Ako účtovať dávky počas PN: Komplexný sprievodca pre zamestnávateľov a zamestnancov

Práceneschopnosť (PN) je bežnou súčasťou pracovného života a správne účtovanie dávok počas PN je kľúčové pre dodržiavanie legislatívy a zabezpečenie spokojnosti zamestnancov. Tento článok poskytuje ucelený pohľad na účtovanie PN, od povinností zamestnávateľa až po praktické príklady.

Čo je práceneschopnosť?

Práceneschopnosť, alebo PN, je potvrdenie od lekára o dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca z dôvodu choroby, úrazu, karantény alebo iných zdravotných komplikácií. Dočasnú práceneschopnosť môže uznať len ošetrujúci lekár. Jesenné obdobie je často spojené s častým ochorením zamestnancov a ich rodinných príslušníkov. Okrem toho sa aj v súčasnosti môže u zamestnancov vyskytnúť PN z dôvodu karantény alebo mimoriadna OČR (ošetrovanie člena rodiny) v súvislosti s COVID-19.

Legislatíva upravujúca práceneschopnosť

Problematiku PN upravuje niekoľko zákonov:

  • Zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca.
  • Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení.
  • Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce.
  • Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení.
  • Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.
  • Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok).

Nárok na náhradu príjmu a nemocenské dávky

Počas PN má zamestnanec nárok na náhradu príjmu od zamestnávateľa alebo na nemocenské dávky vyplácané Sociálnou poisťovňou, ak splní stanovené podmienky.

Kto platí počas PN?

  • 1. až 10. deň PN: Náhradu príjmu vypláca zamestnávateľ.
  • Od 11. dňa PN: Nemocenské vypláca Sociálna poisťovňa, najdlhšie do 52. týždňa od vzniku dočasnej pracovnej neschopnosti.

Výška náhrady príjmu počas PN

  • 1. - 3. deň (vrátane): 25 % denného vymeriavacieho základu (DVZ).
  • 4. - 10. deň: 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ).

Suma náhrady príjmu sa zaokrúhľuje na eurocenty nahor. Kolektívna zmluva môže dohodnúť vyššiu percentuálnu sadzbu, maximálne však 80 % DVZ. Zamestnanec nemá nárok na náhradu príjmu, ak si PN privodil úmyselne, napr. požitím alkoholu. Dávka môže byť aj polovičná, ak sa niekto stal práceneschopným pod vplyvom alkoholu alebo omamných látok.

Prečítajte si tiež: Ako správne zaúčtovať bankový príspevok?

Výška nemocenskej dávky počas PN

Sociálna poisťovňa vypláca nemocenské vo výške 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ) od 11. dňa trvania PN. Suma nemocenskej dávky sa zaokrúhľuje na 10 eurocentov nahor. Nemocenská dávka sa vypláca na bankový účet alebo v hotovosti na adresu, ktorú zamestnanec oznámil Sociálnej poisťovni. Ak tak neurobil, vyplatí sa na bankový účet, na ktorý mu zamestnávateľ vypláca mzdu. Zamestnanec musí mať počas PN aktívne nemocenské poistenie.

Ochranná lehota

Ak zamestnanec ukončí pracovný pomer a stane sa práceneschopným do 7 dní po ukončení pracovného pomeru, nachádza sa v tzv. ochrannej lehote. Ak zamestnancovi plynie ochranná lehota, PN mu vyplatí Sociálna poisťovňa nemocenské v rovnakej výške ako náhrada príjmu, t. j. 55% DVZ.

  • Dĺžka ochrannej lehoty trvá sedem dní po skončení nemocenského poistenia (7 dní po ukončení prac. pomeru), alebo osem mesiacov, ak je zamestnankyňa tehotná a nemocenské poistenie jej zaniklo v období tehotenstva.
  • Ochranná lehota trvá toľko dní, koľko trvalo nemocenské poistenie.

Denný vymeriavací základ (DVZ)

Pre určenie výšky náhrady príjmu alebo nemocenského je potrebné vypočítať denný vymeriavací základ (DVZ).

Výpočet DVZ

DVZ = (súčet vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých v rozhodujúcom období) / (počet dní rozhodujúceho obdobia)

  • Rozhodujúce obdobie: Obdobie najmenej od 1.1. kalendárneho roka, ktorý predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikla dočasná PN (ak nemocenské poistenie trvalo nepretržite najmenej od 1. januára).
  • Ak zamestnanec nebol nemocensky poistený počas celého rozhodujúceho obdobia, berie sa do úvahy obdobie nemocenského poistenia.
  • Ak mal zamestnanec prerušené povinné nemocenské poistenie, tieto dni sa odpočítajú z 365.
  • Ak nemocenské poistenie trvalo menej ako 90 dní, rozhodujúce obdobie sa počíta od vzniku nemocenského poistenia.

