Prenajímateľ reštaurácie monitoruje povinnosti

V dnešnom dynamickom podnikateľskom prostredí zohráva prenajímateľ reštaurácie kľúčovú úlohu nielen pri poskytovaní priestoru, ale aj pri monitorovaní a plnení rôznych povinností. Tento článok sa zameriava na komplexný pohľad povinností prenajímateľa reštaurácie. Cieľom je poskytnúť ucelený pohľad na túto problematiku, od optimalizácie prevádzkových nákladov až po zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a požiadavkami nájomcov.

Optimalizácia prevádzkových nákladov

Každý prenajímateľ, bez ohľadu na kategóriu budovy (A, B, C), aktívne hľadá spôsoby, ako efektívne znížiť prevádzkové náklady, ktoré v konečnom dôsledku znáša nájomca. Je dôležité si uvedomiť, že prevádzkové náklady sú výrazne ovplyvnené projektom budovy a môžu predstavovať značnú časť investičných nákladov, často sa pohybujúcu v rozmedzí 4 až 8 % ročne. Medzi ovplyvniteľné prevádzkové náklady patria najmä energie, údržba, obnova (výmena), služby a poistenie.

Spotreba energie

Problémy a poruchy sa často prejavujú neprimeranou spotrebou energie na vykurovanie, prípravu teplej vody, vetranie, klimatizáciu a osvetlenie. Preto by mal prenajímateľ priebežne sledovať spotrebu na odberných miestach a overovať hodnoty s ohľadom na vlastnosti fakturovaného obdobia a minulých období. Toto overovanie by malo zohľadňovať technológie, prenajaté plochy, počty ľudí, počasie a ďalšie faktory ovplyvňujúce spotrebu. V prípade veľkých odchýlok je dôležité zistiť príčinu, ktorá môže súvisieť s nepresnosťou meradla alebo poruchou spotrebičov. Včasné odhalenie problému môže výrazne znížiť budúce náklady.

Údržba

V oblasti údržby vznikajú chyby z nevykonania preventívnej údržby, z (ne)kvality vykonaných prác a z chýbajúcej analýzy porúch. Základom riadenia údržby je poznať preventívnu údržbu v požadovanom rozsahu a kvalite. Zistenie príčiny poruchy a správne rozhodnutie, ktoré vedie k tomu, aby sa chyby neopakovali, je kľúčové. Dôležitá je aj plánovaná údržba vo väčšom rozsahu. Cena je tiež dôležitá, ale prenajímateľ by nemal vyberať dodávateľa len na základe ponukovej ceny a referencií. Kvalitu údržbárskych prác spozná len pri dlhodobom sledovaní údržby a porúch.

Obnova

Oblasť obnovy súvisí so životnosťou zariadení a konštrukčných prvkov, s inováciami technológii a s kvalitou údržby. Chybou je, ak prenajímateľ prevádzkuje neefektívne zariadenie alebo ak nevykonaním inovácie neposkytuje nájomcovi lepšie pracovné podmienky. Obnova nemusí vždy znamenať veľkú investíciu, nájomca vie pozitívne ohodnotiť napríklad obnovu sociálnych zariadení, vymaľovanie alebo výmenu koberca, celkové zatraktívnenie spoločných priestorov alebo doplnenie služby v budove. Najväčšiu chybu, ktorú môže prenajímateľ v tejto oblasti urobiť, je ignorovanie požiadaviek nájomcu.

Prečítajte si tiež: GDPR a prenajímateľ

Služby a poistenie

Ak prenajímateľ poskytuje nájomcom služby, napríklad vo forme recepcie, upratovania alebo bezpečnostnej služby, mal by dbať na to, aby kvalita týchto služieb spĺňala predstavy nájomcu. Najväčšej chyby, ktorej sa prenajímateľ môže dopustiť, je nízka kvalita služieb. Prenajímateľ preto musí denne dohliadať na kvalitu služieb, aj keď by to mala byť pre dodávateľa služby samozrejmosť. V súvislosti s poskytovanými službami je dôležité rozumieť požiadavkám nájomcov a snažiť sa im v čo najväčšej miere vyhovieť. Špecifickou službou je poistenie. Poistná zmluva prenajímateľa môže pokryť nielen základné poistné udalosti súvisiace s prevádzkou budovy, ale aj náhradu škôd spôsobenú nájomcom. Chybou je, ak sa zvolí prístup „veď sa nič nemôže stať“ a primerane sa nedefinuje rozsah poistenia v súvislosti so záväzkami voči nájomcom a možným rizikám.

Procesy správy budov

Prenajímatelia často aplikujú svoje operatívne správanie voči nájomcom aj v prípade správy budov, hoci procesy správy budov sú jasne definované vlastnosťami priestorov budovy a požiadavkami nájomcov. Každá správa budovy a každý prenájom má svoje špecifiká. Chyby súvisiace so správou budov však možno odstrániť aj prostredníctvom všeobecných systémových zlepšení.

