Splnomocnenie na podpisovanie viacerými osobami v kontexte elektronickej schránky

Elektronická schránka predstavuje moderný spôsob komunikácie medzi občanmi, podnikateľskými subjektmi a orgánmi verejnej správy. Funguje na podobnom princípe ako štandardná pošta, ale bez nutnosti doručovania dokumentov v papierovej podobe a bez fyzickej návštevy štátnej inštitúcie alebo pošty. Používanie elektronickej schránky je pre fyzické osoby dobrovoľné, pre podnikateľov a právnické osoby je povinné od 1. júla 2017. Každá právnická osoba má automaticky zriadenú elektronickú schránku na portáli slovensko.sk. Zriadením e-schránky už občania nemusia chodiť na poštu alebo iné úrady a zbytočne tlačiť množstvo papierových dokumentov, čo prispieva k ohľaduplnejšiemu správaniu sa k životnému prostrediu.

Zriadenie a správa elektronickej schránky

Zriadenie elektronickej schránky je jednoduché a nevyžaduje si žiadne špeciálne zručnosti ani právne úkony. Elektronická schránka sa automaticky zriaďuje každému občanovi SR v deň dovŕšenia 18. rokov veku. Zriadenie elektronickej schránky je pre fyzické osoby bezplatné a nevyžaduje špeciálnu žiadosť. E-schránku možno zriadiť aj fyzickej osobe mladšej ako 18 rokov. Žiadosť sa v tomto prípade podáva cez elektronické služby na portáli slovensko.sk, alebo ju možno zaslať v listinnej podobe. Na žiadosti musia byť podpísaní obaja rodičia alebo iní zákonní zástupcovia maloletého, ako je opatrovník, poručník, prípadne iná osoba.

Každý, komu bola zriadená elektronická schránka, je jej majiteľom. Majiteľ e-schránky nedisponuje vlastníckym právom k tejto elektronickej schránke a je povinný disponovať s ňou v zmysle ustanovení zákona o e-Governmente.

Splnomocnenie na disponovanie s e-schránkou

Štandardne platí, že oprávnenou osobou s prístupom a možnosťou disponovať s e-schránkou na portáli slovensko.sk je majiteľ, pre ktorého bola zriadená. Z praktických dôvodov majitelia schránok v praxi pristupujú aj k tomu, že na prístup a disponovanie s e-schránkou splnomocnia alebo oprávnia inú osobu. Splnomocnenie alebo oprávnenie inej fyzickej osoby možno vykonať prostredníctvom žiadosti „Udelenie oprávnenia fyzickej/právnickej osobe na zastupovanie subjektu“, ktorá je sprístupnená v predmetnej elektronickej schránke v časti „Vytvorenie žiadosti“ (v pôvodnej verzii e-schránky) alebo sekcii „Nastavenia“ v časti „Oprávnenia osôb“ (nová verzia e-schránky).

Splnomocnenie na podpisovanie viacerými osobami

V kontexte elektronickej schránky a jej správy sa otázka splnomocnenia na podpisovanie viacerými osobami týka situácie, kedy majiteľ schránky potrebuje, aby viacero osôb malo možnosť v jeho mene podpisovať dokumenty odosielané prostredníctvom e-schránky alebo s ňou inak disponovať. Hoci zákon o e-Governmente priamo neupravuje možnosť viacnásobného splnomocnenia na podpisovanie, je možné odvodiť túto možnosť z ustanovení o zastupovaní a oprávneniach.

Prečítajte si tiež: Vzor splnomocnenia ÚPSVaR

Postup udelenia splnomocnenia viacerým osobám

1. Udelenie oprávnenia: Majiteľ e-schránky musí pre každú osobu, ktorú chce splnomocniť, vykonať proces udelenia oprávnenia prostredníctvom žiadosti „Udelenie oprávnenia fyzickej/právnickej osobe na zastupovanie subjektu“. Tento proces sa opakuje pre každú osobu zvlášť.
2. Rozsah splnomocnenia: Pri udeľovaní oprávnenia je potrebné presne definovať rozsah splnomocnenia pre každú osobu. To znamená určiť, aké úkony môže splnomocnená osoba vykonávať v mene majiteľa e-schránky. Môže ísť napríklad o odosielanie dokumentov, preberanie správ, alebo iné administratívne úkony.
3. Elektronický podpis: Každá splnomocnená osoba musí disponovať vlastným kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý je v súlade so zákonom o e-Governmente a zákonom o dôveryhodných službách. Elektronický podpis je nevyhnutný na to, aby splnomocnená osoba mohla platne podpisovať dokumenty odosielané prostredníctvom e-schránky v mene majiteľa.
4. Evidencia splnomocnení: Majiteľ e-schránky by mal viesť evidenciu všetkých udelených splnomocnení, vrátane rozsahu splnomocnenia a doby platnosti. To mu umožní mať prehľad o tom, kto a v akom rozsahu je oprávnený disponovať s jeho e-schránkou.

Praktické aspekty a riziká

• Interné smernice: V prípade právnických osôb je vhodné upraviť interné smernice, ktoré definujú proces udeľovania splnomocnení na prístup a podpisovanie dokumentov v e-schránke. Tieto smernice by mali zohľadňovať organizačnú štruktúru spoločnosti a definovať zodpovednosti jednotlivých osôb.
• Bezpečnosť: Dôležité je dbať na bezpečnosť prístupových údajov a elektronických podpisov splnomocnených osôb. Je potrebné zabezpečiť, aby tieto údaje neboli zneužité a aby k nim mali prístup len oprávnené osoby.
• Odvolanie splnomocnenia: Majiteľ e-schránky má právo kedykoľvek odvolať udelené splnomocnenie. Odvolanie splnomocnenia by malo byť vykonané písomne a doručené splnomocnenej osobe. Zároveň je potrebné zrušiť oprávnenie v systéme e-schránky.

Alternatívne riešenia a platformy

Okrem elektronickej schránky na portáli Slovensko.sk existujú aj iné druhy elektronických schránok, ktoré prinášajú užívateľom zefektívnenie ich viacerých pracovných činností a firemných procesov. Elektronická schránka na portáli slovensko.sk ponúka užívateľom len možnosť komunikácie medzi štátom a fyzickou alebo právnickou osobou. Platforma NFQES však užívateľom ponúka rozšírenejšiu verziu a širokú škálu komunikačných možností v online prostredí vrátane interakcií medzi fyzickými osobami, právnickými osobami a verejnou správou, ako aj všetkými kombináciami medzi participujúcimi subjektmi. Tieto platformy môžu ponúkať sofistikovanejšie možnosti správy prístupových práv a splnomocnení, vrátane možnosti definovania rolí a oprávnení pre viacerých používateľov.

Prečítajte si tiež: Rodičovský príspevok a splnomocnenie

Prečítajte si tiež: Sociálna poisťovňa: Splnomocnenia a formuláre prehľadne

tags: #splnomocnenie #podpisovanie #viacerými #osobami