Účtovanie výdavkov na sociálnu starostlivosť v jednoduchom účtovníctve

Podnikajúce fyzické osoby, ktoré zamestnávajú aspoň jedného zamestnanca, sú povinné vytvárať pre vybranú skupinu zamestnancov sociálny fond. Sociálny fond, ako fond zamestnávateľa pre zamestnancov v pracovnom pomere, predstavuje pre nich zdroj plnení predovšetkým sociálneho charakteru. Tvorbu a čerpanie sociálneho fondu upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o SF).

V príspevku sa budeme zaoberať tvorbou a použitím sociálneho fondu u podnikateľov - fyzických osôb, ktorí účtujú v sústave jednoduchého účtovníctva. Ukážeme si postup účtovania nielen v peňažnom denníku, ale aj v pomocnej evidencii - v knihe sociálneho fondu.

Povinnosť tvorby sociálneho fondu

Sociálny fond (ďalej len SF) má povinnosť tvoriť každý zamestnávateľ pôsobiaci na území Slovenskej republiky bez ohľadu na svoju právnu formu a na počet zamestnancov. Podľa ustanovenia § 7 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len ZP) sa za zamestnávateľa považuje tá FO, ktorá zamestnáva aspoň jednu FO v pracovnoprávnom vzťahu (ak to ustanovuje osobitný predpis, aj v obdobných pracovných vzťahoch).

Povinný prídel do SF vo výške 0,6 % tvoria zamestnávatelia, ktorých predmet činnosti je zameraný na dosiahnutie zisku, tzn. aj podnikatelia - FO. Povinný prídel vo výške 0,6 % musia tvoriť aj podnikatelia - zamestnávatelia, ktorí z podnikania vykazujú stratu a aj podnikateľ, ktorý zamestnáva len jedného zamestnanca. Napríklad, ak podnikateľ spĺňa hore uvedené podmienky, ale nedôjde v jeho firme k uzavretiu kolektívnej zmluvy, povinný prídel do SF vo výške 1 % nemôže tvoriť.

Povinný prídel do SF je u zamestnávateľa - podnikateľa, považovaný, v zmysle ustanovenia § 5 ods. 1 zákona o SF, za výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov.

Prečítajte si tiež: Stravovanie zamestnancov a jeho účtovné aspekty

SF sa tvorí, podľa § 3 ods. 1 písm. c) zákona o SF, aj ďalšími zdrojmi v súlade s ustanovením § 4 ods. 2 a 3 zákona o SF. Ďalšími zdrojmi môžu byť dary, dotácie a príspevky poskytnuté zamestnávateľovi do SF. Zdrojom fondu môžu byť aj prídely zamestnávateľa z použitého zisku.

Finančné prostriedky sociálneho fondu

Peňažné prostriedky SF by mal zamestnávateľ viesť, podľa § 6 ods. 1 zákona o SF, na osobitnom účte. Na tento účet sa finančné prostriedky prevádzajú, podľa § 6 ods. 2 zákona o SF, vo výške 1/12 do 15 dní po začatí každého mesiaca vo forme preddavkov z predpokladanej ročnej výšky základu na určenie povinného prídelu. Zamestnávateľ môže SF, ktorý vytvoril, použiť len v súlade s ustanoveniami zákona o SF.

Zamestnávateľ nesmie zabudnúť na skutočnosť, že tvorba SF je daňovým výdavkom. Ak by sa rozhodol použiť finančné prostriedky zo SF na iné účely, ako určuje zákon o SF, nemohol by tvorbu SF účtovať ako daňový výdavok, ktorý ovplyvňuje základ dane. U väčšiny podnikateľov - FO, nepôsobí odborová organizácia, tzn. že nie je u zamestnávateľa uzavretá kolektívna zmluva.

Zamestnanec, ktorý poskytuje zamestnancom príspevok na dopravu do zamestnania podľa § 7 ods. 3 písm. a) zákona o SF, má povinnosť podľa ustanovenia § 7 ods. 6 zákona o SF viesť evidenciu o poskytovaní príspevkov. Ako má evidencia vyzerať, nie je ustanovené v zákone o SF ani v inom právnom predpise.

V uvedených prípadoch môže zamestnávateľ poskytnúť príspevok len zamestnancovi, por. na služby, ktoré zamestnanec využíva na regeneráciu pracovnej sily, napríklad na rekreácie, telovýchovu a šport, na rehabilitáciu, na rekondičné pobyty a wellnes pobyty, na liečenie a podobne.