Je ustanovený aj maximálny denný vymeriavací základ. Vypočíta sa z 24-násobku priemernej mesačnej mzdy za kalendárny rok, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikol dôvod na poskytnutie náhrady príjmu alebo nemocenského. Maximálny DVZ pre rok 2024 je 85,7425 EUR. Maximálny mesačný vymeriavací základ je 1 304 €.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre získanie príspevku

Elektronická PN (ePN)

Od 1. júna 2023 musia lekári vystavovať potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti elektronicky, tzv. ePN.

Ako funguje ePN?

  1. Lekár vytvorí ePN priamo v Národnom zdravotníckom informačnom systéme (NZIS).
  2. Zamestnanec nemusí doručovať zamestnávateľovi a Sociálnej poisťovni žiadne dokumenty.
  3. Sociálna poisťovňa informuje zamestnanca aj zamestnávateľa o vystavení ePN.
  4. Zamestnanec je povinný dodržiavať liečebný režim.
  5. Komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa realizuje prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne.
  6. Zamestnávateľ nahlasuje údaje potrebné pre výplatu dávky prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne, v záložke „ePN“.

Ak podľa predbežného dátumu skončenia ePN možno predpokladať, že zamestnancovi vznikne nárok na nemocenské, zamestnávateľ je povinný sociálke oznámiť číslo účtu, na ktoré vypláca zamestnancovi mzdu a dátum posledného dňa výkonu práce pred vznikom ePN. Na nahlásenie týchto údajov má 3 dni od sprístupnenia informácie o vzniku ePN Sociálnou poisťovňou. Ak je ePN potvrdená z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby z povolania, do 3 dní odo dňa zániku nároku na náhradu príjmu musí zamestnávateľ na sociálku oznámiť aj dni, za ktoré zamestnancovi patrila náhrada príjmu pri práceneschopnosti.

Mzdové účtovníctvo a PN

Mzdové účtovníctvo zohráva kľúčovú úlohu pri spracovaní PN. Je potrebné evidovať neprítomnosť zamestnanca v Personalistike a v Evidencii neprítomnosti. V OLYMPE sa PN eviduje v Personalistike zamestnanca na karte Evidencia neprítomnosti, kde cez Pridaj doplníte Dátum od a ako Dôvod zvolíte Nemoc. Ak je zamestnanec PN z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby z povolania za ktoré zodpovedá zamestnávateľ, je potrebné označiť pole PN podľa § 144a ods. 3 písm. a). Ak má zamestnanec vystavenú PN z dôvodu karantény, označíte pole Karanténna PN. Akékoľvek zadania na karte Evidencia neprítomnosti je potrebné robiť ešte pred tým, než budú generované mzdy.

Softvér pre mzdy a personalistiku umožňuje import údajov z dochádzkových systémov. Mzdový číselník obsahuje preddefinované položky, ktoré vstupujú do výpočtu mzdy zamestnanca a zároveň umožní pridávať a definovať ľubovoľné položky, ktoré následne použijete resp. aplikujete do mzdy zamestnanca. Program na základe vyplnených údajov zamestnancov v Personalistike vypočíta mzdy zamestnancov, poistné, náhrady príjmu za nemoc, za ošetrenia u lekára, neplatené voľno, absenciu…atď. Aktivovaním jednej funkcie program vypočíta všetky poistné naraz.

Exporty a výkazy

Program ponúka množstvo tlačových zostáv a umožňuje exporty výkazov pre Sociálnu a zdravotné poisťovne. Jednoducho vytlačíte príkazy k úhrade a program na základe údajov z generovaných príkazov na úhradu a vypočítaných miezd zamestnancov umožňuje vystaviť Mesačný prehľad o dani a Ročné vyúčtovanie dane z príjmu. Po nadefinovaní vzorových účtov (pre podvojné účtovníctvo) a nadefinovaní kódov (pre jednoduché účtovníctvo) môžete vyexportovať mzdové údaje za zadané výplatné obdobie.

Prečítajte si tiež: Kultúrne podujatia a sociálny fond: dane

Verzie softvéru

Existujú rôzne verzie softvéru pre mzdy a personalistiku (Základná verzia, Multi verzia, XXL verzia). Multi a XXL verzie ponúkajú napríklad funkciu prepojenia na ePN Sociálnej poisťovne, ktorá umožňuje priamo z programu importovať pracovné neschopnosti do agendy Obdobia neprítomnosti a umožňuje prístup viacerých užívateľov sieťovo prepojených počítačov do programu.

Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni

Zamestnávateľ má voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni niekoľko povinností súvisiacich s PN zamestnanca.

