Notársky Overený Podpis: Komplexný Sprievodca Procesom a Významom

Osvedčovanie pravosti podpisu notárom, známe aj ako legalizácia, predstavuje jeden z najčastejších notárskych úkonov, s ktorým sa väčšina z nás stretne počas života. Tento článok poskytuje podrobný pohľad na proces notárskeho overenia podpisu, jeho právny základ, praktické aspekty a rozdiely oproti overovaniu podpisov inými orgánmi. Cieľom je poskytnúť komplexné informácie pre širokú verejnosť, od študentov až po profesionálov, a zároveň rozptýliť bežné nejasnosti a omyly.

Úvod do Notárskeho Overenia Podpisu

Notárska činnosť zahŕňa široké spektrum úkonov, pričom legalizácia patrí k tradičným a dôležitým. V rámci systematiky notárskej činnosti sa zaraďuje k osvedčovaniu právne významných skutočností, ako vyplýva z § 3 ods. 1 písm. b) Notárskeho poriadku. Samotné pomenovanie úkonu (osvedčovanie) a § 56 Notárskeho poriadku, ktorý príkladmo vymenúva osvedčovacie úkony notára, to potvrdzujú. Osvedčenie pravosti podpisu sa vyznačí na listine vo forme osvedčovacej doložky, ktorá má charakter verejnej listiny podľa § 3 ods. 2 Notárskeho poriadku.

Definícia Podpisu a Jeho Uznanie

Žiadny právny predpis nedefinuje pojem "podpis". Avšak, § 40 ods. 3 Občianskeho zákonníka vyžaduje podpis konajúcej osoby pre platnosť právneho úkonu. Pri písomných právnych úkonoch nie je dôležité, kto listinu napísal, dokonca aj keď zákon predpisuje písomnú formu určitého právneho úkonu. Výnimkou sú úkony, pre ktoré zákon vyžaduje obligatórnu formu notárskej zápisnice, ako napríklad § 143a OZ, § 476d ods. 2 OZ, § 162 ods. 2 ObZ, § 218a ObZ. Najvyšší súd ČR sa zaoberal otázkou, či osoba môže listinu podpísať aj inou rukou, než sa obvykle podpisuje, a dospel k záveru, že požiadavka vlastnoručne spísaného závetu je splnená aj v prípade, ak bol spísaný nedominantnou (ľavou) rukou poručiteľa (Rozhodnutie NS ČR z 19.12.2001, sp. zn. 21 Cdo 726/2001). V právnej literatúre sa podpis charakterizuje ako individuálne ťahy písma, ktoré dostatočne označujú identitu podpisujúceho sa, sú jedinečné, vyznačujú sa príslušnými charakteristickými znakmi a javia sa ako podpisy mena.

Uznanie Podpisu za Vlastný

Uznanie podpisu za vlastný nastáva v dvoch prípadoch:

1. Ak účastník legalizácie žiada notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na už podpísanej listine. Vtedy účastník uzná svoj podpis na listine za vlastný a podpíše sa len do knihy osvedčených podpisov. Podpis účastníka na listine by mal korešpondovať s jeho podpisom v knihe osvedčených podpisov.
2. Ak je ako dátum alebo miesto podpisu na listine uvedený iný údaj, ako je deň alebo miesto, kedy sa vykonáva legalizácia. V tomto prípade účastník zodpovedá za to, že k dátumu uvedenému v listine alebo v mieste uvedenom v listine sa na ňu aj podpísal.

Pri legalizácii formou uznania podpisu za vlastný notár nezodpovedá za to, že sa účastník naozaj podpísal k dátumu alebo v mieste uvedenom na listine, na rozdiel od legalizácie vykonanej formou „vlastnoručného podpísania“, kde notár zodpovedá aj za to, že účastník listinu bezprostredne podpísal pred ním alebo jeho zamestnancom.

Prečítajte si tiež: Overenie podpisu u notára

Postupy pri Legalizácii

V notárskej praxi existujú rozdiely v postupoch pri legalizácii, napríklad ohľadom popisu listiny, na ktorej sa pravosť podpisu osvedčuje, alebo ohľadom pripájania príloh. Táto variabilita môže spôsobovať nejasnosti u klientov.

