- Kontaktujte nás / Centrála:
- 047 / 5511 200
- [email protected]
Zmluva o používaní služobného auta: Vzor a dôležité aspekty
Právny poriadok Slovenskej republiky umožňuje zamestnávateľom poskytnúť zamestnancom služobné motorové vozidlo na služobné aj súkromné účely. Používanie služobného vozidla na súkromné účely sa považuje za nepeňažný príjem zamestnanca, ktorý podlieha dani z príjmov. Tento článok sa zameriava na zmluvu o používaní služobného auta, jej vzor, a dôležité aspekty, ktoré by mali byť zohľadnené.
Dohoda o používaní služobného vozidla na súkromné účely
Dohoda o používaní služobného vozidla na súkromné účely je dokument, ktorý upravuje podmienky používania služobného vozidla zamestnancom aj na súkromné účely. Tento dokument by mal obsahovať nasledovné údaje:
- Meno žiadateľa
- Obchodný názov spoločnosti (zamestnávateľa)
- Platnosť dohody (od - do)
- Typ vozidla
- ŠPZ vozidla (ak je relevantné)
Vzor žiadosti o súhlas na používanie služobného vozidla
Zamestnanec môže zamestnávateľa požiadať o súhlas na používanie služobného vozidla na súkromné účely prostredníctvom písomnej žiadosti. Táto žiadosť by mala obsahovať:
- Meno žiadateľa
- Obdobie, na ktoré sa žiada súhlas (od - do)
- Typ vozidla
- ŠPZ vozidla
Právny rámec
Používanie služobného vozidla na súkromné účely je upravené zákonom č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Pri výpočte nepeňažného príjmu zamestnanca sa postupuje podľa § 5 ods. 3 písm. a) tohto zákona.
Nepeňažný príjem zamestnanca
Podľa § 5 ods. 3 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, sa pri výpočte nepeňažného príjmu zamestnanca za používanie vozidla na služobné aj na súkromné účely postupuje podľa tohto ustanovenia. Ak bolo zamestnancovi v predchádzajúcich zdaňovacích obdobiach poskytnuté to isté motorové vozidlo zamestnávateľa na služobné aj súkromné účely, nepeňažný príjem sa vypočíta zo zníženej vstupnej ceny podľa § 5 ods. 3 písm. a) druhého bodu v znení účinnom od 1. januára 2014. To znamená, že v danom prípade sa obstarávacia cena vozidla na účely výpočtu nepeňažného príjmu zamestnanca zníži o 37,5 %.
Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku
Nájomná zmluva na vozidlo
V niektorých prípadoch môže byť použitá aj nájomná zmluva na vozidlo, ktorá upravuje vzťah medzi prenajímateľom (zamestnávateľom) a nájomcom (zamestnancom).
Základné náležitosti nájomnej zmluvy
Nájomná zmluva by mala obsahovať nasledovné údaje:
- Označenie zmluvných strán:
- Fyzická osoba: meno, priezvisko, miesto trvalého pobytu a dátum narodenia.
- Živnostník: obchodné meno, miesto trvalého pobytu, dátum narodenia, miesto podnikania a identifikačné číslo.
- Právnická osoba: obchodné meno, sídlo, identifikačné číslo a meno a priezvisko osoby oprávnenej za ňu konať.
- Predmet nájmu: Presný popis vozidla (typ, ŠPZ, VIN).
- Doba nájmu: Určenie, či sa zmluva uzatvára na dobu určitú alebo neurčitú.
- Nájomné: Výška nájomného a spôsob jeho platby.
- Práva a povinnosti zmluvných strán:
- Povinnosti prenajímateľa udržiavať vozidlo v stave spôsobilom na užívanie.
- Povinnosti nájomcu užívať vozidlo riadne a šetrne.
- Podmienky ukončenia nájmu: Dohoda, výpoveď, odstúpenie od zmluvy, zničenie predmetu nájmu.
Doba nájmu a ukončenie zmluvy
Nájom sa uzatvára na dobu neurčitú, pokiaľ nie je v zmluve uvedené inak. Zmluva zaniká:
- Písomnou dohodou zmluvných strán.
- Výpoveďou nájomcu alebo prenajímateľa.
- Odstúpením od zmluvy.
- Zničením predmetu nájmu.
Výpovedná lehota je obvykle 1 mesiac a začína plynúť prvým dňom mesiaca nasledujúceho po doručení výpovede druhej strane.
Práva a povinnosti zmluvných strán
Prenajímateľ sa zaväzuje udržiavať vozidlo v stave spôsobilom na užívanie a zabezpečiť nájomcovi nerušený výkon práv spojených s užívaním vozidla. Nájomca je povinný užívať vozidlo riadne, šetrne a v súlade s účelom užívania.
Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku
Nájomca je povinný oznámiť prenajímateľovi potrebu opráv a znášať obmedzenia v užívaní vozidla počas vykonávania opráv a údržby. Zmeny na vozidle môže nájomca vykonávať len s predchádzajúcim súhlasom prenajímateľa.
