Pohľadávka – Záloha voči Zamestnancovi a Jej Účtovanie

V slovenskom účtovníctve, v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z., sa problematika pohľadávok voči zamestnancom a poskytovania záloh zamestnancom riadi špecifickými pravidlami. Tento článok sa zameriava na účtovanie pohľadávok voči zamestnancom, predovšetkým záloh, v podvojnom a jednoduchom účtovníctve, s prihliadnutím na aktuálnu legislatívu a usmernenia.

Pohľadávky voči zamestnancom: Všeobecný prehľad

Pohľadávka v podstate znamená právo alebo nárok osoby (fyzickej alebo právnickej) požadovať od inej osoby plnenie z istého záväzku. Pre zaúčtovanie pohľadávok využívame účtovú skupinu 3 - Zúčtovacie vzťahy. Pohľadávky sa oceňujú menovitou hodnotou, čo je hodnota, akú mali ku dňu svojho vzniku. Aj keď dlhodobé aj krátkodobé pohľadávky účtovne evidujeme v jednej účtovnej skupine, v praxi je vhodné rozlišovať ich pomocou analytických účtov. V súvahe sa totiž pohľadávky dlhodobé a krátkodobé evidujú v iných oddieloch.

Na účte 335 - Pohľadávky voči zamestnancom sa účtujú pohľadávky zamestnávateľa voči zamestnancom, t. j. zo mzdy zamestnancov platené, resp. zrážané. Na tomto účte sa evidujú rôzne pohľadávky voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi.

Špecifiká účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom

Na účte 335 - Pohľadávky voči zamestnancom, sa účtujú rôzne pohľadávky voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi. V prípade, ak podľa internej smernice zamestnanec používa platobnú kartu vydanú k účtu zamestnávateľa, každá platba vykonaná zamestnancom sa až do predloženia vyúčtovania (účtovného dokladu) považuje za preddavok na vyúčtovanie.

Zálohy poskytované zamestnancom

Zálohy zamestnancom predstavujú finančné prostriedky poskytnuté zamestnancovi pred reálnym vznikom nároku na mzdu alebo inú platbu. Môžu sa týkať rôznych situácií, ako napríklad:

Prečítajte si tiež: Ako prihlásiť podmienenú pohľadávku do konkurzu?

• Zálohy na mzdu: Poskytujú sa zamestnancom pred výplatným termínom.
• Zálohy na cestovné náhrady: Umožňujú zamestnancom pokryť náklady spojené s pracovnou cestou.
• Zálohy na nákup materiálu alebo služieb: Zamestnanec dostane prostriedky na zabezpečenie potrebných vecí pre firmu.

Účtovanie záloh voči zamestnancom v podvojnom účtovníctve

V sústave podvojného účtovníctva, ktorá je upravená opatrením Ministerstva financií SR č. 431/2002 Z. z., sa účtovanie záloh voči zamestnancom realizuje nasledovne:

1. Poskytnutie zálohy: Pri poskytnutí zálohy sa účtuje na ťarchu účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom a v prospech účtu 211 - Pokladnica alebo 221 - Bankové účty.

   • MD 335 - Pohľadávky voči zamestnancom
   • D 211 - Pokladnica / 221 - Bankové účty

2. Vyúčtovanie zálohy: Po vyúčtovaní zálohy zamestnancom (napr. po predložení cestovného príkazu alebo faktúry) sa účtuje zníženie pohľadávky voči zamestnancovi a zároveň sa zaúčtujú príslušné náklady alebo majetok.

   • MD 5XX - Náklady (napr. cestovné, materiál)
   • MD 1XX - Majetok (napr. zakúpený materiál)
   • D 335 - Pohľadávky voči zamestnancom

Príklad účtovania zálohy na cestovné náhrady:

Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi zálohu na cestovné náhrady vo výške 200 EUR. Po návrate z pracovnej cesty zamestnanec predložil vyúčtovanie, podľa ktorého boli celkové náklady na cestu 250 EUR.

