Zmluva o Poskytovaní Reklamných Služieb a GDPR: Vzor a Náležitosti

V dnešnom dynamickom podnikateľskom prostredí, kde obchodné spoločnosti neustále hľadajú spôsoby, ako efektívne spolupracovať s externými subjektmi, sa stáva otázka ochrany osobných údajov čoraz dôležitejšou. Najmä v kontexte poskytovania reklamných služieb je nevyhnutné venovať pozornosť legislatívnym požiadavkám, ktoré upravuje GDPR (General Data Protection Regulation), teda nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679. Toto nariadenie, účinné od 25. mája 2018, prináša nové práva pre fyzické osoby a nové povinnosti pre subjekty, ktoré spracúvajú osobné údaje.

Úvod do GDPR a Spracúvania Osobných Údajov

GDPR zavádza prísne pravidlá pre spracúvanie osobných údajov, pričom osobitný dôraz kladie na transparentnosť, bezpečnosť a zodpovednosť. Osobné údaje sú akékoľvek informácie, ktoré sa týkajú identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby. Spracúvanie osobných údajov zahŕňa akúkoľvek operáciu alebo súbor operácií s osobnými údajmi, ako je získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prispôsobovanie alebo pozmeňovanie, vyhľadávanie, nahliadanie, používanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným sprístupňovaním, zosúlaďovanie alebo kombinovanie, obmedzovanie, vymazanie alebo likvidácia.

Prevádzkovateľ a Sprostredkovateľ v Kontexte GDPR

V kontexte GDPR je dôležité rozlišovať medzi dvoma kľúčovými subjektmi: prevádzkovateľom a sprostredkovateľom.

• Prevádzkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov. Jednoducho povedané, prevádzkovateľ je tá osoba, ktorá spracúva osobné údaje vo vlastnom mene, napríklad zamestnávateľ, ktorý spracúva osobné údaje svojich zamestnancov, alebo podnikateľ, ktorý spracúva osobné údaje svojich zákazníkov.

• Sprostredkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. To znamená, že sprostredkovateľ osobné údaje spracúva nie pre seba, ale pre niekoho iného, t. j. pre prevádzkovateľa - spravidla ako pre svojho klienta. Príkladom je účtovník, ktorý vedie účtovníctvo a mzdovú agendu pre inú obchodnú spoločnosť, alebo poskytovateľ BOZP, ktorý školí zamestnancov inej firmy.

  Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Kedy je Potrebná Zmluva o Spracúvaní Osobných Údajov?

Podľa GDPR je zmluva o spracúvaní osobných údajov (sprostredkovateľská zmluva) potrebná vtedy, keď prevádzkovateľ poveruje spracúvaním osobných údajov sprostredkovateľa. Táto zmluva slúži na zabezpečenie toho, aby sprostredkovateľ spracúval osobné údaje v súlade s pokynmi prevádzkovateľa a s požiadavkami GDPR. Pri výbere sprostredkovateľa musí prevádzkovateľ dbať predovšetkým na jeho odborné znalosti, technickú, organizačnú i personálnu spôsobilosť, ako aj na jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov.

Poverenie sprostredkovateľa sa podľa GDPR vykonáva samostatnou špeciálnou zmluvou uzatvorenou medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v písomnej alebo elektronickej forme. Táto zmluva sa v praxi označuje ako zmluva o spracúvaní osobných údajov alebo aj tzv. sprostredkovateľská zmluva. Stretnúť sa však môžete aj s označením zmluva o zabezpečení ochrany osobných údajov spracúvaných sprostredkovateľom. Na jej uzatvorenie sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby. Spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom sa tiež môže riadiť iným právnym úkonom než sprostredkovateľskou zmluvou.

Písomná zmluva o spracúvaní osobných údajov musí byť uzavretá ešte pred začatím spracúvania osobných údajov, najneskôr v deň začatia ich spracúvania sprostredkovateľom. Sprostredkovateľ následne môže spracúvať osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu, spôsobom a za podmienok dohodnutých v písomnej sprostredkovateľskej zmluve.

Príklady situácií, kedy je sprostredkovateľská zmluva potrebná:

• Externé poskytovanie účtovných služieb
• Externé poskytovanie reklamných služieb
• Externé poskytovanie marketingových služieb
• Externé poskytovanie právnych služieb
• Služby personálnych alebo cestovných agentúr
• Služby BOZP
• IT služby a webhostingové služby
• SBS služby, pri ktorých má sprostredkovateľ prístup k osobným údajom dotknutých osôb.

