Zverejňovanie rodného čísla a legislatíva: Čo priniesol nový zákon?

S účinnosťou od 25. mája 2018 vstúpilo do platnosti nariadenie GDPR a nový zákon o ochrane osobných údajov č. 18/2018 Z. z., ktoré priniesli zásadné zmeny v oblasti spracúvania a ochrany osobných údajov, vrátane rodného čísla. Tento článok sa zameriava na zmeny, ktoré táto nová legislatíva priniesla v súvislosti so zverejňovaním rodného čísla a jeho spracúvaním.

Rodné číslo ako osobný údaj

Rodné číslo je definované ako trvalý identifikačný osobný údaj fyzickej osoby, ktorý zabezpečuje jej jednoznačnú identifikáciu v informačných systémoch. Tak ako predchádzajúca právna úprava, aj nový zákon o ochrane osobných údajov považuje rodné číslo za všeobecne použiteľný identifikátor fyzickej osoby. Avšak od 25. mája 2018 sa zmenila jeho kategorizácia a podmienky zverejňovania.

Úprava ochrany rodného čísla pred rokom 2018

Pred prijatím novej legislatívy bolo rodné číslo považované za citlivý osobný údaj, ktorý patril do osobitnej kategórie osobných údajov. Jeho spracúvanie bolo obmedzené len na prípady, keď bolo jeho použitie nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu. Zverejňovanie rodného čísla bolo absolútne zakázané, a to aj v prípade, ak s ním dotknutá osoba súhlasila. Porušenie tohto zákazu bolo sankcionované pokutou.

Nová úprava ochrany rodného čísla po roku 2018

Po novom už rodné číslo nepatrí medzi citlivé osobné údaje, ale má rovnaké postavenie ako ostatné osobné údaje. Zároveň je považované za špecifický osobný údaj s vlastným právnym režimom spracúvania. Naďalej platí, že spracúvanie rodného čísla je možné len vtedy, ak je jeho využitie nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania.

Nový zákon však zaviedol aj niekoľko zmien:

Prečítajte si tiež: Objednávky a faktúry v zariadeniach pre seniorov: Ako na to?

• Ak sa rodné číslo spracúva na základe súhlasu dotknutej osoby, súhlas musí byť výslovný a nesmie byť vylúčený osobitným predpisom.
• Naďalej platí zákaz zverejňovania rodného čísla dotknutej osoby, avšak nový zákon ustanovuje jednu výnimku: rodné číslo môže zverejniť sama dotknutá osoba.
• Podľa zásady minimalizácie osobných údajov je vždy potrebné zvážiť, či je spracúvanie rodného čísla vôbec potrebné. Ak je možné konkrétnu osobu identifikovať podľa mena, priezviska, adresy a dátumu narodenia, nie je potrebné spracúvať aj rodné číslo.

Spracúvanie rodného čísla zamestnanca

V pracovnoprávnych vzťahoch je zamestnávateľ prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje svojich zamestnancov. Zamestnávateľ môže získavať osobné údaje svojich zamestnancov len na vopred definovaný alebo zákonom stanovený účel.

Účelom spracúvania rodného čísla zamestnanca je jeho identifikácia, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania (napr. identifikácia poistenca sociálneho alebo zdravotného poistenia, identifikácia daňovníka).

Právne základy spracúvania rodného čísla zamestnanca

Zamestnávateľ môže pri spracúvaní rodného čísla zamestnanca využiť tieto právne základy:

• Plnenie zmluvy: Spracúvanie rodného čísla zamestnanca je nevyhnutné na účely plnenia práv a povinností zamestnávateľa, ktoré mu vyplývajú z uzatvoreného pracovnoprávneho vzťahu.
• Splnenie zákonnej povinnosti: Spracúvanie rodného čísla zamestnanca je nevyhnutné, aby ho zamestnávateľ mohol prihlásiť do sociálnej poisťovne, na účely vedenia mzdového listu a pod.
• Výslovný súhlas zamestnanca: Len vtedy, ak sledovaný účel nie je možné dosiahnuť inak (využitie tohto právneho základu je v pracovnoprávnych vzťahoch veľmi ojedinelé).

Je vhodné minimalizovať používanie rodného čísla len na také spracovateľské operácie, ktoré si jeho použitie vyžadujú (napr. prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne, podanie daňového priznania). Naopak, rodné číslo by sa nemalo používať vtedy, keď to nie je nevyhnutné (napr. v interných záznamoch, na prezenčných listinách zo školení). Zamestnávatelia by sa mali vyvarovať nadbytočného využívania rôznych interných formulárov alebo iných dokumentov, v ktorých sú uvedené rodné čísla zamestnancov.

Zákon o slobodnom prístupe k informáciám a zverejňovanie osobných údajov

Podľa zákona o slobodnom prístupe k informáciám sú mestá, obce a nimi zriadené organizácie povinné zverejňovať informácie týkajúce sa hlavne ich hospodárenia (objednávky, zmluvy a faktúry). Často sú súčasťou týchto dokumentov aj osobné údaje. Preto je potrebné zverejňovať tieto dokumenty tak, aby nedošlo k narušeniu práv dotknutých osôb a zverejnenie nebolo v rozpore so zákonom o ochrane osobných údajov.

Prečítajte si tiež: Slovenská Spoločenská Zmluva

Zákon o ochrane osobných údajov umožňuje zverejniť osobné údaje len s predchádzajúcim súhlasom dotknutej osoby, pokiaľ nejaký osobitný zákon neustanovuje inak. Osobitným zákonom v tomto prípade je zákon o slobodnom prístupe k informáciám.

Pri prevode nehnuteľností vo vlastníctve obce alebo mesta do vlastníctva inej osoby sa v povinne zverejňovanej zmluve uvádza identifikácia účastníkov zmluvy. Z osobných údajov sa zverejňuje titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a označenie nehnuteľnosti. Ostatné osobné údaje (napr. podpis) je potrebné anonymizovať takým spôsobom, aby bolo anonymizovanie nevratné.

Prečítajte si tiež: Nové pravidlá pre zmluvy obcí

tags: #zverejňovanie #rodného #čísla #zákon