1. Poskytnutie zálohy:

   Prečítajte si tiež: Zabezpečenie pohľadávky v nižšej sume

   • MD 335 - Pohľadávky voči zamestnancom 200 EUR
   • D 211 - Pokladnica 200 EUR

2. Vyúčtovanie cestovných náhrad:

   • MD 512 - Cestovné 250 EUR
   • D 335 - Pohľadávky voči zamestnancom 200 EUR
   • D 211 - Pokladnica 50 EUR (doplatenie rozdielu zamestnancovi)

Účtovanie finančného príspevku na stravovanie v podvojnom účtovníctve

Postupy účtovania špecificky neupravujú účtovanie finančného príspevku v sústave podvojného účtovníctva. Finančné riaditeľstvo SR však vydalo v novembri 2023 usmernenie k účtovaniu účtovných prípadov súvisiacich so zabezpečením stravovania zamestnancov, aby zabezpečili jednotný postup pri účtovaní. V súlade so Zákonníkom práce musí byť finančný príspevok poskytnutý zamestnancovi vopred (zvyčajne na celý kalendárny mesiac). Zamestnávateľ účtuje o poskytnutí finančného príspevku na ťarchu účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom.

Po skončení mesiaca zamestnávateľ určí skutočný nárok zamestnanca na stravovanie a vykoná vyúčtovanie pohľadávky evidovanej na účte 335. Súvzťažne s pohľadávkou na strane D účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom bude zamestnávateľ účtovať na strane MD:

• 527.100 - Zákonné sociálne náklady podľa Zákonníka práce,
• 527.200 - Zákonné sociálne náklady nad rámec Zákonníka práce, ktoré sú daňovým výdavkom podľa zákona o dani z príjmov,
• 528 - Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ poskytuje príspevok na stravné nad rámec Zákonníka práce a tento príspevok nie je daňovo uznaný podľa zákona o dani z príjmov,
• 472 - Záväzky zo sociálneho fondu, ak zamestnávateľ prispieva na stravovanie zo sociálneho fondu.

Analytické rozlíšenie výsledkových účtov 527 je individuálne a môže sa líšiť podľa účtového rozvrhu a potrieb konkrétnej účtovnej jednotky (zamestnávateľa).

Ak zamestnávateľ na začiatku mesiaca poskytne zamestnancovi príspevok na stravovanie v plnej výške podľa počtu pracovných dní v danom mesiaci, a zamestnancovi nevznikne nárok na finančný príspevok za určité dni, napr. z dôvodu dovolenky, je nutné tento rozdiel vyrovnať. Tento rozdiel sa môže vysporiadať zrážkou zo mzdy zamestnanca alebo v jednom z nasledujúcich mesiacov poskytnutím nižšieho finančného príspevku.

Prečítajte si tiež: Dlžník a postúpenie pohľadávky

Príklad na vysporiadanie rozdielu zrážkou zo mzdy zamestnanca

Zamestnávateľ poskytuje svojim zamestnancom finančný príspevok na stravovanie nasledovne:

• príspevok zamestnávateľa v rozsahu Zákonníka práce: 3,22 eur,
• príspevok zamestnávateľa podľa kolektívnej zmluvy: 1,00 eur,
• príspevok zo sociálneho fondu: 0,50 eur.

Celkovo teda prispieva na jeden odpracovaný deň sumou 4,72 eur.

Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi finančný príspevok na mesiac október vopred na plný počet pracovných dní - 23 dní. Zamestnanec predložil dochádzku, na základe ktorej sa zistilo, že v októbri čerpal 4 dni dovolenky. V mesiacoch november (20 pracovných dní) a december (19 pracovných dní) mu vznikol nárok za všetky pracovné dni. V zmysle interného predpisu sa vzniknutý rozdiel medzi vopred poskytnutým finančným príspevkom a skutočným nárokom vysporiada zrážkou zo mzdy.

Príklad na vysporiadanie rozdielu znížením finančného príspevku v nasledujúcich mesiacoch

Zamestnávateľ poskytuje svojim zamestnancom finančný príspevok na stravovanie nasledovne:

• príspevok zamestnávateľa v rozsahu Zákonníka práce: 3,22 eur,
• príspevok zamestnávateľa podľa kolektívnej zmluvy: 1,00 eur,
• príspevok zo sociálneho fondu: 0,50 eur.

Celkovo teda prispieva na jeden odpracovaný deň sumou 4,72 eur.

Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi finančný príspevok na mesiac október vopred na plný počet pracovných dní - 23 dní. Zamestnanec predložil dochádzku, na základe ktorej sa zistilo, že v októbri čerpal 4 dni dovolenky. V mesiacoch november (20 pracovných dní) a december (19 pracovných dní) mu vznikol nárok za všetky pracovné dni. V zmysle interného predpisu sa vzniknutý rozdiel medzi vopred poskytnutým finančným príspevkom a skutočným nárokom vysporiada znížením finančného príspevku v nasledujúcich mesiacoch.

