
Správne vykazovanie práceneschopnosti (PN) a mesačné výkazy poistného sú kľúčové pre zamestnávateľov na Slovensku. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na postupy a povinnosti súvisiace s vykazovaním PN, mesačnými výkazmi poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne, ako aj na vykazovanie zamestnankýň na materskej a rodičovskej dovolenke. Cieľom je poskytnúť jasné a zrozumiteľné informácie pre rôzne cieľové skupiny, od študentov až po profesionálov v oblasti účtovníctva.
Účtovanie nemocenských dávok je dôležitou súčasťou mzdovej agendy každého zamestnávateľa. Správne zaúčtovanie týchto dávok je kľúčové pre zabezpečenie súladu s platnou legislatívou a pre správne vykazovanie finančných údajov. Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne, a to kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce.
Zúčtovacie vzťahy so zamestnancami a orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia sa účtujú v účtovej skupine 33. Táto skupina zahŕňa zúčtovanie so zamestnancami vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov, ako aj ostatné zúčtovania vo vzťahu k nim, vrátane zúčtovania sociálneho poistenia a zdravotného poistenia. Dôležité je, že účtová skupina 33 nezahŕňa zúčtovanie odmien spoločníkom v obchodných spoločnostiach a členom družstiev zo závislej činnosti.
Mzda predstavuje peňažné plnenie alebo plnenie v naturálnej forme, ktoré zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi za prácu. Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane z príjmov fyzických osôb, je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny, vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie na účely zákona č. 595/2003 Z. z. Údaje zo mzdových listov zamestnancov sa prenášajú do zúčtovacej a výplatnej listiny (ZaVL), kde sa na konci každého mesiaca vypočítajú súhrnné údaje týkajúce sa miezd všetkých zamestnancov.
Na účte 331 - Zamestnanci sa účtujú záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom alebo iným fyzickým osobám a ich zúčtovanie, okrem záväzkov voči spoločníkom a členom družstiev zo závislej činnosti.
Prečítajte si tiež: Komplexný prehľad o vykazovaní PN
Zo základu dane sa vypočíta 19 % preddavok na daň z príjmov fyzickej osoby. Z vypočítanej daňovej povinnosti sa odpočíta daňový bonus. Daň sa zaokrúhľuje na celé eurocenty nadol. Zamestnanec si môže uplatniť nezdaniteľnú časť základu dane (ZD) na daňovníka už pri výpočte mesačných preddavkov na daň zo závislej činnosti, ktorá zodpovedá 1/12 nezdaniteľnej časti základu dane, t. j. 4 579,26 €.
Daňový bonus je podľa § 9 ods. 2 písm. n) zákona o dani z príjmov suma daňového zvýhodnenia na vyživované dieťa žijúce s daňovníkom v spoločnej domácnosti vyplatená daňovníkovi podľa § 33 zákona o dani z príjmov.
Sadzba dane je:
Na účte 366 sa účtujú záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti a záväzky voči spoločníkom v spoločnosti s ručením obmedzeným, komanditistom komanditných spoločností a členom družstiev z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia (§ 54 ods. 4 postupov účtovania).
Hlavnou účtovnou knihou sústavy jednoduchého účtovníctva (ďalej len JÚ) je peňažný denník. Postupy účtovania v JÚ (opatrenie č. MF/27076/2007-72, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave JÚ, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov, v znení neskorších predpisov) ustanovujú v § 4 ods. S platnosťou od 1. 1. 2013 došlo v peňažnom denníku k zmenám. Zrušil sa stĺpec „Prevádzková réžia“ a zaviedli sa dva nové stĺpce „Služby“ a „Ostatné výdavky“. Podľa § 4 ods. Podľa uvedeného členenia sa rozdeľuje peňažný denník do stĺpcov.