Eliminácia vzniku chýb

V snahe o elimináciu vzniku chýb je potrebné stanoviť si presné zdroje a postupy pri výkone rôznych činností. Znamená to presne poznať, kto, čo a ako urobí. Teda chybou je, ak nie sú stanovené činnosti so zodpovednosťami za ich vykonanie. Definovanie vykonania potrebných činností si však vyžaduje základné údaje. Je na prenajímateľovi, aby rozhodol, ako budú údaje, na základe ktorých sa bude rozhodovať, evidovať. Keďže ide o niekoľko prepojených oblastí, najvhodnejšie je používať vhodný program, ktorý informácie jednoducho eviduje, nezabúda, vyhodnocuje a navyše poskytuje údaje na riadenie. Ak ide o väčšiu budovu so zložitými technológiami, je potrebné zaviesť aj klasické riadenie rizík, čo sa môže podporiť aj informačne.

Príklady z praxe

Uvediem príklad štruktúry nákladov bez poistenia v administratívnej budove v kategórii A s netto plochou približne 10 000 m2. Z grafu v tomto prípade jasne vidieť, že najväčší podiel na prevádzkovaných nákladoch má elektrina. Je približne trojnásobne vyšší ako podiel nákladov na údržbu.

Odpočet vody

Ako príklad uvediem odpočet vody na podružných meradlách. Po odpočtoch na podružných meradlách vody sa zistilo, že suma je neštandardne nižšia ako v prípade hlavného meradla. Následnou analýzou jednotlivých odpočtov na podružných meradlách sa zistilo, že na jednom meradle bola za dané odpočtové obdobie spotreba nižšia. Keďže na zníženie spotreby vody v kuchyni nebol dôvod, prenajímateľ sa ho rozhodol vymeniť. Už v nasledujúcom odpočtovom období sa ukázalo, že vymenené meradlo bolo chybné. Nakoniec sa urobila korekcia v odpočte vymeneného meradla a zopakovalo sa rozpočítanie nákladov na jednotlivých nájomcov.

Prečítajte si tiež: Judikáty k prenájmu nebytových priestorov

Rýchlovarná kanvica

Prenajímateľ menšej administratívnej budovy zabezpečil do kuchyne rýchlovarnú kanvicu, ktorá sa po zohriatí vody automaticky vypínala. Zabudol však na revíziu tohto elektrického spotrebiča. Legislatíva dnes stanovuje, že spotrebiče držané v ruke a používané vo verejne prístupných priestoroch majú lehotu na opakovanie revízie 1× za 12 mesiacov. Ak chýba platná revízia kanvice, ide o porušenie právnych predpisov BOZP. Interným dokumentom typu „Povinnosti užívateľov rýchlovarnej kanvice“ môže taktiež prenajímateľ prikázať povinný dozor užívateľovi až po jej vypnutie, aj keď kanvica automaticky vypína, pretože podľa legislatívy upravujúcej požiarnu ochranu treba zabezpečiť prevádzku tepelných spotrebičov tak, aby nedochádzalo k vzniku požiarov pri ich používaní. Takýto príkaz však neexistoval. Po upozornení na ďalšie súvislosti - možné úrazy alebo požiar - prenajímateľ okamžite stiahol kanvicu z kuchyne a v spolupráci s bezpečnostným technikom realizoval nápravu.

Povinné školenia

Povinné školenia sú nevyhnutnou súčasťou zabezpečenia bezpečnosti a súladu s predpismi. Ak k vám nastupuje nový zamestnanec, zákon sa nepýta, či máte čas alebo kapacitu. Hoci to viete, povinné školenia v nejednom prípade odsúvate na druhú koľaj kvôli naliehavejším povinnostiam. Dávate prácu kmeňovým zamestnancom, dohodárom, brigádnikom alebo zamestnávate sami seba? Zodpovednosť je vždy na vás. Zákon udeľuje povinnosť každej firme, ktorá zamestnáva už 1 zamestnanca, dohodára či brigádnika a kontroluje splnenie jej povinností.

Požiarna ochrana (PPO)

Nemôžete ju odložiť bokom ani v prenajatých priestoroch. V skutočnosti je zodpovednosť za školenia zamestnancov, dokumentáciu a jej preukázateľnosť na vás.

Pracovná zdravotná služba (PZS)

Audity, kategorizáciu prác a prehodnocovanie pracovných podmienok musíte mať pod kontrolou vy.

GDPR a kybernetická bezpečnosť

Ak vaši zamestnanci pracujú s osobnými údajmi, GDPR sa vás týka s okamžitou platnosťou. Rovnako dôležitá je aj kybernetická bezpečnosť.

