Účtovanie pohľadávok voči zamestnancom za súkromné telefonické hovory

Tento článok sa zaoberá problematikou účtovania pohľadávok voči zamestnancom, konkrétne za súkromné telefonické hovory, a to v kontexte slovenských právnych predpisov.

Úvod do problematiky

V podnikateľskej praxi sa často stáva, že zamestnanci využívajú služobné telefóny aj na súkromné účely. V takomto prípade je nevyhnutné správne zaúčtovať poplatky za tieto súkromné hovory a vysporiadať ich so zamestnancom. Nesprávne účtovanie môže mať negatívny dopad na daňové priznanie a celkové hospodárenie spoločnosti.

Právny rámec

Účtovanie pohľadávok voči zamestnancom sa riadi predovšetkým zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a opatreniami Ministerstva financií SR, ktoré upravujú postupy účtovania v sústave podvojného a jednoduchého účtovníctva. Dôležitý je aj zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, ktorý definuje daňové výdavky a ich preukazovanie.

Účtovanie v podvojnom účtovníctve

V sústave podvojného účtovníctva sa na účtovanie pohľadávok voči zamestnancom používa účet 335 - Pohľadávky voči zamestnancom. Na tomto účte sa evidujú všetky pohľadávky zamestnávateľa voči zamestnancom, ktoré sú zrážané zo mzdy, ako napríklad:

• Náhrady za súkromné telefónne hovory
• Náhrady zosobnených pokút
• Náhrady škôd spôsobených zamestnancom

Účtovné zápisy:

1. Zaúčtovanie faktúry za telefónne služby: Pri zaúčtovaní faktúry za telefónne služby je potrebné vylúčiť poplatky za súkromné hovory z daňových výdavkov. Ak je možné identifikovať súkromné hovory už pri zaúčtovaní faktúry, účtuje sa o náklade na účte 518 - Ostatné služby (prípadne inom nákladovom účte) len vo výške zodpovedajúcej firemným hovorom. Zároveň sa zaúčtuje pohľadávka voči zamestnancovi na účte 335 vo výške poplatkov za súkromné hovory. V prípade, že účtovná jednotka je platcom DPH, uplatní DPH len z hodnoty firemných hovorov.
2. Zrážka zo mzdy: Pri zrážke náhrady za súkromné hovory zo mzdy zamestnanca sa účtuje zníženie záväzku voči zamestnancovi (účet 331 - Zamestnanci) a zníženie pohľadávky voči zamestnancovi (účet 335). Účtovný zápis je 331/335.
3. Úhrada v hotovosti: Ak zamestnanec uhradí náhradu za súkromné hovory v hotovosti, účtuje sa príjem do pokladne a zníženie pohľadávky voči zamestnancovi (211/335).

Príklad účtovania:

Spoločnosť obdržala faktúru za telefónne služby vo výške 120 € s DPH. Na základe výpisu hovorov bolo zistené, že súkromné hovory zamestnanca predstavujú 20 € s DPH.

Prečítajte si tiež: Ako prihlásiť podmienenú pohľadávku do konkurzu?

• Zaúčtovanie faktúry:
  • 518/321: 100 € (náklady na firemné hovory)
  • 343/321: 20 € (DPH z firemných hovorov)
  • 335/321: 20 € (pohľadávka voči zamestnancovi za súkromné hovory)
• Zrážka zo mzdy:
  • 331/335: 20 €

Účtovanie v jednoduchom účtovníctve

V sústave jednoduchého účtovníctva sa pohľadávky voči zamestnancom evidujú v knihe pohľadávok.

Účtovné zápisy:

1. Zaúčtovanie faktúry za telefónne služby: Rovnako ako v podvojnom účtovníctve, aj v jednoduchom účtovníctve je potrebné vylúčiť poplatky za súkromné hovory z daňových výdavkov. Poplatky za firemné hovory sa zaúčtujú ako výdavok ovplyvňujúci základ dane, zatiaľ čo poplatky za súkromné hovory sa nezaúčtujú ako daňovo uznateľný výdavok. Pohľadávka voči zamestnancovi sa zaeviduje v knihe pohľadávok.
2. Zrážka zo mzdy: Pri zrážke náhrady za súkromné hovory zo mzdy zamestnanca sa zníži pohľadávka v knihe pohľadávok a zároveň sa zníži výdavok na mzdy.
3. Úhrada v hotovosti: Ak zamestnanec uhradí náhradu za súkromné hovory v hotovosti, zaúčtuje sa príjem do pokladne a zníži sa pohľadávka v knihe pohľadávok.

Daňové aspekty

Podľa zákona o dani z príjmov je možné do daňových výdavkov zahrnúť len výdavky, ktoré sú vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Poplatky za súkromné telefónne hovory zamestnancov nespĺňajú túto podmienku, preto nie je možné ich zahrnúť do daňových výdavkov.

V prípade, že zamestnávateľ uplatní DPH z celej faktúry za telefónne služby (vrátane súkromných hovorov), je povinný odviesť DPH z hodnoty súkromných hovorov na výstupe. Peterka uvádza, že náhrada od zamestnancov by mala ísť na účet 602 a zároveň by sa mala odviesť DPH na výstupe (faktúra pre neplatiteľa sa nemusí vyhotoviť), t.j. 335/602, 335/343 a potom zrážka 331/335.

Interná smernica

Pre správne účtovanie a vysporiadanie pohľadávok voči zamestnancom za súkromné hovory je vhodné vypracovať internú smernicu, ktorá upravuje:

• Spôsob používania služobných telefónov
• Postup pri identifikácii súkromných hovorov
• Spôsob výpočtu náhrady za súkromné hovory
• Termíny zrážky náhrady zo mzdy alebo úhrady v hotovosti

Janka odporúča zapracovať a odôvodniť uvedené v internej smernici, aby bol postup v súlade s účtovnými aj daňovými predpismi.

Prečítajte si tiež: Zabezpečenie pohľadávky v nižšej sume

Alternatívne riešenia

Tibor navrhuje alternatívne riešenie, a to ponechať poplatky za občasné súkromné hovory na ťarchu firmy a neodpočítavať ich zamestnancom. Tento postup je však vhodný len v prípade malých objemov súkromných hovorov a v malých firmách. V prípade väčšieho počtu zamestnancov a rozsiahlejšieho využívania služobných telefónov na súkromné účely je nevyhnutné uplatňovať štandardný postup účtovania a vysporiadania pohľadávok.

Prečítajte si tiež: Dlžník a postúpenie pohľadávky

tags: #pohľadávka #voči #zamestnancovi #za #súkromné #hovory