahraničné pracovné cesty

Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách sú stanovené Opatrením MF SR č. Zamestnancovi môže zamestnávateľ poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného, ktoré však po dobu dohodnutého prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca zamestnancovi nepatrí.

Vreckové poskytnuté zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vo výške do 40 % stravného je daňovým výdavkom, ale zároveň je aj pre zamestnanca príjmom zo závislej činnosti, ktorý sa zdaní v úhrne zdaniteľných príjmov v príslušnom kalendárnom mesiaci, nakoľko vreckové nie je cestovnou náhradou, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách.

Pri zahraničnej pracovnej ceste poskytla spoločnosť svojmu zamestnancovi vreckové vo výške 60 % z nároku na stravné. Vzhľadom na charakter práce zamestnanca je táto výška vreckového pri zahraničnej ceste zamestnanca dohodnutá v pracovnej zmluve. Podľa § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách (zákon č. 283/2002 Z. z.). Podľa § 19 ods.1 zákona o dani z príjmov v znení účinnom od 1.1.2015 výdavok (náklad), ktorý limituje zákon o dani z príjmov, možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone okrem výdavkov (nákladov) vynaložených zamestnávateľom na poskytnutý zdaniteľný príjem podľa § 5 ods.1 a ods.3 písm.

Vyúčtovanie cestovných náhrad

Po skončení pracovnej cesty má zamestnanec desať pracovných dní na to, aby zamestnávateľovi predložil písomné doklady potrebné na vyúčtovanie cestovných náhrad. Následne po ich predložení má zamestnávateľ desať pracovných dní na vyúčtovanie pracovnej cesty a vyplatenie cestovných náhrad zamestnancovi.

Daňové hľadisko cestovných náhrad

Cestovné náhrady zamestnancov sú daňovými výdavkami podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z. z. Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom ( § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov) do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách.

Spoločnosť fakturované stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste zahrnie do daňových výdavkov v súlade s § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov len do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa § 5 zákona o cestovných náhradách. Keďže stravné, ktoré zodpovedá dĺžke pracovnej cesty v jednotlivých dňoch strávených zamestnancami na pracovnej ceste je v 1. a 4. deň vo výške 13,10 € a v 2. a 3. deň vo výške 19,50 €, suma stravného zúčtovaná do nákladov nad limit stanovený zákonom o cestovných náhradách je pri zistení základu dane položkou zvyšujúcou základ dane.

V súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z. z. Z uvedeného vyplýva, že náklady na zakúpenie letenky sú daňovým nákladom v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov za predpokladu dodržania podmienok stanovených v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov. Pokiaľ došlo k zrušeniu zahraničnej pracovnej cesty, poplatok za zrušenie letu možno považovať za daňový výdavok v súlade so zákonom o dani z príjmov za predpokladu, že spoločnosť vie preukázať, že zahraničnú pracovnú cestu bola nútená zrušiť v dôsledku nepredvídateľných skutočností, resp.

Ak spoločnosť z hľadiska hospodárnosti, resp. z iných dôvodov namiesto úhrad nákladov za ubytovanie poskytované inými subjektmi prenajala byt, ktorý využíva na účely ubytovania konateľov spoločnosti počas výkonu ich činnosti pre spoločnosť, resp. iných zamestnancov spoločnosti pri pracovných cestách, prípadne byt využíva na iné účely v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, je možné náklady na prenájom tohto bytu, ako aj výdavky súvisiace s jeho prevádzkou, ak ich úhrada vyplýva z nájomnej zmluvy, napr. na spotrebu elektriny, plynu, vody, uznať za daňové výdavky spoločnosti za splnenia podmienky daňového výdavku podľa § 2 písm.

Interná smernica o cestovných náhradách

Zamestnávatelia majú možnosť vypracovať internú smernicu o cestovných náhradách, ktorá zadefinuje jednotný postup pri poskytovaní cestovných náhrad pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách v spoločnosti. Záväzným spôsobom stanovuje postupy pri vyplatení cestovných náhrad vrátane termínov vyúčtovania a stanovenia príslušnej dokumentácie, definuje povinnosti zamestnávateľa, ale aj zamestnancov v kontexte ZCN. Táto smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie v spoločnosti.