Prečítajte si tiež: Tvorba Sociálneho Fondu

Príklady tvorby sociálneho fondu

• podľa § 3 ods. 1 písm. a) zákona o SF vo výške 390 Sk ako povinný prídel 0,6 % zo súhrnu hrubých miezd 65 000 Sk.
• podľa § 3 ods. 1 písm. b) bod 2 zákona o SF vo výške 325 Sk ako prídel vo výške sumy potrebnej na poskytnutie príspevkov na úhradu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť zamestnancom. Sumu 325 Sk vytvoril ako nepovinný prídel vo výške 0,5 % z miezd 65 000 Sk.

Zamestnávateľ nemusí čerpať SF pravidelne, tzn. príspevky môže zamestnancom vyplácať napríklad raz do roka, niekoľkokrát ročne alebo mesačne.

Účtovanie sociálneho fondu v jednoduchom účtovníctve

Postupy účtovania upravené opatrením MF SR č. 23586/2002-92 pre fyzické osoby účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva sa o sociálnom fonde zmieňujú v odseku 3 ustanovenia § 17. Podľa tohto ustanovenia sa tvorba a čerpanie sociálneho fondu účtuje v knihe sociálneho fondu ako prírastky a úbytky sociálneho fondu a ako príjmy a výdavky v peňažnom denníku. Ak sú prostriedky sociálneho fondu uložené na osobitnom účte v banke, príspevky do sociálneho fondu sa účtujú v peňažnom denníku ako finančná operácia v priebehu roka.

Peňažný denník je hlavnou účtovnou knihou JÚ. Všetky zápisy v peňažnom denníku musia vyjadrovať len finančné operácie, s výnimkou vybraných účtovných prípadov, ako sú napríklad odpisy. V peňažnom denníku je neprípustné účtovať operácie charakteru predpisu platieb, odvodov a podobne. O tvorbe a čerpaní SF sa účtuje v peňažnom denníku podľa § 17 ods. 3 Postupov účtovania v JÚ. Prírastky a úbytky SF sa účtujú ako príjmy a výdavky v peňažnom denníku.

V súlade s ustanovením § 6 ods. 1 zákona o SF nie je potrebné mať finančné prostriedky SF vedené na osobitnom bankovom účte. Podnikateľ spĺňa podmienku § 6 ods. 1 zákona o SF aj vtedy, keď eviduje finančné prostriedky SF v operatívnej evidencii. Pre evidenciu v sústave JÚ je to kniha SF.

Podnikateľom, ktorí nemajú otvorený bankový účet SF, odporúčame postupovať tak, aby v priebehu roku na základe podkladov zo mzdovej evidencie evidovali výšku tvorby SF v každom mesiaci. Pri uzatváraní účtovných kníh, to je k 31. 12., spočítajú celkovú sumu tvorby SF a zaúčtujú ju v rámci uzávierkových účtovných operácií ako výdavok daňový. Takýto postup je v súlade s ustanovením § 17 ods. 3 Postupov účtovania v JÚ. Podnikateľ zaúčtuje 31. 12.

Prečítajte si tiež: Účtovanie kúpeľnej starostlivosti

Uzávierkové účtovné operácie sú špecifické účtovné zápisy sústavy JÚ, ktoré sa neprejavujú ako prírastky alebo úbytky peňažných prostriedkov v pokladnici alebo na bankovom účte, a pritom ovplyvňujú ZD. Použitie (čerpanie) SF nie je možné účtovať u podnikateľa, ktorý SF tvorí ako výdavok daňový, ktorý ovplyvňuje ZD, lebo daňovým výdavkom je podľa ustanovenia § 5 ods. 1 zákona o SF tvorba SF. Podnikateľ zaúčtuje čerpanie SF v deň, kedy vyplatí finančné prostriedky zamestnancovi. Podnikateľ, ktorý bude použitie SF účtovať, zaúčtuje výdavok peňažných prostriedkov z bankového účtu SF do pokladnice cez priebežné položky a vyplatenie finančnej čiastky zo SF zamestnancovi zaúčtuje ako výdavok, ktorý neovplyvňuje ZD. výdavok neovplyvňujúci ZD v stĺpci „Čerpanie SF“.

Priebežné položky sa účtujú podľa § 15 ods. 7 Postupov účtovania v JÚ pri prevodoch medzi pokladnicou a účtami v banke, pri prevodoch medzi pokladnicami a pri prevodoch medzi účtami v banke. Podnikateľ môže postupovať aj tak, ak sa tak dohodne so zamestnancom, že čerpanie SF uskutoční prevodom z účtu SF na bankový účet zamestnanca. výdavok neovplyvňujúci ZD. výdavok neovplyvňujúci ZD.