Prečítajte si tiež: Uvádzanie PN v zdravotnom poistení
Podľa § 19 ods. 3 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len ZDP) sú poistné a príspevky hradené podnikajúcou FO - daňovníkom, s príjmami podľa § 6 ZDP a poistné a príspevky, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnancov, daňovým výdavkom podnikateľa.
Do stĺpca „Poistné a príspevky“ peňažného denníka sa účtuje poistné a príspevky platené za fyzickú osobu, ktorá podniká alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazuje svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov.
To znamená, že do stĺpca „Poistné a príspevky“ sa neúčtuje celá výška odvodov do ZP a SP, ktorú odvádza zamestnávateľ a vykazuje v mesačných výkazoch, ktoré odovzdáva každý mesiac do príslušných poisťovní.
Podnikateľ Karol zamestnáva 2 zamestnancov v riadnom pracovnom pomere. Hrubá mzda za október 2013 zamestnanca Jána bola 802,29 € a hrubá mzda zamestnanca Juraja bola 699,06 €. Aj keď odvody zaplatil podnikateľ dvoma sumami (jednu do ZP a jednu do SP), v peňažnom denníku bude 11. 11. Podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 4 Postupov účtovania v JÚ zaúčtuje podnikateľ do peňažného denníka do stĺpca „Príspevky a poistné“ okrem odvodov do ZP a SP, ktoré platí za seba ako SZČO, aj odvody do ZP a SP, ktoré platí ako zamestnávateľ z hrubej mzdy zamestnancov. Do stĺpca „Príspevky a poistné“ neúčtuje tie odvody do ZP a SP, ktoré tvoria časť hrubej mzdy zamestnanca (tie účtuje v stĺpci „Mzdy“).
Pre platby do ZP a SP platia aj minimálne a maximálne VZ.
Prečítajte si tiež: Sprievodca účtovaním mesačných záloh na nájom
S platnosťou od 1. 1. Od začiatku roku 2013 novelizácia zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej len ZZP) zmenila zásady pre určenie VZ samostatne zárobkovo činnej osoby (ďalej len SZČO), zvýšil sa VZ pre platenie odvodov a určil sa maximálny VZ na úroveň 5-násobku priemernej mesačnej mzdy. Minimálny VZ pre rok 2013 je stanovený vo výške 393 €.
S platnosťou od 1. 1. 2013 mal podnikateľ platiť odvody do ZP vo výške 14 % z minimálneho VZ. Ak by bol podnikateľ občanom so zdravotným postihnutím, platí mesačne 7 % z minimálneho VZ.
S platnosťou od 1. 1. 2013 mal podnikateľ platiť odvody do ZP vo výške 14 % z maximálneho VZ. Ak by bol podnikateľ občan so zdravotným postihnutím, platí mesačne 7 % z maximálneho VZ.
Od januára 2014 je minimálny VZ pre mesačný preddavok na zdravotné poistenie SZČO 402,50 € (50 % z priemernej mesačnej mzdy zamestnanca z roku 2012, ktorou je suma 805 €). Minimálny preddavok na zdravotné poistenie SZČO bude od 1. 1. 2014 vo výške 56,35 € mesačne (14 % zo 402,50 €). Maximálny mesačný VZ je 4 025 € (5-násobok priemernej mesačnej mzdy 805 €, t. j. Maximálny mesačný preddavok na zdravotné poistenie je od 1. 1. 2014 vo výške 563,50 € (14 % zo 4 025 €). Preddavky na zdravotné poistenie z nových VZ platí SZČO prvýkrát za január 2014, t. j. najneskôr do 8. 2.
Novelizácia zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej len ZSP) s platnosťou od 1. 1. 2013 zmenila zásady pre určenie VZ SZČO, zvýšila VZ pre platenie odvodov do SP a určila maximálny VZ na úroveň 5-násobku priemernej mesačnej mzdy. Minimálny VZ od januára do decembra 2013 je stanovený vo výške 393 €.