Účtovanie záloh voči zamestnancom v jednoduchom účtovníctve

V jednoduchom účtovníctve, ktoré je upravené opatrením Ministerstva financií SR č. 740/2002 Z. z., sa účtovanie záloh voči zamestnancom realizuje v peňažnom denníku.

1. Poskytnutie zálohy: Poskytnutie zálohy sa zaúčtuje ako výdavok ovplyvňujúci základ dane v členení "mzdy".
2. Vyúčtovanie zálohy: Po vyúčtovaní zálohy sa v peňažnom denníku zaúčtujú skutočné náklady alebo výdavky, na ktoré bola záloha poskytnutá. Ak je rozdiel medzi poskytnutou zálohou a skutočnými nákladmi, tento rozdiel sa zaúčtuje ako príjem alebo výdavok ovplyvňujúci základ dane.

Stravovanie zamestnancov a finančný príspevok na stravovanie

Zamestnávateľ má podľa Zákonníka práce povinnosť zabezpečiť zamestnancovi stravovanie, ak v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako 4 hodiny. Ak zamestnávateľ nezabezpečuje stravovanie pre zamestnancov vo vlastnom stravovacom zariadení alebo v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa, je povinný umožniť zamestnancom výber medzi:

• zabezpečením stravovania formou stravovacej poukážky (prostredníctvom osoby, ktorá má oprávnenie sprostredkovať stravovacie služby), alebo
• poskytnutím finančného príspevku na stravovanie.

Neplatí to v prípadoch, ak je zamestnávateľ podľa Zákonníka práce povinný poskytnúť finančný príspevok na stravovanie.

Kedy je zamestnávateľ povinný poskytnúť finančný príspevok na stravovanie

Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi finančný príspevok na stravovanie, ak:

• povinnosť zamestnávateľa zabezpečiť zamestnancom stravovanie vylučujú podmienky výkonu práce na pracovisku (napr. u zamestnancov, ktorí vykonávajú opravy elektrického vedenia v teréne),
• zamestnávateľ nemôže zabezpečiť stravovanie vo vlastnom zariadení, v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa alebo formou stravovacích poukážok (napr. ak ide o zamestnávateľa s malým počtom zamestnancov, pre ktorého je neekonomické zriadiť vlastnú jedáleň a zároveň je jeho prevádzka umiestnená v priemyselnej časti mesta bez prístupu k reštauráciám či obchodom),
• zamestnanec na základe lekárskeho potvrdenia od špecializovaného lekára zo zdravotných dôvodov nemôže využiť žiadny zo spôsobov stravovania zamestnancov zabezpečených zamestnávateľom (napr. zamestnanec predloží potvrdenie od gastroenterológa, že vzhľadom na závažnú potravinovú alergiu musí dodržiavať prísnu bezlepkovú diétu),
• ide o zamestnanca vykonávajúceho domácku prácu alebo teleprácu a zamestnávateľ mu nezabezpečí stravovanie vo vlastnom stravovacom zariadení alebo v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa, resp. ak by takto zabezpečené stravovanie bolo v rozpore s povahou vykonávanej domáckej práce alebo telepráce (napr. ak pre zamestnanca, ktorý vykonáva prácu formou home office, je neefektívne a nepraktické cestovať do kancelárie kvôli stravovaniu zabezpečenému zamestnávateľom vo vlastnej jedálni).

Pravidlá pre výber a poskytovanie finančného príspevku na stravovanie

Finančný príspevok na stravovanie je určitá hodnota, ktorú zamestnávateľ poskytne zamestnancom v peňažnej forme na pokrytie výdavkov na jedlo ako súčasť výplaty mzdy, samostatným prevodom na ich účet alebo v hotovosti. Ak nejde o prípady zamestnancov, ktorým zamestnávateľ musí poskytnúť finančný príspevok na stravovanie (predchádzajúca časť článku) a zamestnávateľ nezabezpečuje stravovanie vo vlastnom stravovacom zariadení alebo v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa, v zmluvne dohodnutom stravovacom zariadení, prípadne formou donáškovej služby, je povinný umožniť zamestnancom výber medzi poskytnutím gastrolístkov a poskytnutím finančného príspevku na stravovanie.

Zamestnanec sa pri výbere finančného príspevku na stravovanie zaväzuje, že svoj výber nezmení počas 12 mesiacov od dňa, ku ktorému sa výber viaže. Podrobnosti výberu a realizácie stravovania môže zamestnávateľ stanoviť vo vnútornom predpise, ktorým sa budú riadiť obidve strany. Kým zamestnanec neuskutoční svoj výber, zamestnávateľ zabezpečuje stravovanie formou stravovacej poukážky alebo poskytuje finančný príspevok na stravovanie.