Záverečné ustanovenia
Zmluva nadobúda účinnosť dňom jej podpísania obidvomi zmluvnými stranami. Akékoľvek zmeny alebo doplnenia zmluvy je možné uskutočniť len písomne, vo forme dodatkov k zmluve.
Praktické aspekty a odporúčania
Pri uzatváraní zmluvy o používaní služobného vozidla je dôležité zohľadniť niekoľko praktických aspektov:
- Presná špecifikácia vozidla: V zmluve by mal byť presne definovaný typ vozidla, ŠPZ, VIN a ďalšie identifikačné údaje.
- Rozsah používania: Je potrebné jasne definovať, na aké účely môže zamestnanec vozidlo používať (služobné, súkromné alebo kombinácia).
- Úhrada nákladov: Zmluva by mala upravovať, kto hradí náklady na pohonné hmoty, údržbu, opravy a poistenie vozidla.
- Zodpovednosť za škody: Je potrebné určiť, kto zodpovedá za škody spôsobené prevádzkou vozidla (napr. pri dopravnej nehode).
- Používanie vozidla inými osobami: Zmluva by mala upravovať, či môže zamestnanec umožniť používanie vozidla iným osobám (napr. rodinným príslušníkom).
- Pravidlá pre zahraničné cesty: Ak zamestnanec plánuje používať vozidlo na zahraničné cesty, zmluva by mala obsahovať pravidlá pre takéto cesty (napr. povinnosť informovať zamestnávateľa, poistenie).
- Vrátenie vozidla: Zmluva by mala obsahovať podmienky vrátenia vozidla po skončení platnosti zmluvy alebo pri ukončení pracovného pomeru.
Daňové aspekty používania služobného vozidla
Používanie služobného vozidla na súkromné účely má daňové dôsledky pre zamestnanca. Hodnota súkromného používania vozidla sa považuje za nepeňažný príjem zamestnanca, ktorý podlieha dani z príjmov a odvodom.
Výpočet nepeňažného príjmu
Nepeňažný príjem sa vypočíta ako 1 % zo vstupnej ceny vozidla za každý aj začatý kalendárny mesiac, v ktorom zamestnanec vozidlo používal aj na súkromné účely. Vstupná cena vozidla sa znižuje o odpisy.
Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe
Príklad výpočtu
Ak je vstupná cena vozidla 30 000 € a zamestnanec ho používa na súkromné účely počas celého roka, nepeňažný príjem sa vypočíta nasledovne:
- Mesačný nepeňažný príjem: 1 % z 30 000 € = 300 €
- Ročný nepeňažný príjem: 300 € x 12 mesiacov = 3 600 €
Z tejto sumy sa následne vypočíta daň z príjmov a odvody.
Alternatívne možnosti
Okrem zmluvy o používaní služobného vozidla existujú aj alternatívne možnosti, ako zamestnávateľ môže poskytnúť zamestnancovi vozidlo:
- Poskytnutie vozidla len na služobné účely: V tomto prípade zamestnanec používa vozidlo len na pracovné účely a nevzniká mu žiadny nepeňažný príjem.
- Príspevok na súkromné vozidlo: Zamestnávateľ môže zamestnancovi prispievať na používanie jeho súkromného vozidla na služobné účely. V tomto prípade sa zamestnancovi preplácajú preukázané náklady na pohonné hmoty a opotrebenie vozidla.
- Operatívny leasing: Zamestnávateľ si prenajíma vozidlá od leasingovej spoločnosti a poskytuje ich zamestnancom na používanie. V tomto prípade zamestnávateľ platí mesačné splátky leasingu a zamestnanec používa vozidlo na služobné aj súkromné účely.
Zmluva o nájme motorového vozidla
uzatvorená v zmysle ust. § 663 a nasl. zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v platnom znení (ďalej len „Zmluva“) medzi:
Článok IV: Doba nájmu, začatie a skončenie nájmu
Prenajímateľ prenecháva nájomcovi do užívania predmet nájmu buď na dobu určitú, alebo bez určenia doby užívania. Nájom sa uzatvára na dobu neurčitú. O odovzdaní a prevzatí predmetu nájmu zmluvné strany spíšu protokol.
Nájomná zmluva zaniká:
- písomnou dohodou uzatvorenou medzi prenajímateľom a nájomcom,
- výpoveďou nájomcu alebo prenajímateľa,
- odstúpením od zmluvy,
- zničením predmetu nájmu.
Obe zmluvné strany môžu zmluvu vypovedať aj bez uvedenia dôvodov. Ak bola daná písomná výpoveď jednou zo zmluvných strán, skončí sa nájom v zmysle tejto zmluvy uplynutím výpovednej lehoty. Výpovedná lehota je 1 mesiac a začína plynúť prvým dňom mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola druhej zmluvnej strane výpoveď doručená.
Nájomná zmluva sa zrušuje okamihom doručenia písomného odstúpenia od nájomnej zmluvy druhej zmluvnej strane.