S platnosťou od 1. 1. 2013 mal podnikateľ platiť odvody do SP vo výške 130,27 € bez poistenia v nezamestnanosti, ktorého platenie je dobrovoľné.
Od januára 2014 je minimálny mesačný VZ SZČO na sociálne poistenie 402,50 €. Minimálne poistenie pre povinne poistenú SZČO bude od 1. 1. 2014 vo výške 133,42 € mesačne. Maximálny mesačný VZ je 4 025 €. Maximálne poistenie do SP bude od 1. 1. 2014 v sume 1 334,28 € mesačne. Prvýkrát sa platia odvody do SP z nového VZ za január 2014, t. j. najneskôr do 8. 2.
V podvojnom účtovníctve sa náhrady za dočasnú pracovnú neschopnosť (PN) účtujú rôzne, ale najčastejšie sa používa účtovanie 527/331, pretože sa považujú za sociálne náklady.
Pre presné účtovanie je potrebné rozúčtovať výplatnú pásku na jednotlivé účty (521, 527, 524) a správne ich zadefinovať v účtovnom softvéri.
Výška nemocenského u všetkých poistencov je závislá od dĺžky trvania nemocenského poistenia (či trvalo celý predchádzajúci kalendárny rok alebo či vzniklo v priebehu predchádzajúceho kalendárneho roka) a u zamestnanca aj od dĺžky obdobia platenia poistného od vzniku nemocenské poistenia do dňa vzniku dôvodu na poskytnutie nemocenskej dávky (tzv. 1.
Od 1. 3. 2022 majú zamestnávatelia možnosť žiadať o podporu v čase skrátenej práce, s čím však neprichádza len možnosť čerpania, ale aj platenie nového druhu poistného na financovanie podpory v čase skrátenej práce (označované ako PFP). Práve s touto zmenou súvisia aj zmeny vo výkazoch, ktoré sú predkladané zamestnávateľmi Sociálnej poisťovni. Nové mesačné výkazy sa podávajú prvýkrát za marec 2022, teda v apríli (prvé výkazy poistného a príspevkov sa podávali už v marci). Vo väčšine prípadov k zvýšeniu odvodov nedôjde, ide len o preskupenie poistného v nezamestnanosti, ktorého časť sa presunie na financovanie podpory.
Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne, a to kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce. Potrebné je zasielať Sociálnej poisťovni výkazy výlučne elektronicky. Používanie GRID kariet v Sociálnej poisťovni skončilo 31. decembra.
Pri vypĺňaní mesačného výkazu je dôležité dodržiavať niekoľko zásad:
Dôležité je správne označiť platbu poistného do poisťovní. Pri platbe preddavku na poistné do zdravotnej poisťovne musí zamestnávateľ zadať variabilný symbol, ktorým je číslo platiteľa poistného pridelené pri registrácii. Pri platbe poistného do Sociálnej poisťovne je variabilným symbolom identifikačné číslo zamestnávateľa, ktoré pri registrácii pridelila Sociálna poisťovňa. Ako špecifický symbol sa pri platení poistného uvádza mesiac a rok, za ktorý patrí úhrada, v tvare MMRRRR alebo v tvare RRRRMM. Je dôležité používať bankové spojenie v tvare IBAN.
Ak zamestnávateľ na výzvu Sociálnej poisťovne nepredloží podklady potrebné na zistenie správnej sumy poistného, Sociálna poisťovňa môže predpísať poistné na základe dokladov zamestnávateľa za predchádzajúce obdobie alebo na základe podkladov iného zamestnávateľa s činnosťou obdobného charakteru.
S účinnosťou od 1. januára 2023 sa pri platení poistného a preddavkov na poistné uplatňuje inštitút tzv. minimálneho preddavku na poistné. Minimálny preddavok na poistné sa uplatní na obdobie od 1. januára 2023. Teda na príjem za mesiac december 2022 (vyplatený v januári 2023) sa minimálny preddavok nevzťahuje. Ak je skutočné poistné a preddavok na poistné zamestnanca a zamestnávateľa v súčte nižšie, zamestnanec má povinnosť doplatiť odvody do tejto sumy.