Popis Listiny v Osvedčovacej Knihe

V zmysle prílohy 3 Kancelárskeho poriadku pre notárov, náležitosťou osvedčovacej knihy je aj druh (názov) listiny, na ktorej sa osvedčuje pravosť podpisu a dátum jej spísania. Ak je to potrebné, uvedie sa aj stručný obsah. Každá legalizácia je samostatným úkonom notárskej činnosti, preto je neprípustné, aby notár uviedol v osvedčovacej knihe len druh úkonu, napr. zmluva, vyhlásenie, splnomocnenie. V popise listiny je potrebné bližšie uviesť o akú listinu ide, minimálne v rozsahu umožňujúcom určenie úkonu účastníka.

Úplnosť Listiny

Legalizáciou notár neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, ale za listinu, na ktorej je možné vykonať legalizáciu, nemožno považovať taký dokument, na ktorom absentuje niektorá z podstatných náležitostí. Notár by mal účastníka upozorniť na to, že po vykonaní legalizácie by listina nemala byť dopisovaná a opravovaná.

Legalizácia Podpisu Splnomocnencom

Častým problémom praxe je rozdielny postup, keď účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka. V zmysle § 11 Kancelárskeho poriadku, ak sa verejná listina notára skladá z niekoľkých listov alebo listín, treba všetky strany pevne spojiť tak, že sa zošijú trikolórou obsahujúcou farby štátnej zástavy a voľné konce sa prekryjú uzáverou (nálepkou) opatrenou štátnym znakom, prípadne odtlačkom úradnej pečiatky notára. Rovnakým spôsobom sa k verejnej listine pripojí aj geometrický plán, ak tvorí súčasť zmluvy, splnomocnenie, a ak bola listina písaná so zástupcom účastníka aj rozsudok, ak bol ním nahradený zmluvný prejav účastníkov, prípadne iné listiny.

Podľa § 59 ods. 1 Kancelárskeho poriadku notár vykonaním osvedčovacieho úkonu potvrdzuje, že osoba, ktorá sa uvádza v listine, je totožná s osobou, ktorá pred notárom listinu vlastnoručne podpísala alebo vyhlásila, že uznáva svoj podpis na listine za vlastný. V popise úkonu v NCRop sa väčšinou uvedie napr. „Kúpna zmluva za predávajúceho Petra Nováka, nar. 1.1.1980 na základe splnomocnenia zo dňa 1.1.2015 s kupujúcim Jánom Novákom, nar. 1.1.1981 na byt č….“. V zmysle § 2 ods. 2 Notárskeho poriadku by mal notár účastníka upozorniť na to, že kvôli právnej istote v zmysle právnej prevencie by bolo vhodné splnomocnenie pripojiť k listine a osvedčovacej doložke.

Prečítajte si tiež: Notárske služby Bratislava

Osvedčenie Podpisu v Cudzom Jazyku

Napriek tomu, že v § 58 Kancelárskeho poriadku nie je výslovne uvedené, že notár môže osvedčiť pravosť podpisu osoby na listine, ak môže spoľahlivo posúdiť obsah listiny v jazyku, v ktorom je vyhotovená (ako je tomu v § 57 ods. 1 KP pri vidimácii), § 59 ods. 1 KP to nevylučuje.

Viacnásobné Podpisy na Listine

Ďalším rozdielnym prístupom notárov v rámci legalizácie je postup pri osvedčovaní, ak je podpis účastníka uvedený v tej istej listine viackrát. Môže ísť o prípad, kedy účastník podpisuje za viacero strán úkonu (napr. je štatutárom predávajúceho a zároveň kupujúcim ako fyzická osoba), alebo podpisuje sám za seba na viacerých miestach (napr. ako spoločník, konateľ a predseda valného zhromaždenia na zápisnici z valného zhromaždenia, alebo len účastník kvôli právnej istote parafuje každú stranu textu listiny), alebo je listina vyhotovená paralelne vo viacerých jazykoch a účastník podpisuje slovenskú i napr. anglickú verziu. Uvedený problém nerieši žiadne ustanovenie zákona. Všeobecne sa má za to, že osvedčovacia doložka zahŕňa osvedčenie pravosti všetkých podpisov osoby na jednej listine, pokiaľ tomu zodpovedá popis v NCRop.

