Zakladateľská zmluva a jej archivácia: Komplexný sprievodca

Tento článok sa zaoberá problematikou archivácie zakladateľských zmlúv a súvisiacej dokumentácie, pričom zohľadňuje legislatívne požiadavky a praktické aspekty. Cieľom je poskytnúť ucelený pohľad na túto oblasť, ktorý bude zrozumiteľný pre široké spektrum čitateľov, od študentov až po odborníkov.

I. Legislatívne zabezpečenie archivácie

Problematiku archivácie na Slovensku upravuje predovšetkým zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len "zákon o archívoch a registratúrach") a vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Tento zákon sa vzťahuje na všetky subjekty - právnické i fyzické osoby, s výnimkou subjektov, ktorých správu a uchovávanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis (Slovenská informačná služba a Vojenské spravodajstvo).

Kto je povinný archivovať?

Zákon o archívoch a registratúrach ukladá povinnosť zabezpečovať správu registratúry (dokumentácie) právnickým osobám a fyzickým osobám, z činnosti ktorých vzniká registratúra. V zákone sú vymedzené práva a povinnosti pôvodcov registratúr, zriaďovateľov archívov, ako aj povinnosti správcov registratúr a správcov archívov.

• Právnická osoba: Občiansky zákonník č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov v § 18 uvádza druhy právnických osôb.
• Fyzická osoba: V zmysle § 7 Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov ňou rozumieme každého človeka od okamihu narodenia až po okamih smrti, kedy je spôsobilá mať práva a povinnosti.

Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. fyzické aj právnické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zriadiť a zrušiť archív je možné len so súhlasom Ministerstva vnútra SR. Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí.

Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria. Z vymedzenia územných obvodov pobočiek štátnych archívov podľa tabuľky č. 1 podnikateľský subjekt zistí svoj príslušný archív.

Prečítajte si tiež: Význam zakladateľskej listiny

Štátne archívy

Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr. Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR. Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou majú spolu 37 pobočiek.

Práva a povinnosti zriaďovateľa archívu

Zriaďovateľ archívu má niekoľko práv a povinností, medzi ktoré patrí:

• Je schopný finančne zabezpečiť činnosť archívu tak, aby archív mohol plniť úlohy, ktoré mu vyplývajú zo zákona.
• Ponuku na odkúpenie archívnych dokumentov štátom s návrhom ceny.
• Požiadať o informáciu, odbornú radu a usmernenie.
• Požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.

Povinnosti archívu

Medzi základné povinnosti archívu patrí:

• Vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka.
• Viesť evidenciu archívnych dokumentov, ktorá zahŕňa:
  • kniha prírastkov, do ktorej sa zapisujú údaje o novo prevzatých súboroch archívnych dokumentov
  • kniha úbytkov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch vyradených z archívu.
• Chrániť archívne dokumenty pred poškodením.
• Vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu.
• Vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópie archívneho dokumentu spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje), o programe informovať Slovenský národný archív a jedno vyhotovenie kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov mu zasielať.
• Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad.
• Plán priestorov a ukladacích priestorov.
• Priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv. knižnica.

Prístup k archívnym dokumentom

Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené. Dôvody obmedzenia sú zákonne upravené.

Archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom vyhotovovaním odpisov, výpisov, potvrdení, kópií, štúdiom a verejným vystavovaním archívnych dokumentov.

Prečítajte si tiež: O zakladateľskej zmluve cirkevnej školy

Prístup k archívnym dokumentom môže byť obmedzený, ak:

• Žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom v predchádzajúcich 10 rokoch hrubo porušil bádateľský poriadok alebo poškodil archívny dokument.
• Štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju a iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z.
• Ak prístup neobmedzil archív alebo ak pred vyraďovacím konaním nebol prístup obmedzený.
• Po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.

O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní) s možnosťou odvolania sa proti zamietnutiu žiadosti o prístup k archívnym dokumentom.

II. Správa registratúry a registratúrny poriadok

V praxi sa často používajú pojmy „archív“ a „archivovanie“ aj namiesto pojmov „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Je potrebné uvedomiť si, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.

Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém.

Pôvodca registratúry je povinný:

Prečítajte si tiež: Prešov Real s.r.o. - zakladateľská zmluva

• Uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia.
• Umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie.

Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Mali by to využiť podnikateľské subjekty, ktoré nemajú, resp.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Základným interným predpisom pre správu registratúry je registratúrny poriadok. Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry.

Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. U pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, je registratúrny plán jeho súčasťou.

Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia. Znak hodnoty „A“ navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov.

Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania. Lehota začína plynúť 1. januára po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo v ktorom splnil podmienky na začatie jej plynutia ustanovené v registratúrnom pláne.

Lehotu uloženia navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať pre svoju činnosť, s prihliadnutím na lehoty uloženia stanovené osobitnými predpismi. Pri niektorých druhoch registratúrnych záznamov lehotu uloženia určujú všeobecne záväzné právne predpisy, ktoré pôvodca registratúry musí rešpektovať, napr. zákon č. 431/2002 Z. z.

Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku, ktoré organizuje a zabezpečuje evidovanie, ukladanie a úschovu písomností a zároveň umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, odpisovanie a kopírovanie registratúrnych záznamov. Evidenciou o mieste konkrétneho aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku je tzv. lokačný prehľad, ktorý sa môže viesť na voľných priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme.

Kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok a plán?

Podľa § 16 ods. 3 zákona o archívoch a registratúrach existujú tri skupiny pôvodcov registratúry:

1. Subjekty, ktoré sú povinné vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu.
2. Subjekty, ktoré sú povinné vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu, ale nie sú povinné vypracovať registratúrny poriadok.
3. Subjekty, ktoré nie sú povinné vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Z uvedeného vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán. Pri uchovávaní dokumentácie sú však povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve (pozri kapitolu V. a VI.) a pri vyraďovaní dokumentácie, ktorej uplynula lehota uloženia, postupovať v zmysle zákona o archívoch a registratúrach.

Ak z činnosti súkromných podnikateľských subjektov podnikajúcich ako fyzická osoba alebo právnická osoba vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty sú povinné registratúrny plán vypracovať a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu.

Medzi malých podnikateľov (štátne archívy zaraďujú medzi malých podnikateľov, t. j. ako podnikateľské subjekty, ktorých registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu, tých podnikateľov,*) ktorí nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z.

Aj pôvodcovia registratúry patriaci do tretej skupiny, t. j. pôvodcov registratúry, ktorí nie sú povinní vypracovať registratúrny plán, by mali mať vnútroorganizačnú smernicu na manipuláciu s registratúrnymi záznamami.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa uplatní zákon č. 241/2001 Z. z.

Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Týka sa to aj subjektov, ktoré nie sú povinné vypracovať registratúrny plán. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom.

Pri vyraďovacom konaní sa uvádza:

• počet ukladacích jednotiek, napr.
• poznámku, napr.
• číslo ukladacej jednotky, t. j.
• poznámku, napr.

Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry podľa registratúrneho poriadku.

III. Zakladateľská zmluva ako súčasť registratúry

Zakladateľská zmluva, spoločenská zmluva, stanovy a rôzne zápisnice z valného zhromaždenia (všetko týkajúce sa založenia spoločnosti) predstavujú dôležitú dokumentáciu, ktorú je potrebné archivovať. Spoločnosť počas trvania pri svojej činnosti vytvára rôznu dokumentáciu, ktorú je potrebné aj uchovávať.

IV. Účtovná dokumentácia a jej archivácia

Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu v zmysle § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z.

Najrozsiahlejšiu časť účtovnej dokumentácie tvoria účtovné doklady. V rámci účtovnej jednotky súhrn účtovných dokladov tvoria tieto doklady: odberateľské faktúry, dodávateľské faktúry, pokladničné doklady, bankové doklady, interné doklady.

V sústave podvojného účtovníctva sa v zmysle § 12 zákona o účtovníctve účtuje v denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období, a v hlavnej knihe, v ktorej sa účtovné zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska systematicky a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období. Podľa rozhodnutia účtovnej jednotky sa môže účtovať aj v ďalších účtovných knihách, ako napr. v pokladničnej knihe a pod.

Účtovná závierka ako štruktúrovaná prezentácia skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva, tvorí jeden celok a musí obsahovať náležitosti v zmysle § 17 zákona o účtovníctve. V sústave podvojného účtovníctva súčasťou účtovnej závierky sú: súvaha, výkaz ziskov a strát a poznámky.

Účtovné záznamy môžu byť:

• elektronickú, keď účtovné zápisy sú vykonávané elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje prevedenie do písomnej formy.

Nakladanie s účtovnou dokumentáciou a lehoty uloženia

Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa v zmysle § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve, z čoho vyplýva povinnosť zahrnúť do registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu aj nakladanie s účtovnou dokumentáciou.