Medzi zamestnancov, na ktorých sa nevzťahuje minimálny preddavok, patria napríklad zamestnanci, ktorí sú zároveň aj poistencami štátu. V prípade, ak je zamestnanec zamestnaný u viacerých zamestnávateľov, alebo ak je zároveň SZČO, môže si uplatniť výnimku z uplatňovania minimálneho preddavku (minimálne poistné sa u neho potom zohľadní až v ročnom zúčtovaní poistného). O uplatnení výnimky zamestnanec informuje zamestnávateľa predložením vyhlásenia, zverejneného na webovom sídle MZ SR.
Dočasná práceneschopnosť (PN) predstavuje obdobie, kedy zamestnanec nemôže vykonávať svoju prácu z dôvodu choroby alebo úrazu. PN potvrdzuje ošetrujúci lekár, a to buď elektronicky (ePN), alebo na papierovom tlačive. V prípade ePN si zamestnávateľ nájde všetky potrebné údaje o zamestnancovi v systéme elektronických služieb Sociálnej poisťovne.
Počas PN má zamestnanec nárok na hmotné zabezpečenie, ktoré mu poskytuje zamestnávateľ vo forme náhrady príjmu a Sociálna poisťovňa vo forme nemocenských dávok.
Denný vymeriavací základ (DVZ) je kľúčový pre výpočet náhrady príjmu a nemocenských dávok. Vypočíta sa ako podiel súčtu vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých v rozhodujúcom období a počtu dní rozhodujúceho obdobia. Rozhodujúce obdobie je kalendárny rok predchádzajúci kalendárnemu roku, v ktorom vznikla dočasná PN - ak nemocenské poistenie trvalo nepretržite najmenej od 1.
Častou otázkou je, ako postupovať v situáciách, keď zamestnanec odpracuje len časť zmeny a následne sa stane práceneschopným.
Ak sa zamestnancovi stane pracovný úraz po odpracovaní časti zmeny, je potrebné rozlišovať medzi zaplatením odpracovaného času a nárokom na náhradu príjmu za zvyšok dňa. Podľa niektorých interpretácií, ak má zamestnanec v deň PN nejaký vymeriavací základ (hoci len za 1 hodinu), už mu neprináleží na tento deň náhrada mzdy pri PN. Iný pohľad na vec hovorí, že zamestnancovi sa zaplatí odpracovaný čas a náhrada príjmu sa začne vyplácať až od druhého dňa PN.
Je dôležité si uvedomiť, že prístup k riešeniu tejto situácie sa môže líšiť v závislosti od konkrétnej pobočky Sociálnej poisťovne a jej interpretácie zákona.
Pri evidencii a vykazovaní odpracovaného času a PN je dôležité správne zaznamenať všetky relevantné údaje:
V mesačných výkazoch pre Sociálnu poisťovňu je potrebné uviesť obdobie PN a výšku vyplatenej náhrady príjmu. V ročnom zúčtovaní dane je potrebné uviesť obdobie PN a výšku nemocenských dávok vyplatených Sociálnou poisťovňou.
PN môže mať vplyv aj na ďalšie nároky zamestnanca, ako napríklad nárok na dovolenku, výpovednú dobu alebo započítanie rokov praxe. Zamestnávateľ nesmie určiť čerpanie dovolenky na obdobie, keď je zamestnanec uznaný za dočasne práceneschopného pre chorobu alebo úraz. Ak zamestnanec ukončí pracovný pomer počas PN, má nárok na vyplatenie zostatkovej dovolenky. Ak je zamestnanec PN počas výpovednej doby, táto mu plynie normálne ďalej.