Ak sa podnikateľ rozhodne a účtovný program mu to dovolí, môže stĺpec „Výdavky neovplyvňujúce ZD“ podrobnejšie členiť, aj keď mu túto povinnosť Postupy účtovania v JÚ neustanovujú. Čerpanie SF by nemal podnikateľ účtovať až v rámci uzávierkových účtovných operácií, pretože pri čerpaní SF zamestnancovi skutočne peňažné prostriedky vypláca, tzn. musí ich vybrať z pokladnice a odovzdať zamestnancovi.

Podľa § 15 ods. 1 písm. d) ZÚ má podnikateľ, ktorý účtuje v sústave JÚ, povinnosť účtovať aj v pomocných knihách, ak je ich vedenie potrebné na preukázanie a vykazovanie predmetu účtovníctva v účtovnej závierke, napríklad v pomocnej knihe o zložkách majetku, o záväzkoch z pracovnoprávnych vzťahov. Postupy účtovania v JÚ ukladajú podnikateľom v § 17 ods. 3 povinnosť účtovať v knihe SF. ZÚ a ani Postupy účtovania neurčujú, ako má kniha SF vyzerať a čo všetko má obsahovať.

Podnikateľ, ktorý má finančné prostriedky SF uložené na účte SF, zaúčtuje tvorbu SF, tzn. prevod finančných prostriedkov z pokladnice alebo z bežného bankového účtu na účet SF, v peňažnom denníku a aj v knihe SF. Podnikateľ, ktorý nemá otvorený bankový účet SF, v priebehu roku neúčtuje v peňažnom denníku, ale v knihe SF účtuje priebežne počas roku. Tvorbu SF zaúčtuje do knihy SF v deň tvorby, obyčajne v deň výplaty miezd zamestnancom, ako prírastok (tvorba) SF. Použitie (čerpanie) SF zaúčtuje podnikateľ v deň vyplatenia finančných prostriedkov zamestnancovi, v súlade s ustanoveniami zákona o SF, v peňažnom denníku a aj v knihe SF.

Príklady účtovania sociálneho fondu

Príklad 1: Podnikateľka Regína R.

Podnikateľka Regína R., ktorá podniká ako FO a účtuje v sústave JÚ, zamestnáva 5 zamestnancov, s ktorými má uzavretú pracovnú zmluvu a 2 zamestnancov, s ktorými má uzavretú dohodu o vykonaní práce. Vo firme podnikateľky nepôsobí odborová organizácia, tzn. že podnikateľka nemá uzavretú kolektívnu zmluvu. Regína tvorí SF podľa § 3 ods. 1 písm. a) zákona o SF, tzn. vo výške 0,6 % (povinný prídel). Peňažné prostriedky SF má uložené na osobitnom bankovom účte SF. Výplatný termín je vo firme určený na 15. Stravovanie zabezpečuje zamestnancom prostredníctvom stravných lístkov v hodnote 80 Sk, z čoho Regína ako zamestnávateľ hradí zamestnancom 49 Sk a 2 Sk prispieva zo SF. Dňa 20. 3. 2007 kúpila pre zamestnancov z prostriedkov SF 2 voľné vstupy na krytú plaváreň za 1 000 Sk.

Tvorba SF dňa 15. 3. Podnikateľka dňa 15. 3. Tvorbu SF zaúčtovala do peňažného denníka a do knihy SF. Do peňažného denníka zaúčtovala 15. 3. výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice 510 Sk. Do knihy SF zaúčtovala podnikateľka tvorbu SF 15. 3.

Podľa § 152 ods. 3 ZP zamestnávateľ prispieva na stravovanie zamestnancov vo výške najmenej 55 % ceny jedla, najviac však za každé jedlo do výšky 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN), čo je v súčasnosti 49 Sk. Zamestnávateľ prispieva na stravovanie zamestnancov aj podľa osobitného predpisu, ktorým je zákon o SF. U zamestnancov príspevky zo SF, podľa § 5 ods. 7 písm. b) ZDP, sú od dane oslobodené, lebo od dane z príjmov sú oslobodené príjmy poskytnuté ako hodnota stravy poskytovanej zamestnávateľom zamestnancovi na spotrebu na pracovisku alebo v rámci stravovania zabezpečeného prostredníctvom iných subjektov s odvolaním sa na § 152 ZP. Ak zamestnávateľ prispieva zamestnancovi na stravný lístok zo SF 2 Sk, ide o príspevok v súlade s ustanovením § 152 ZP.