Sociálne poistenie

  • Register zamestnávateľov: § 231 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení.
  • Register poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia: § 231 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení. Ak mesačný príjem zamestnanca presiahol 66 €, resp. nepresiahol 66 €.
  • Prerušenie poistenia: § 231 ods. 1 písm. c) zákona o sociálnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť pobočke Sociálnej poisťovne prerušenie poistenia zamestnanca do ôsmich dní od vzniku prerušenia. Napr. prerušenie od 11. dňa potreby osobného a celodenného ošetrovania fyzickej osoby uvedenej v § 39 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení alebo prerušenie od 11. dňa osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa uvedené v § 39 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení.
  • Oznámenie materskej a rodičovskej dovolenky: § 231 ods. 1 písm. d) zákona o sociálnom poistení.
  • Predloženie výkazu: § 231 ods. 1 písm. e) zákona o sociálnom poistení. Ak zamestnávateľ zistí, že pri výpočte mesačnej mzdy vypočítal a vo výkaze vykázal poistné z nižšieho vymeriavacieho základu, ako mal, je povinný prepočítať mzdu nanovo a podať opravný výkaz.
  • Oznámenie zmeny: § 231 ods. 1 písm. f) a g) zákona o sociálnom poistení.
  • Odvod poistného: § 141 ods. 1 a ods. 2 zákona o sociálnom poistení. Základnou povinnosťou zamestnávateľa je platiť a odvádzať poistné na sociálne poistenie na účet Sociálnej poisťovne za kalendárny mesiac pozadu.

Zdravotné poistenie

  • Oznámenie zmeny platiteľa poistného: § 24 písm. a) zákona o zdravotnom poistení. Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že platiteľom poistného začína, resp. prestáva byť štát (§ 11 ods. 7 zákona o zdravotnom poistení). Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že poistenec v pracovnom pomere sa nepovažuje za zamestnanca v dňoch, v ktorých nepoberá príjem zo zárobkovej činnosti podľa § 10b ods. 1 písm. a) zákona o zdravotnom poistení a súčasne nie je fyzickou osobou, ktorá poberá náhradu príjmu, nemocenské, ošetrovné, materské, ktorej zanikol nárok na nemocenské a ktorej trvá dočasná pracovná neschopnosť alebo ktorej zanikol nárok na ošetrovné a ktorej trvá potreba ošetrovania alebo starostlivosti [§ 11 ods. 7 písm. m) a písm. n) zákona o zdravotnom poistení].
  • Oznamovacia povinnosť: § 24 písm. b) a § 23 ods. 8 zákona o zdravotnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni zmenu svojho názvu, sídla, bydliska, identifikačného čísla, čísla bankového účtu do ôsmich dní odo dňa zmeny.
  • Platenie poistného: § 24 písm. c) zákona o zdravotnom poistení. Pri platbe preddavkov na poistné poštovou poukážkou sa platba označí rovnako ako pri platbe bezhotovostným prevodom z účtu zamestnávateľa.

Chyby v mzdovom účtovníctve a PN

Napriek znalosti predpisov dochádza v praxi k chybám pri spracovaní miezd počas PN. Chyby môžu nastať už pri samotnom výpočte mzdy použitím nesprávnych podkladov. K častým chybám dochádza tým, že sa v mzdovom liste zamestnanca uvádza úhrn zúčtovaných mesačných miezd a nie úhrn vyplatených zdaniteľných miezd.

Daň z príjmov zo závislej činnosti

Pri zdaňovaní príjmov zo závislej činnosti v priebehu roka dochádza k chybám napr. zlým výpočtom mzdy, nesprávnym výpočtom preddavkov na daň, ale aj pri nesprávnom uplatňovaní daňového bonusu. Ak zamestnávateľ zrazil v priebehu roka zamestnancovi zo zdaniteľnej mzdy vyšší preddavok na daň, ako ukladá zákon o dani z príjmov, je povinný vrátiť mu vzniknutý preplatok v nasledujúcom kalendárnom mesiaci, najneskôr do 31. marca nasledujúceho roka.

PN a dovolenka

Ak má zamestnanec vystavenú PN, táto PN ruší dovolenku a ani na žiadosť zamestnanca nemôže zamestnanec dovolenku mať. Pojednáva o tom Zákonník práce § 112 ods. 2.

Príklad výpočtu náhrady príjmu

Mzda zamestnanca je 950 eur, zamestnanec pracoval celý minulý rok a jeho mzda sa mu za posledný rok nemenila.

Zamestnanec dostane od 1. do 3. dňa PN: vypočíta sa podľa vzorca: 950 eur / 30,4167 (priemerný počet dní v mesiaci) = 31,2336 eur * 25% * 3 dni = 23,43 eur.

tags: #ako #účtovať #dávky #počas #PN

Ďalšie články