Správne vykazovanie zamestnankyne na materskej dovolenke je nevyhnutné pre dodržanie zákonných povinností a zabezpečenie nároku na dávky.
V súvislosti s nástupom a ukončením čerpania materskej, otcovskej alebo rodičovskej dovolenky, spojených s poskytovaním hmotného zabezpečenia, má zamestnávateľ voči príslušnej zdravotnej poisťovni zamestnanca a Sociálnej poisťovni oznamovacie povinnosti, ktoré mu ukladajú príslušné zákony. Zamestnávateľ má voči Sociálnej poisťovni niekoľko povinností, ktoré musí plniť v stanovených lehotách:
V mesačnom výkaze pre Sociálnu poisťovňu sa zamestnanec vykazuje po celú dobu trvania právneho vzťahu, aj v mesiaci, kedy je celý mesiac na materskej dovolenke. Obdobia čerpania materskej dovolenky sa označujú kódom 1O. Počas materskej dovolenky zamestnávateľ neplatí poistné na nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti. Platí sa len úrazové poistenie.
Vo Výkaze preddavkov poistného do zdravotnej poisťovne sa uvádzajú zamestnanci, ktorí v danom mesiaci boli aspoň deň prihlásení do zdravotnej poisťovne. Obdobia oznámené kódom 1O sú tiež obdobiami, kedy zamestnanec je registrovaný v zdravotnej poisťovni ako zamestnanec.
Ak zamestnankyňa dostane príjem počas materskej alebo rodičovskej dovolenky, je potrebné tento príjem správne vykázať. Ak zamestnankyňa na rodičovskej dovolenke dostane príspevok zo sociálneho fondu, je potrebné ju prihlásiť do zdravotnej poisťovne pod kódom 2Y na posledný deň mesiaca, za ktorý bude príjem zúčtovaný.
Ak nástup na rodičovskú dovolenku bol po 1. januári 2011, príjem poskytnutý počas rodičovskej dovolenky sa rozpočíta na obdobie trvania poistenia v poslednom kalendárnom roku, kedy poistenie trvalo. Ak zamestnankyni skončí pracovný pomer dohodou počas rodičovskej dovolenky a dostane vyplatené odstupné, toto sa rozpočíta na sociálne poistenie za mesiace od januára do augusta.
Je dôležité sledovať zmeny v legislatíve týkajúce sa sociálneho a zdravotného poistenia, aby ste mali aktuálne informácie a vyhli sa chybám pri vykazovaní. Ak otec prevezme starostlivosť o dieťa, Sociálna poisťovňa poskytne otcovi žiadosť o materské. Štát platí poistné na dôchodkové poistenie iba v prípade, že sa na toto dôchodkové poistenie otec prihlási. Ak má matka aj iné dieťa do 6 rokov, môžu byť dôchodkovo poistení štátom obaja, jeden z nich z dôvodu riadnej starostlivosti o toto iné dieťa.
Ak je zamestnanec súčasne zamestnaný a štatutárom, práceneschopnosť sa posudzuje v každom právnom vzťahu osobitne. Ak má vystavenú PN iba pre pracovný pomer, táto neplatí pre iný právny vzťah.
Od októbra 2021 nastali zmeny v oznamovacích povinnostiach zamestnávateľa voči zdravotným poisťovniam. Ak iný orgán verejnej moci (napr. Sociálna poisťovňa) poskytne zdravotnej poisťovni údaje o zmene platiteľa poistného za zamestnanca z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. m), napr. že zamestnanec poberá materské, zamestnávateľ už povinnosť oznamovať túto skutočnosť zdravotnej povinnosti nemá.
Zamestnávateľ nemusí zdravotnej poisťovni oznamovať, napríklad: poberanie rodičovského príspevku [§ 11 ods. 7 písm. c)], ošetrovné, materské [§ 11 ods. 7 písm. m)], nemocenské [§ 11 ods. 7 písm. m)] vyplácané Sociálnou poisťovňou.