Účtovanie miezd v jednoduchom účtovníctve: Príklady a postupy

Pracovnoprávne vzťahy vznikajú medzi zamestnávateľom a zamestnancom uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Zákonník práce (zákon č. 311/2001 Z. z.) upravuje individuálne pracovnoprávne vzťahy v súvislosti so zamestnávaním fyzických osôb právnickými aj fyzickými osobami. Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancovi za vykonanú prácu mzdu, čo upravuje § 118 ods. 1 Zákonníka práce. Tento príspevok sa venuje účtovaniu mzdy a odmeny za prácu, ktorú zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi pracujúcemu na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Všeobecné informácie o mzde a odmene

Mzda sa vypláca zamestnancovi iba z príjmu, ktorý mu plynie z uzatvoreného pracovného pomeru. Za prácu, ktorú vykonáva zamestnanec na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, sa vypláca odmena. Zamestnávatelia sú povinní zabezpečovať prevádzkovanie svojej činnosti prednostne zamestnancami v pracovnom pomere. Pracovný pomer sa zakladá písomnou pracovnou zmluvou medzi zamestnávateľom a zamestnancom, pričom jedno písomné vyhotovenie pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi (§ 42 až § 54 Zákonníka práce).

Podstatnou obsahovou náležitosťou pracovnej zmluvy je aj určenie mzdových podmienok, ak nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve. Mzdové podmienky sú definované v § 119 ods. 1 Zákonníka práce a zahŕňajú:

1. formy odmeňovania zamestnancov (napr. sumu základnej zložky mzdy, ktorou môže byť zložka poskytovaná podľa odpracovaného času alebo zložka poskytovaná podľa dosiahnutého výkonu),
2. podmienky ich poskytovania (to sa týka najmä nenárokových zložiek mzdy, z ktorých musí byť zrejmé, podľa akých kritérií vzniká zamestnancovi právny nárok na určitú zložku mzdy).

Mzdové podmienky musia byť dohodnuté pre všetkých zamestnancov bez akejkoľvek diskriminácie a mzda zamestnanca nemôže byť nižšia ako minimálna mzda. Výška minimálnej mzdy do 31. 12. bola 1,880 € za každú hodinu odpracovanú zamestnancom. Od 1. 1. je výška minimálnej mzdy 1,941 € za každú hodinu odpracovanú zamestnancom.

Dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru upravuje Zákonník práce v ustanoveniach § 223 až § 228, a to na práce, ktorej výkon v pracovnom pomere by bol pre zamestnávateľa neúčelný alebo nehospodárny. Podstatnou náležitosťou dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru je tiež výška odmeny za vykonanú prácu. Dohodnutie výšky odmeny je záležitosťou zmluvných strán. V dohodách však nie je možné dohodnúť poskytovanie mzdových nárokov za výhodnejších podmienok alebo vo väčšom rozsahu ako zamestnancom v pracovnom pomere a dohody nemožno uzatvárať na činnosti, ktoré sú predmetom ochrany podľa autorského zákona.

Prečítajte si tiež: Sociálny fond v praxi

Obidva druhy príjmov (mzda aj odmena) sú na daňové účely príjmami zo závislej činnosti v zmysle § 5 ods. 1 zákona o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. Čo sa týka odvodových povinností, do 31. decembra 2012 podlieha zdravotným odvodom iba príjem, ktorý plynie zamestnancovi z uzatvoreného pracovného pomeru. Tento príjem podlieha aj odvodom do Sociálnej poisťovne, a to tak na strane zamestnanca, ako aj zamestnávateľa. Príjem za prácu, ktorú vykonáva zamestnanec na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, podlieha do 31. decembra 2012 úrazovému a garančnému odvodu do Sociálnej poisťovne, ale iba na strane zamestnávateľa.

Mzdová dokumentácia ako súčasť účtovníctva

Mzdová dokumentácia je dôležitou súčasťou účtovníctva zamestnávateľa a slúži na preukázanie správnosti výpočtu a vyplatenia miezd. Medzi základné dokumenty patrí:

1. výpočet čistej mzdy (rozdiel hrubej mzdy a jednotlivých odvodových povinností zamestnanca),
2. inú dokumentáciu, z ktorej je zrejmý výpočet mzdy.

Táto dokumentácia nie je podľa všeobecne záväzných právnych predpisov súčasťou účtovníctva, je však dôležitým podkladom pre kontrolu správnosti výpočtu hrubej mzdy a tým aj pre kontrolu dodržania správneho postupu pri uspokojovaní mzdových nárokov zamestnancov.