Podnikateľka Regína prispela na stravné lístky zamestnancom zo SF celkom 200 Sk (2 x 20 x 5). Sumu 200 Sk previedla z účtu SF do pokladnice, lebo hotovostnou platbou hradila celú faktúru za stravné lístky. Podnikateľka zaúčtuje uvedené hospodárske operácie do peňažného denníka 15. 3. 2007. Nákup stravných lístkov zaúčtuje ako daňový výdavok vo výške 5 019 Sk (4 900 + 119), z čoho suma 4 900 Sk = 5 x 49 x 20 (5 = počet zamestnancov, 49 Sk = hodnota stravného lístka, ktorú môže zamestnávateľ účtovať ako výdavok daňový, 20 = počet pracovných dní) a suma 119 Sk je sprostredkovateľská odmena, ktorá je daňovým výdavkom zamestnávateľa. Do knihy SF zaúčtuje čerpanie SF 15. 3. Do peňažného denníka zaúčtuje 20. 3. Ak by podnikateľka uhrádzala lístky na plaváreň platbou v hotovosti, účtovať by musela najprv prevod peňažných prostriedkov z bankového účtu SF do pokladnice cez priebežné položky a potom čerpanie SF. Do knihy SF zaúčtuje podnikateľka 20. 3. Por. Výdavky neovplv. Por. Por. Por.

Príklad 2: Podnikateľ Roman

Podnikateľ nemá uzavretú kolektívnu zmluvu a nevedie osobitný bankový účet SF. Výplatný termín podnikateľa je 15. deň v mesiaci, kedy aj eviduje tvorbu SF v knihe SF. Dňa 15. 4. 2007 vyplatil dvom zamestnancom príspevok na úhradu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť, a to každému v sume 250 Sk.

Podnikateľ nemá otvorený osobitný bankový účet SF. V súlade s ustanovením § 6 ods. 1 zákona o SF nie je potrebné, aby mal podnikateľ otvorený osobitný bankový účet, na ktorom by mal uložené finančné prostriedky SF. Podľa uvedeného ustanovenia zákona o SF majú byť prostriedky SF vedené na osobitnom účte fondu zamestnávateľa, tzn. u podnikateľov, ktorí účtujú v sústave JÚ, postačí, ak budú finančné prostriedky SF evidovať v knihe SF.

Podnikateľ Roman nemá otvorený osobitný účet SF, preto bude v roku 2007 postupovať tak, že v priebehu roku nebude účtovať tvorbu SF do peňažného denníka, ale bude tvorbu SF účtovať len do knihy SF. K 31. 12. Do knihy SF zaúčtuje podnikateľ vždy 15.

Podnikateľ prispel na dopravu u dvoch zamestnancov, ktorí spĺňajú stanovené kritériá, sumou 500 Sk. Použitie SF zaúčtuje podnikateľ do peňažného denníka v deň, kedy vyplatil sumu 500 Sk zamestnancom, ktorí splnili podmienky podľa § 7 ods. 3 písm. a) zákona o SF. Dňa 15. 4. výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice 250 Sk, účtované na základe výdavkového pokladničného dokladu, na ktorom zamestnanec Mirko M. výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice 250 Sk, účtované na základe výdavkového pokladničného dokladu, na ktorom zamestnanec Marek M. Por. neovplv. Por.

Podnikateľ, ktorý poskytuje zamestnancom príspevok na dopravu do zamestnania podľa § 7 ods. 3 písm. a) zákona o SF, má povinnosť podľa ustanovenia § 7 ods. 6 zákona o SF viesť evidenciu o poskytovaní príspevkov. Súčasťou tejto evidencie sú doklady, ktoré preukazujú vynaložené výdavky zamestnancov na dopravu do zamestnania a späť. Por.

Na čo nezabudnúť v jednoduchom účtovníctve?

1. pri inventúre zostatku SF premietnuť do čerpania aj prípadne nehradené záväzky, ktoré sa už v čerpaní fondu premietli, ale k výdavku ešte nedošlo.
2. prostriedky SF nie sú prostriedkami zamestnávateľa ale záväzok voči zamestnancom.
3. ak účtovná jednotka nemá otvorený osobitný účet v banke daňový výdavok vo výške povinnej tvorby SF sa účtuje v peňažnom denníku ako uzávierková operácia.
4. ak má účtovná jednotka otvorený osobitný účet v banke, príspevky do sociálneho fondu sa účtujú v peňažnom denníku ako peňažná operácia.
5. v účtovnej závierke sa zostatok sociálneho fondu premieta spolu s ostatnými záväzkami na riadku 17 výkazu o majetku a záväzkoch a to za bežné a bezprostredne predchádzajúce účtovné obdobie.
6. daňové výdavky zodpovedajúce povinnému prídelu do sociálneho fondu sa premietnu vo výkaze o príjmoch a výdavkoch na riadku 08 spolu s platbami, ktorými zamestnávateľ prispieva na sociálne a zdravotné poistenie zamestnancov.

tags: #účtovanie #výdavkov #na #sociálnu #starostlivosť #v