Rovnaké nároky na stravné pre všetkých zamestnancov

Zamestnanci s finančným príspevkom na stravovanie nesmú byť zvýhodnení ani znevýhodnení v porovnaní s tými, ktorí dostávajú stravovacie poukážky. Ak niektorí zamestnanci dostávajú stravovacie poukážky v hodnote 5,85 eur, kde zamestnávateľ prispieva 4,00 eur, zo sociálneho fondu 1,00 eur a zamestnancovi zráža 0,85 eur, zamestnanci, ktorí si vyberú namiesto stravovacích poukážok finančný príspevok na stravovanie, musia dostať rovnakú sumu - príspevok od zamestnávateľa vo výške 4,00 eur a príspevok zo sociálneho fondu v sume 1,00 eur. Finančný príspevok na stravovanie sa teda musí poskytovať za rovnakých podmienok ako stravovacie poukážky - rovnaká suma a rovnaký termín výplaty. Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancom finančný príspevok namiesto stravovacích poukážok, musí sa vychádzať z hodnoty stravovacích poukážok, ktoré zamestnancom poskytoval alebo naďalej poskytuje tým zamestnancom, ktorí si finančný príspevok nevybrali.

Spätné poskytnutie finančného príspevku na stravovanie - zdaniteľný príjem zamestnanca

Podľa Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný poskytnúť finančný príspevok na stravovanie vopred, tzn. zamestnanec musí mať hodnotu finančného príspevku k dispozícii už počas prvého pracovného dňa. Tento postup zabezpečuje, že zamestnanec má potrebné prostriedky na kúpu stravy každý pracovný deň.

Finančná správa zastáva názor, že ak zamestnávateľ poskytne finančný príspevok na stravovanie za už uplynulé dni, resp. mesiac (spätne), ide o zdaniteľný príjem zamestnanca. Nie je totiž naplnená povinnosť zabezpečenia stravovania pre zamestnancov vyplývajúca zo Zákonníka práce, a preto túto časť finančného príspevku zamestnávateľ nemôže oslobodiť od dane podľa § 5 ods. 7 písm. b) zákona o dani z príjmov. Zamestnanec a zamestnávateľ sú povinní z hodnoty neskoro poskytnutého finančného príspevku zaplatiť daň a odvody ako z bežnej mzdy.

Výška finančného príspevku na stravovanie

Výška finančného príspevku na stravovanie je stanovená v závislosti od toho, či zamestnávateľ prispieva na stravovanie aj iným zamestnancom:

• suma finančného príspevku na stravovanie predstavuje sumu, ktorou zamestnávateľ prispieva na stravovanie iným zamestnancom, najmenej však 55 % minimálnej hodnoty stravovacej poukážky,
• ak zamestnávateľ neprispieva na stravovanie formou teplého hlavného jedla alebo stravovacích poukážok iným zamestnancom, finančný príspevok na stravovanie je v sume najmenej 55 % minimálnej hodnoty stravovacej poukážky, najviac však 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín podľa zákona o cestovných náhradách.

Zamestnávateľ môže prispieť aj príspevkom zo sociálneho fondu, pričom maximálna výška príspevku nie je určená. Ak je finančný príspevok na stravovanie poskytnutý v súlade so Zákonníkom práce, ide o príjem oslobodený od dane, ktorý nevchádza do vymeriavacieho základu pre zdravotné a sociálne poistenie.

Účtovanie finančného príspevku na stravovanie v jednoduchom účtovníctve

Účtovanie finančného príspevku na stravovanie špecificky neupravujú ani postupy účtovania v sústave jednoduchého účtovníctva. Vzhľadom na to, že finančný príspevok je podľa zákona o dani z príjmov daňovým výdavkom zamestnávateľa, účtuje sa v peňažnom denníku ako výdavok ovplyvňujúci základ dane v členení ostatné výdavky. Ak zamestnávateľ prispieva na stravu aj zo sociálneho fondu, účtuje o tomto príspevku v peňažnom denníku ako o výdavku neovplyvňujúcom základ dane. Je to z toho dôvodu, že výdavkom ovplyvňujúcim základ dane je už samotná tvorba sociálneho fondu. Tvorba sociálneho fondu a jeho čerpanie sa zároveň prejaví aj v knihe sociálneho fondu.