Zákonník práce ukladá zamestnávateľovi povinnosti ohľadom evidencie pracovného času zamestnancov, tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť. Zákonník práce ďalej ukladá zamestnávateľovi v ustanovení § 224 písm. a) povinnosť viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti.

Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu o:

Prečítajte si tiež: Jednoduché účtovníctvo a sociálny fond - podrobný sprievodca

• vyplateného preddavku na mzdu a mzdy k výplate.

Účtovanie miezd podľa jednotlivých zamestnancov sa vykonáva na mzdových listoch. Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný viesť na účely zákona o dani z príjmov pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Mzdový list musí obsahovať nasledovné údaje:

• d) mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane (§ 11 ods. 2 zákona o dani z príjmov),
• h) sumu vyplatenej zamestnaneckej prémie (podľa § 32a zákona o dani z príjmov).

Údaje uvedené pod písmenami a) až d)sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa § 267 zákona č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, SIS, Zboru väzenskej a justičnej stráže SR a Železničnej polície.

Mzdové listy je zamestnávateľ povinný viesť pre každú fyzickú osobu, ktorá má nárok na príjem, ktorý je považovaný podľa § 5 zákona o dani z príjmov za príjem zo závislej činnosti. To sa týka nielen príjmov z pracovného pomeru, ale aj:

• na základe mandátnych zmlúv podľa Obchodného zákonníka č. 513/1991 Zb.,
• na základe príkazných zmlúv podľa Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb.,
• v neposlednom rade aj pri príjmoch, ktoré plynú zamestnancom pracujúcim na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Ak zamestnanci poberajú iba nepeňažné príjmy uvedené v § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov, ustanovenie § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov sa nepoužije, avšak zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu (zoznam) obsahujúcu meno a priezvisko zamestnanca, jeho rodné číslo, adresu trvalého pobytu, údaj o trvaní pracovnej činnosti a úhrn nepeňažných príjmov uvedených v § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov.

Prečítajte si tiež: Ako účtovať sociálnu starostlivosť?

Príjmom zamestnanca uvedeným v § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov je napríklad:

• c) cena alebo výhra prijatá zamestnancom, ktorý sa zúčastnil súťaže vyhlásenej svojím zamestnávateľom; za príjem zamestnanca sa považuje aj takáto cena alebo výhra prijatá manželom (manželkou) zamestnanca a deťmi zamestnanca, ktoré sa na účely tohto zákona považujú u tohto zamestnanca za vyživované, ak sa takejto súťaže zúčastnili, pričom táto cena alebo výhra sa u týchto výhercov posudzuje samostatne.

Údaje, uvedené na mzdových listoch a následne aj vo výplatných listinách majú nielen funkciu správne vypočítať preddavok na daň z príjmov. Mzdové listy sú usporiadané v prvom rade podľa zamestnancov a až v rámci nich podľa jednotlivých mesiacov. Výplatné listiny sa vyhotovujú za príslušný kalendárny mesiac a až v ďalšej úrovni sú údaje triedené podľa jednotlivých zamestnancov. Rekapitulácia výplatných listín následne podáva prehľad o úhrnoch jednotlivých údajov za všetkých zamestnancov účtovnej jednotky za príslušný mesiac.

Sociálny fond

Tvorbu a použitie sociálneho fondu upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde. V ustanovení § 7 ods. 1 iba vymenúva možnosti, ako použiť prostriedky fondu. V ustanovení § 7 ods. 8 ďalej zakazuje použiť príspevok z fondu na účely odmeňovania za prácu.

Zákon o sociálnom fonde sa nevzťahuje na zamestnancov, ktorí sú v pracovnoprávnom vzťahu k zamestnávateľovi na základe dohody o vykonaní práce, dohody o brigádnickej práci študentov alebo dohody o pracovnej činnosti. Ak za týchto zamestnancov zamestnávateľ netvorí sociálny fond, nemôže im ani poskytovať príspevky zo sociálneho fondu. Rovnako sa nevzťahuje na spoločníkov v spoločnostiach s ručením obmedzeným, členov družstiev, členov štatutárnych orgánov (napr. konateľov) a pod. v prípade, ak ich vzťah k spoločnosti nie je upravený pracovnou zmluvou, ale inou zmluvou podľa Obchodného zákonníka. Nevzťahuje sa ani na starostov a primátorov, lebo funkcia starostu obce a primátora mesta je verejná funkcia, ktorá sa nevykonáva v pracovnom pomere (§ 2 ods. 1 zákona č. 253/1994 Z. z. o právnom postavení a platových pomeroch starostov obcí a primátorov miest v znení neskorších predpisov). Starosta a primátor nie sú považovaní za zamestnanca obce.