Prečítajte si tiež: Uplatnenie zadržovacieho práva prenajímateľa

Ak školenie nebolo vykonané, alebo nie je preukázateľné, považuje sa za nesplnené. Ak dnes riešite povinné školenia popri náboroch, nástupoch a bežnej operatíve, viete, že najväčším problémom nie je samotný obsah školení, ale ich organizácia. Zamestnanci majú ku školeniam prístup kedykoľvek bez čakania na školiteľa, bez výpadkov práce a nutnosti zosúlaďovať termíny. Školenia môžu absolvovať z PC, tabletu, notebooku či mobilu aj z pohodlia domova pred nástupom do práce. Po absolvovaní kurzu máte okamžite k dispozícii certifikát.

Zrušme (alebo aspoň novelizujme) zákon o nájme nebytových priestorov!

Zákon o nájme a podnájme nebytových priestorov bol prijímaný v pohnutých revolučných časoch na pozadí rozbiehajúcej sa malej privatizácie a divokého kapitalizmu. V súčasnosti však nerozumiem, prečo musí byť tento druh nájmu regulovaný samostatným zákonom a prečo tento zákon musí byť o toľko formalistickejší ako všeobecná úprava nájmu v Občianskom zákonníku. Tento zákon má podľa mňa značný význam z hľadiska právnej regulácie podnikateľského prostredia. Stretáva sa s ním takmer každý podnikateľ v podstate hneď na začiatku podnikania pri prvom nájme administratívnych, obchodných alebo výrobných priestorov. Okrem zvláštneho postavenia zákona o nájme a podnájme nebytových priestorov v systéme súkromného práva je práve toto riziko neplatnosti a ohrozenia právnej istoty účastníkov dôvodom, pre ktorý podľa môjho názoru treba o tomto zákone diskutovať.

Náležitosti zmluvy

Náležitosti zmluvy o nájme nebytových priestorov sú upravené v § 3 ods. 3 ZNaPNP. Ide o (i) predmet nájmu, (ii) účel nájmu, (iii) výšku nájomného, (iv) splatnosť nájomného, (v) spôsob platenia nájomného, a (vi) čas nájmu (ak nejde o neurčitý čas). Podľa § 3 ods. 4 ZNaPNP je zmluva, ktorá tieto náležitosti neobsahuje, absolútne neplatná. Rozdiel oproti § 663 OZ je zjavný a práve toto ustanovenie ZNaPNP je najčastejším dôvodom neplatnosti nájomných zmlúv a právnej neistoty účastníkov.

Problematická často býva úprava nájomného. Podľa prevažujucého výkladu § 3 ods. 3 ZNaPNP je dohoda o paušálnej čiastke zahŕňajúcej nájomné aj úhrady za služby poskytované spolu s nájmom sankcionovaná absolútnou neplatnosťou celej nájomnej zmluvy z dôvodu absencie výšky nájomného. Podobne formalistický výklad sa aplikuje aj na splatnosť nájomného a spôsob platenia.

Forma zmluvy

Podľa § 3 ods. 3 ZNaPNP musí mať zmluva o nájme nebytových priestorov písomnú formu. Toto ustanovenie je jasné a v praxi asi nespôsobuje interpretačné ťažkosti. Nejasnosti však môže spôsobiť forma podnájomnej zmluvy. Na jednej strane by sa zdalo, že analogicky s nájomnou zmluvou by zákonodarca mal aj v prípade podnájomnej zmluvy vyžadovať písomnú formu. Na druhej strane česká judikatúra dovodila, že písomná forma podnájomnej zmluvy nie je podmienkou jej platnosti.

Účel nájmu

Účel nájmu musí byť podľa § 3 ods. 3 ZNaPNP v zmluve vyjadrený. Účel okrem toho musí byť v súlade s účelom, na ktorý sú nebytové priestory stavebne určené ( § 3 ods. 2 ZNaPNP). Zmluva, ktorou sa priestory prenajímajú na iný účel, než na ktorý boli stavebne určené, je neplatná. Je neudržateľné, aby sa nebytové priestory v centre Prahy na základe kolaudačného rozhodnutia z roku 1895 napriek inému faktickému užívaniu považovali za "konírna a sklad pícnin". Ak nájomca fakticky užíva priestor v rozpore so stavebným určením, má voči nemu prenajímateľ výpovedný dôvod podľa § 9 ods. 2 písm. a) ZNaPNP, resp. by mohlo ísť o správny delikt podľa § § 105 a 106 stavebného zákona.

Nejasné ukončenie

Ďalšou nejasnou časťou ZNaPNP sú ustanovenia o ukončení nájmu, najmä § 9 ustanovujúci výpovedné dôvody. Zo znenia citovaného ustanovenia jednoznačne nevyplýva, či toto ustanovenia je kogentné a či možno niektoré z výpovedných dôvodov dohodou strán vylúčiť, prípadne upraviť, alebo či možno doplniť ďalšie výpovedné dôvody. Judikatúra dovodila, že toto ustanovenie je kogentné v tom zmysle, že zákonom ustanovené výpovedné dôvody nemožno dohodou strán vylúčiť. Je však možné dohodnúť ďalšie výpovedné dôvody.

tags: #prenajimatel #restauracie #monitoruje #restauraciu #povinnosti