Náležitosti Zmluvy o Spracúvaní Osobných Údajov podľa GDPR

GDPR kladie dôraz na to, aby zmluva o spracúvaní osobných údajov obsahovala presné a jasné ustanovenia, ktoré zabezpečia ochranu osobných údajov. Článok 28 bod 3 GDPR (a § 34 nového zákona o ochrane osobných údajov) ustanovuje, že sprostredkovateľská zmluva musí obsahovať:

• Predmet a dobu spracúvania osobných údajov: Jasné definovanie, aké osobné údaje sa budú spracúvať a ako dlho.
• Povahu a účel spracúvania osobných údajov: Popis, aký je účel spracúvania osobných údajov (napr. marketing, reklama, účtovníctvo) a aká je povaha spracúvania (napr. zhromažďovanie, uchovávanie, prenos).
• Typ osobných údajov: Zoznam alebo rozsah osobných údajov, ktoré sa budú spracúvať (napr. meno, priezvisko, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo).
• Kategórie dotknutých osôb: Okruh dotknutých osôb, ktorých osobné údaje sa budú spracúvať (napr. zákazníci, zamestnanci, klienti).
• Povinnosti a práva prevádzkovateľa: Zadefinovanie povinností a práv prevádzkovateľa v súvislosti so spracúvaním osobných údajov.
• Povinnosti sprostredkovateľa:
  • Spracúvať osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov prevádzkovateľa.
  • Poučiť osoby oprávnené spracúvať osobné údaje o povinnosti zachovávať mlčanlivosť a dôvernosť informácií.
  • Vykonávať všetky opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania osobných údajov.
  • Dodržiavať podmienky zapojenia ďalšieho sprostredkovateľa (subdodávateľa).
  • Poskytnúť prevádzkovateľovi potrebnú súčinnosť v súvislostiach so zabezpečením práv dotknutej osoby, s prijatím opatrení na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania a v súvislosti s kontrolou plnenia povinností.
  • Zlikvidovať alebo vrátiť osobné údaje po ukončení služby prevádzkovateľovi.

Okrem vyššie uvedených náležitostí by zmluva o spracúvaní osobných údajov mala tiež zahŕňať:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

• Údaje o zmluvných stranách: Označenie prevádzkovateľa a sprostredkovateľa.
• Podmienky spracúvania osobných údajov: Vrátane zoznamu povolených operácií s osobnými údajmi.
• Deň, od ktorého sprostredkovateľ môže začať osobné údaje v mene prevádzkovateľa spracúvať: Najneskôr deň začatia spracúvania osobných údajov.
• Vyhlásenie prevádzkovateľa: Že pri výbere sprostredkovateľa dbal na jeho odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a na jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov.
• Dátum uzatvorenia zmluvy a podpisy zmluvných strán.

Zmluva o Poskytovaní Reklamných Služieb a GDPR

V kontexte poskytovania reklamných služieb je zmluva o spracúvaní osobných údajov obzvlášť dôležitá. Reklamné agentúry často spracúvajú rozsiahle množstvo osobných údajov, ako sú demografické údaje, záujmy, nákupné správanie a online aktivita. Tieto údaje sa používajú na cielenie reklám, personalizáciu obsahu a meranie efektivity reklamných kampaní.

Ak obchodná spoločnosť (prevádzkovateľ) poveruje reklamnú agentúru (sprostredkovateľ) spracúvaním osobných údajov, musí s ňou uzavrieť zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Táto zmluva musí jasne definovať, aké osobné údaje sa budú spracúvať, na aký účel, ako dlho a aké bezpečnostné opatrenia budú prijaté na ochranu osobných údajov.

Príklad:

Firma AB s.r.o. má záujem využiť reklamné a marketingové služby spoločnosti KL s.r.o. Za tým účelom tieto firmy uzavrú zmluvu o poskytovaní marketingových a reklamných služieb, do obsahu ktorej môžu tiež zahrnúť náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy ustanovené v čl. 28 bod 3 GDPR. Spoločnosť KL s.r.o. ako sprostredkovateľ tak bude spracúvať osobné údaje dotknutých osôb na základe zmluvy o poskytovaní marketingových a reklamných služieb. V takom prípade už spoločnosti nemusia osobitne uzatvárať sprostredkovateľskú zmluvu.

Spracúvanie Osobných Údajov Sprostredkovateľom Bez Osobitnej Sprostredkovateľskej Zmluvy

Spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom sa v zmysle GDPR riadi buď zmluvou (tzv. sprostredkovateľskou zmluvou) alebo iným právnym úkonom. To znamená, že vyššie uvedené náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy môžu byť obsiahnuté aj v inom právnom úkone, teda v inej než sprostredkovateľskej zmluve (napr. v zmluve o poskytovaní marketingových a reklamných služieb).

Dôležitosť Zosúladenia Zmlúv s GDPR

Sprostredkovateľské zmluvy uzavreté pred účinnosťou GDPR (25. mája 2018) je potrebné zosúladiť s novými požiadavkami podľa GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov. Prípadne sa odporúča uzatvoriť nové zmluvy, pretože náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy podľa GDPR sa značne líšia od požiadaviek pôvodného zákona o ochrane osobných údajov.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

tags: #zmluva #o #poskytovaní #reklamných #služieb #vzor