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve zhrnuté v tabuľke č. 5.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovávať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie, t. j. po celú dobu trvania konania a ešte rok nasledujúci po roku, keď tieto konania boli ukončené.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, sa uchovávajú počas celej doby, kým záručné lehoty a reklamačné konania trvajú.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, sa uchovávajú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu.

Účtovné závierky vzťahujúce sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby podľa zákona č. 92/1991 Zb. o podmienkach prevodu majetku štátu na iné osoby v znení neskorších predpisov sa uchovávajú po dobu, kým ministerstvo nedá súhlas na ich vyradenie.

Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov.

Praktický príklad archivácie účtovných dokladov

Právnická osoba (spoločnosť s r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010, čiže od tohto roku archivuje účtovné doklady - faktúry, banka, pokladnica, účtovné uzávierky a pod. Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť, skartovať?

Podľa registratúrneho plánu a poriadku spoločnosti sa majú bankové výpisy uchovávať 5 rokov a potom sa môžu skartovať. Na niektorých výpisoch sú ale úhrady bankovou kartou, kde si spoločnosť uplatňovala odpočítanie DPH (napr. za nákup PHM). Mali by byť tieto výpisy aj s dokladmi z elektronickej registračnej pokladnice uchovávané 10 rokov, tak ako je to uvedené v § 76 zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. (ďalej len „zákon o DPH“). Spoločnosť, ktorá sa stará o archív, ale tvrdí, že to nie je potrebné a môžu sa dané bankové výpisy skartovať. Na prípadnú daňovú kontrolu má potom slúžiť dokument zo Štátneho archívu, ktorý skartáciu schváli.

Dôležité: Zvoliť formu uchovávania dokladov si môžete bez ohľadu na to, ako boli faktúry poslané alebo sprístupnené.

V. Mzdová a personálna agenda

Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Osobný spis zamestnanca je potrebné archivovať 70 rokov od narodenia zamestnanca. Zamestnanec na TPP a brigádnik na dohodu je posudzovaný z pohľadu archivácie rovnako. K archivovaniu mzdových listov: podľa vedomostí sa musia archivovať dlhšie ako 10 rokov - tak ako osobný spis do 70 r., pretože pri riešení dôchodkových dávok zo SP mzdárky v mzdových listoch dohľadávajú aj záznamy z minulosti napr.

VI. Zmluva o prevode obchodného podielu a jej archivácia

Zmluva o prevode obchodného podielu musí mať písomnú formu a podpisy na nej sa musia úradne osvedčiť. Obchodný zákonník (OBZ) obsahuje právnu úpravu tohto zmluvného typu vo svojom § 115. Nadobúdateľ, ktorý nie je spoločníkom, musí v zmluve vyhlásiť, že pristupuje k spoločenskej zmluve, prípadne stanovám, pravdaže, ak boli prijaté. Prevodca pritom ručí za splácanie vkladu nadobúdateľom tohto podielu.

Zákonodarca určil, že podmienkou platnosti zmluvy je jej písomná forma a osvedčenie podpisov tak prevodcu, ako aj nadobúdateľa obchodného podielu. Podľa platnej súdnej judikatúry je potrebné, aby zmluva obsahovala klauzulu, či je prevod odplatný alebo bezodplatný. Pri odplatnom prevode treba určiť cenu za obchodný podiel, prípadne aspoň spôsob jej výpočtu. Bez určenia týchto náležitostí je zmluva považovaná za neplatnú pre neurčitosť podľa § 37 ods. 1 Občianskeho zákonníka.

Účinky prevodu

Účinky prevodu obchodného podielu nastávajú k spoločnosti odo dňa doručenia zmluvy, ak nenastanú až neskoršou účinnosťou zmluvy. Účinky však nenastanú skôr, ako valné zhromaždenie vysloví súhlas s prevodom obchodného podielu, ak podľa zákona alebo spoločenskej zmluvy je takýto súhlas potrebný. Zákonodarca teda jasne určil, že je možné uzavrieť zmluvu o prevode obchodného podielu už pred udelením súhlasu valného zhromaždenia spoločnosti, ak sa takýto súhlas vyžaduje. V tomto prípade sa zmluva považuje za platnú medzi zmluvnými stranami, účinnou sa však stane až udelením súhlasu valného zhromaždenia spoločnosti s ručením obmedzeným. Ak valné zhromaždenie súhlas neudelí, nadobúdateľ obchodného podielu sa nemôže stať spoločníkom obchodnej spoločnosti.

tags: #zakladatelska #zmluva #archivacia