Ďalšie záväzky a pohľadávky voči zamestnancom

Okrem záloh na mzdu a cestovné náhrady, existujú aj ďalšie situácie, kedy vznikajú záväzky a pohľadávky medzi zamestnávateľom a zamestnancom.

Záväzky voči zamestnancom

Na účte 331 - Zamestnanci sa účtujú Záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom, okrem záväzkov voči spoločníkom zo závislej činnosti.

Na účte 333 - Ostatné záväzky voči zamestnancom sa účtujú ostatné záväzky voči zamestnancom, t. j. paušálne náhrady napr.

• záväzky voči Sociálnej poisťovni vo výške poistného na nemocenské poistenie, starobné poistenie, invalidné poistenie, úrazové poistenie, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a poistné do rezervného fondu solidarity, v členení na poistné za zamestnanca a za zamestnávateľa, vypočítaného v zmysle § 128 až § 139 zákona č. 461/2003 Z. z.,
• záväzky voči príslušným zdravotným poisťovniam v členení na preddavky na poistné za zamestnanca a za zamestnávateľa vypočítané v zmysle § 12 až § 16 zákona č. 580/2004 Z. z.,
• záväzky voči príslušným zdravotným poisťovniam v členení na poistné za zamestnanca a za zamestnávateľa vyplývajúce z ročného zúčtovania zdravotného poistenia vykonaného v zmysle § 19 zákona č. 580/2004 Z. z.

Dane a pohľadávky voči zamestnancom

Daň z príjmov, ktorú zamestnávateľ, ako platiteľ dane z príjmov, vyberá alebo zráža zamestnancom, ako daňovníkom dane z príjmov, a odvádza daňovému úradu, sa účtuje na účte 342 - Ostatné priame dane.

• v priebehu roka preddavky na daň z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti vypočítané v zmysle § 35 až § 37 zákona č. 595/2003 Z. z.,
• daňový bonus uplatnený zamestnancami v zmysle § 33 zákona č. 595/2003 Z. z.,
• vyúčtovanie dane na základe ročného zúčtovania dane zo závislej činnosti vykonaného v zmysle § 38 zákona č. 595/2003 Z. z.,
• daň z príjmov vyberaná zrážkou, tzv. zrážková daň v zmysle § 43 ods. 3 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, napr. pri príjme zamestnanca, ktorého úhrnná výška nepresiahne za kalendárny mesiac sumu 5 tisíc Sk a zamestnanec neuplatňuje nezdaniteľné časti základu a daňový bonus [§ 43 ods. 3 písm.

Mzdové a sociálne náklady

• 521 - Mzdové náklady - účtuje sa tu mzda a náhrady mzdy, t. j.
• 528 - Ostatné sociálne náklady - účtujú sa tu plnenia nad rámec zákona a mzdových predpisov - náklady, ktoré z pohľadu zákona o dani z príjmov nie sú daňovými výdavkami, t. j. dobrovoľné príspevky zamestnávateľa, napr. príspevok na rekreáciu, liečenie a pod., ak nie sú uhrádzané zo sociálneho fondu, s účinnosťou od 1.

Ostatné pohľadávky z obchodných vzťahov

Na účte 315 evidujeme ostatné pohľadávky z obchodných vzťahov, napríklad nárok na vysporiadanie reklamácie, pohľadávky voči prevádzkovateľom platobných terminálov, čiastky určené k prefakturácii nákladov za služby, energie atď.

Čistá hodnota zákazky

Čistá hodnota zákazky sa ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, účtuje rozdiel medzi požadovanými sumami za vykonanú prácu na zákazkovej výrobe a hodnotou zákazkovej výroby podľa metódy stupňa dokončenia alebo podľa metódy nulového zisku podľa osobitného predpisu so súvzťažným zápisom na účet 606 - Výnosy zo zákazky. V prospech účtu 316 - Čistá hodnota zákazky sa účtuje rezerva na predpokladanú stratu zo zákazkovej výroby so súvzťažným zápisom na ťarchu osobitne vytvoreného analytického účtu k účtu 548 - Ostatné náklady na hospodársku činnosť. Zrušenie rezervy na stratu zo zákazkovej výroby podľa § 30 ods. 14 sa účtuje na ťarchu účtu 316 - Čistá hodnota zákazky so súvzťažným zápisom v prospech osobitne vytvoreného analytického účtu k účtu 548 - Ostatné náklady na hospodársku činnosť. Tento účet môže byť aktívny aj pasívny.

tags: #pohľadávka #záloha #voči #zamestnancovi #účtovanie