Notársky Centrálny Register Osvedčených Podpisov (NCRop)

Od 1. januára 2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop) je jedným z odlišujúcich prvkov notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi podľa zákona č. 599/2001 Z. z. Výhodou notárskej legalizácie je možnosť "overenia" legalizácie na webovom sídle Notárskej komory SR, čo slúži na zistenie, či k legalizácii skutočne došlo. Komora zverejní na svojom webovom sídle (www.notar.sk) údaj o mene, priezvisku a dátume narodenia osoby, ktorá požiadala o legalizáciu, meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý legalizáciu vykonal, pridelené číslo NCRop k tejto legalizácii a dátum vykonania legalizácie. Ďalšou výhodou notárskeho overenia podpisu je to, že práve popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala je možné aj v budúcnosti zistiť cez NCRop.

Elektronický Podpis vs. Notársky Overený Podpis

V súčasnosti, s rozvojom technológií, je dôležité porovnať notársky overený podpis s elektronickým podpisom. Elektronický podpis, vytvorený pomocou občianskeho preukazu s čipom, je ekvivalentný vlastnoručnému podpisu, pričom o osvedčený podpis ide až po pridaní kvalifikovanej časovej pečiatky. To znamená, že má rovnakú právnu silu ako podpis overený u notára.

Výhody a Nevýhody Elektronického Podpisu

Výhody:

• Možnosť podpísať dokumenty online, bez nutnosti osobnej návštevy úradu.
• Potenciálna úspora nákladov (ak nepočítame náklady na obstaranie a aktiváciu občianskeho preukazu s čipom).
• Rýchlosť a pohodlie.

Nevýhody:

• Nutnosť disponovať občianskym preukazom s čipom a potrebným softvérom.
• Bezpečnostné riziká spojené s prezradením BOK či KEP PIN.
• Obmedzená platnosť elektronického podpisu na dokumente.
• Zložitejšie dokazovanie platnosti podpisu po uplynutí platnosti certifikátu.

Kedy Použiť Elektronický Podpis?

Elektronický podpis je vhodný pre komunikáciu s úradmi, podpisovanie zmlúv a iných dokumentov, kde je potrebná právna istota. Je dôležité dbať na bezpečnosť občianskeho preukazu a nikdy nikomu neprezrádzať svoj BOK či KEP PIN.

Prečítajte si tiež: Ceny notárskeho overenia podpisu

Notársky Poplatok za Overenie Podpisu

Overenie jedného podpisu u notára stojí 5,40 eur, vrátane DPH (4,39 eur bez DPH). Alternatívou je podpisovanie listín elektronicky s občianskym preukazom s čipom, čo je bezplatné.

Kedy je Potrebné Overenie Podpisu?

Overenie podpisu je potrebné na listinách, na ktorých to vyžaduje zákon alebo na ktorých o to dobrovoľne požiada osoba. Medzi najčastejšie prípady patria:

• Prevod nehnuteľností: Darovacia zmluva, kúpna zmluva.
• Zakladanie obchodných spoločností: Spoločenská zmluva, súhlas vlastníka nehnuteľnosti so zriadením sídla.
• Splnomocnenia: Splnomocnenie na právne úkony.
• Závet: Holografný alebo alografný závet.
• Dohody o vysporiadaní BSM: Dodatky k dohodám o vysporiadaní bezpodielového spoluvlastníctva manželov.

Overenie Podpisu na Matrike vs. u Notára

Osvedčenie pravosti podpisu vykonávajú notári, matričné úrady v obci či mestách alebo okresné úrady. Overenie jedného podpisu u notára stojí 5,40 eur, vrátane DPH (4,39 eur bez DPH), zatiaľ čo na matrike je poplatok 2 eurá. Ak sa má listina použiť v cudzine (napr. plná moc), overenie podpisu u oboch orgánov je rovnocenné.

Vyššie Overenie Verejných Listín (Apostille, Superlegalizácia)

Verejné listiny vydané slovenskými orgánmi, ktoré sa majú použiť pred orgánmi cudzieho štátu, môžu vyžadovať vyššie overenie (tzv. konzulárnu superlegalizáciu) alebo tzv. apostil. Vyššie overenie verejných listín vo vzťahu k Českej republike sa spravidla nevyžaduje.

Apostille

Apostille je osvedčenie o pravosti verejnej listiny vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín (ozn.č. 213/2002 Z.z.). Na Slovensku vydáva apostil krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti.

Superlegalizácia

Ak sa má slovenská verejná listina použiť v štáte, ktorý nie je zmluvnou stranou Dohovoru o apostille, je potrebné ju overiť konzulárnym odborom MZV a EZ SR a následne zastupiteľským úradom (veľvyslanectvom, resp. konzulátom) toho štátu, v ktorom sa listina má použiť.

tags: #notársky #overený #podpis #postup