Dôvodom na aktualizáciu smernice v praxi môže byť zmena výšky stravného, základnej náhrady pri používaní automobilu, iné zmeny v legislatíve (ZCN), prípadne zväčšenie objemu produkcie alebo diverzifikácia činnosti firmy. Aktualizáciu je potrebné vykonať v prílohe č. Interný predpis má odrážať špecifické podmienky zamestnávateľa. Smernica však slúži ako základný rámec, je možné do nej doplniť svoje špecifické údaje, resp. niektoré prílohy sa použiť nemusia. Poznámky, ktoré sú v texte vzoru dokumentu uvedené, slúžia na lepšie objasnenie vybraných výrazov a pojmov.

Špecifické situácie a otázky

Paušálne cestovné náhrady

Zamestnávateľ môže vyplácať zamestnancovi paušálne cestovné náhrady za používanie jeho súkromného osobného motorového vozidla vypočítané podľa § 34 zákona o cestovných náhradách. Zamestnávateľ môže pristúpiť k paušalizácii náhrad v záujme zhospodárnenia a zníženia administratívnej náročnosti agendy v tejto oblasti. Paušalizácia nemôže obchádzať účel zákona o cestovných náhradách, napr. poskytovať cestovné náhrady zvýšené o cesty do zamestnania a pod. Paušalizovať náhrady je vhodné a účelné u tých zamestnancov, ktorým sú pravidelne určované porovnateľné podmienky pracovnej cesty. Takto vypočítané a vyplácané cestovné náhrady v súlade s ustanovením § 34 o cestovných náhradách sú aj daňovými výdavkami zamestnávateľa.

Ubytovanie konateľov

Ak konateľ pri takejto pracovnej ceste uhrádza ubytovanie sám, má nárok na úhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie. V prípade, že konateľovi zabezpečí ubytovanie spoločnosť (zamestnávateľ), zamestnanec (konateľ) si túto cestovnú náhradu neuplatňuje. U zamestnávateľa je teda prenájom bytu, v ktorom je ubytovaný konateľ firmy v rámci pracovnej cesty, daňovo uznaným výdavkom v súlade s § 2 písm.

Cestovné náhrady a živnostníci

Spoločnosť má uzatvorené so živnostníkmi mandátne zmluvy na vykonávanie remeselných prác. V zmluvách je dohodnuté, že spoločnosť uhradí všetky náklady spojené s ubytovaním živnostníka. Za daňový výdavok v zmysle § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov je považovaný výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka v súlade s účtovnými predpismi alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods. V predmetnom prípade spoločnosť nemá priamo znášať (účtovať) náklady na ubytovanie SZČO. Pokiaľ sa spoločnosť zmluvne s dodávateľom dohodne, že ubytovanie pre SZČO bude zabezpečované a uhrádzané odberateľom, pričom dodávateľ túto skutočnosť zohľadní v cene poskytnutej služby (t.j. zníži ju), ide o kompenzáciu nákladov, čo je v rozpore s ustanovením § 7 ods.

Maximálna doba trvania pracovnej cesty

Maximálna doba trvania pracovnej cesty nie je zákonom určená. Jej trvanie je vo všeobecnosti vymedzené na nevyhnutne potrebné obdobie.

Dočasné pridelenie zamestnanca

Miesto pravidelného pracoviska dočasne prideleného zamestnanca na účely pracovných ciest, ktoré vykoná počas dočasného pridelenia je miesto jeho výkonu práce dohodnuté podľa § 58 ods. 5 Zákonníka práce v dohode o dočasnom pridelení alebo v pracovnej zmluve. Na tento účel sa všeobecná úprava týkajúca sa miesta pravidelného pracoviska v 2 ods. 3 zákona o cestovných náhradách nevzťahuje na dočasne prideleného zamestnanca t. j.

tags: #nárok #na #cestovné #náhrady #podmienky