Pri skončení nájmu je nájomca povinný vrátiť prenajímateľovi predmet nájmu na mieste, kde ho prevzal a v stave, v akom ho prevzal, s prihliadnutím na bežné opotrebenie, a to v posledný deň trvania nájmu v súlade so zmluvou. O odovzdaní predmetu nájmu bude spísaný protokol, ktorý bude obsahovať stav predmetu nájmu ku dňu prevzatia.
Ak došlo k poškodeniu, zničeniu alebo nadmernému opotrebeniu predmetu nájmu, nájomca je povinný nahradiť prenajímateľovi škodu, ktorá na veci vznikla. Nájomca zodpovedá aj za škody spôsobené osobami, ktorým nájomca umožnil užívanie prenajatej veci, alebo ktorým umožnil k predmetu nájmu prístup.
Článok VII: Práva a povinnosti zmluvných strán
Prenajímateľ sa zaväzuje počas platnosti zmluvy ako vlastník predmetu nájmu tento na svoje náklady udržiavať v stave spôsobilom na dohodnuté užívanie a zabezpečiť nájomcovi plný a nerušený výkon práv spojených s užívaním predmetu nájmu.
Ak prenajímateľ nesplní svoju povinnosť odstrániť závady brániace riadnemu užívaniu predmetu nájmu, alebo ktorými je výkon nájomcovho práva ohrozený, má nájomca právo po predchádzajúcom upozornení prenajímateľa závady odstrániť v nevyhnutnej miere a požadovať od prenajímateľa náhradu účelne vynaložených nákladov.
Prenajímateľ je oprávnený požadovať od nájomcu prístup k veci za účelom kontroly stavu prenajatej veci ako aj toho, či nájomník užíva vec riadne. Prenajímateľ sa s nájomcom dohodli na výkone kontroly . Prenajímateľ je povinný oznámiť nájomcovi termín vykonania kontroly v dostatočnom predstihu, okrem prípadu, ak je vykonanie kontroly potrebné na zabránenie vzniku škôd alebo na ich obmedzenie. Pri kontrole musí byť prítomný nájomca, ibaže sa jeho prítomnosť nedá objektívne zabezpečiť a kontrolou sa sleduje zabránenie vzniku škody alebo jej obmedzenie. Nájomca nesmie byť kontrolami zbytočne obťažovaný.
Nájomca má právo užívať predmet nájmu, pričom je povinný užívať ho riadne, šetrne a v súlade s účelom užívania. Nájomca je povinný oznámiť prenajímateľovi potrebu opráv, ktoré má prenajímateľ vykonať bez zbytočného odkladu po tom, ako potrebu opráv zistí, alebo ako ju mohol zistiť pri starostlivom užívaní veci. Ak tak neurobí, zodpovedá prenajímateľovi za škodu, ktorú spôsobil. Nájomca je povinný znášať obmedzenia v užívaní prenajatej veci v rozsahu potrebnom na vykonanie opráv a údržby veci.
Nájomník je oprávnený vykonávať zmeny na veci len s predchádzajúcim súhlasom prenajímateľa. Ak nájomca vykoná zmeny na veci bez súhlasu prenajímateľa, je povinný po skončení nájmu uviesť vec na svoje náklady do pôvodného stavu bezodkladne po tom, ako ho o to prenajímateľ požiada, najneskôr však ku dňu skončenia nájmu. Nájomca je povinný vykonávať drobné opravy a bežnú údržbu predmetu nájmu. Ak sa nájomca nepostará o včasné vykonanie drobných opráv a bežnú údržbu predmetu nájmu, má prenajímateľ právo tak urobiť po predchádzajúcom upozornení nájomcu na svoje náklady sám a požadovať od nájomcu náhradu vynaložených nákladov.
Článok VIII: Záverečné ustanovenia
Táto zmluva je uzavretá a nadobúda účinnosť dňom jej podpísania obidvomi zmluvnými stranami. Zmluva je vyhotovená v dvoch rovnopisoch, z ktorých obidve zmluvné strany obdržia po jednom vyhotovení. Akékoľvek zmeny alebo doplnenia tejto zmluvy je možné uskutočniť len písomne, vo forme dodatkov k tejto zmluve.
V prípade akýchkoľvek hotovostných úhrad zo strany nájomcu prenajímateľovi platí, že miestom plnenia je miesto bydliska prenajímateľa . O každej hotovostnej úhrade si zmluvné strany vyhotovia písomné potvrdenie.
Práva a povinnosti zmluvných strán neupravené touto zmluvou sa spravujú Občianskym zákonníkom a platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky.
Prenajímateľ a nájomca vyhlasujú, že ich zmluvná voľnosť nie je žiadnym spôsobom obmedzená a sú plne spôsobilí k právnym úkonom. Zmluvné strany prehlasujú, že táto zmluva bola uzatvorená dobrovoľne, slobodne, určite, vážne a zrozumiteľne, nie v tiesni, ani za inak nápadne nevýhodných podmienok. Na znak súhlasu s jej obsahom ju zmluvné strany vlastnoručne podpisujú.