Prehľad o úhrnoch jednotlivých údajov za všetkých zamestnancov účtovnej jednotky za príslušný mesiac - rekapitulácia výplatných listín - slúži zamestnávateľovi aj na výpočet prídelu do sociálneho fondu. Sociálny fond sa tvorí z úhrnu hrubých miezd alebo platov zúčtovaných zamestnancom na výplatu za príslušný mesiac, z ktorých sa zisťuje priemerný zárobok pre pracovnoprávne účely. Povinný prídel sa tvorí vo výške 0,6 % až 1 % zo základu. Zvýšiť tvorbu sociálneho fondu môže zamestnávateľ, ktorý za predchádzajúci kalendárny rok dosiahol zisk a splnil všetky daňové povinnosti k štátu, obci a vyššiemu územnému celku a odvodové povinnosti k zdravotným poisťovniam a k Sociálnej poisťovni.

Príprava mzdových údajov na zaúčtovanie: Príklad

U zamestnávateľa je stanovený výplatný termín na úhradu mzdy 15. kalendárny deň v mesiaci.

Zoznam úhrad, ktoré boli uhradené dňa 15. 11.:

• podklady pre tvorbu sociálneho fondu.

Zamestnávateľ má prostriedky sociálneho fondu uložené na osobitnom účte v banke a tvorbu sociálneho fondu účtuje ako finančnú operáciu v priebehu kalendárneho roka.

Účtovanie miezd v jednoduchom účtovníctve

Účtovanie miezd v jednoduchom účtovníctve sa riadi:

• zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Z. z.,
• opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky z 13. decembra 2007 č. MF/27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov (oznámenie č. 628/2007 Z. z.) v znení neskorších predpisov.

Zákon o účtovníctve v § 15 ods. 1, ktorý upravuje vedenie účtovných kníh v sústave jednoduchého účtovníctva, ukladá účtovnej jednotke účtujúcej v tejto sústave viesť okrem iných aj pomocnú knihu o záväzkoch z pracovnoprávnych vzťahov. Toto ustanovenie ďalej podrobnejšie upravujú postupy účtovania v JÚ. V § 7 ustanovujú, že zúčtovanie miezd zamestnancov sa vykonáva na mzdových listoch alebo v inej evidencii podľa zákona o dani z príjmov. Podklady na zápisy v mzdových listoch už boli podrobne opísané v príspevku v časti II. Mzdová dokumentácia ako súčasť účtovníctva. Zrazený preddavok na daň, ako aj zrazené príspevky na povinné poistenie sú súčasťou hrubej mzdy zamestnanca a je zákonnou povinnosťou zamestnávateľa - účtovnej jednotky, aby ich odviedol do určeného termínu na účet príslušného veriteľa v správnej výške.

Mzdové náklady sa zaúčtujú:

• a) v knihe záväzkov ako prírastok záväzku s uvedením sumy a dátumu ich vzniku.
• b) v peňažnom denníku ako výdavok peňažných prostriedkov a výdavky celkom na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v druhovom členení osobitne mzdy a osobitne poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov.

Mzdy sa účtujú v peňažnom denníku ako výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v súlade s § 4 ods. 6 písm. d) opatrenia MF SR č. MF/27076/2007-74. Daňový bonus vrátený správcom dane sa účtuje ako storno. Poistné a príspevky na zdravotné poistenie a sociálne poistenie, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnancov, sa účtujú v osobitnom stĺpci spolu s poistným a príspevkami platenými fyzickou osobou alebo podnikateľom.

Ak prostriedky sociálneho fondu nie sú uložené na osobitnom účte v banke, tvorba sociálneho fondu sa účtuje v sústave jednoduchého účtovníctva až v rámci uzávierkových účtovných operácií ako nepeňažná operácia na konci účtovného obdobia.

Účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve

Postupy účtovania v PÚ upravujú v § 51 zúčtovanie so zamestnancami a orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia. S účtovaním miezd čiastočne súvisia aj iné ustanovenia postupov účtovania v PÚ, a to napríklad § 53 Účtovanie pohľadávok voči spoločníkom, členom družstiev a účastníkom združenia a § 54 Účtovanie záväzkov voči spoločníkom, členom družstiev a účastníkom združenia.

Medzi účty, ktoré sa používajú pri účtovaní miezd patria:

• 521 - Mzdové náklady,
• 524 - Zákonné sociálne poistenie,
• 527 - Zákonné sociálne náklady.

V zadaní príkladu, ktorý je uvedený v bode III., je zamestnanec č. 101 Anna Prvá spoločníkom s. r. o. a poberá príjmy vyplývajúce z pracovnoprávneho vzťahu na základe pracovnej zmluvy.

tags: #uctovanie #PN #v #jednoduchom #uctovnictve #priklady