Používanie registračnej pokladnice ZŤP: Komplexný prehľad

Povinnosť evidovať tržby v elektronickej registračnej pokladnici (ERP) alebo systéme e-kasa je pre podnikateľov na Slovensku zakotvená v zákone č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. Táto povinnosť sa týka evidencie tržieb prijatých v hotovosti, ako aj stravovacími a inými poukážkami, a dokonca aj inkasa faktúr v hotovosti.

Základné definície a pojmy

Pre lepšie pochopenie problematiky je dôležité definovať niektoré kľúčové pojmy, ktoré zákon o ERP používa:

• Pokladničný program: Program on-line registračnej pokladnice, ktorý zabezpečuje splnenie požiadaviek definovaných zákonom.
• Služba: Služba označená v Štatistickej klasifikácii ekonomických činností uvedená v prílohe č. 1 zákona.
• Ochranný znak: Znak, ktorý obsahuje písmená „M“ a „F“, ktorého vzor je uvedený v prílohe č. 2 zákona.
• Kontrolný záznam: Kópia číselných údajov z pokladničných dokladov a dokladov uložená v elektronickej podobe s definovanou štruktúrou spracovateľnou počítačom a kópia pokladničných dokladov.
• Kniha elektronickej registračnej pokladnice: Kniha so vzostupne číslovanými stranami, ktorá je nerozoberateľná a musí byť umiestnená na predajnom mieste spolu s elektronickou registračnou pokladnicou; vzor knihy je uvedený v prílohe č. 3 zákona.

Povinnosti podnikateľa pri používaní ERP/e-Kasa

Podnikateľ je povinný evidovať tržbu v elektronickej registračnej pokladnici alebo v systéme e-kasa prostredníctvom pokladnice e-kasa klient bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Táto povinnosť sa nevzťahuje na podnikateľa, ktorý je v likvidácii alebo na ktorého bol vyhlásený konkurz, okrem prípadu, keď podnikateľ pokračuje v prevádzkovaní podniku po vyhlásení konkurzu.

Ak podnikateľ vloží do elektronickej registračnej pokladnice hotovosť okrem prijatej tržby, je povinný ju bez zbytočného odkladu po jej vložení zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici, pričom vyhotoví doklad označený slovom „VKLAD“. Podobne, ak podnikateľ vloží do pokladnice e-kasa klient hotovosť okrem prijatej tržby alebo vyberie z nej hotovosť, je povinný ich bez zbytočného odkladu po ich vložení alebo vybratí zaevidovať v systéme e-kasa. Ak podnikateľ nemôže z dôvodu prekročenia hraničnej doby odozvy zaevidovať doklady označené slovom „VKLAD“ alebo „VÝBER“ v systéme e-kasa, je povinný uložiť dátovú správu v on-line registračnej pokladnici.

Podnikateľ je povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient na všetkých predajných miestach. Elektronická registračná pokladnica musí byť umiestnená na predajnom mieste tak, aby údaje na zobrazovacom zariadení pre zákazníka boli zákazníkovi čitateľné. Na predajnom mieste nesmie byť umiestnená elektronická registračná pokladnica, ktorá nespĺňa požiadavky podľa zákona.

Prečítajte si tiež: Argumenty pre a proti zákazu mobilov

Podnikateľ, ktorý používa na evidenciu tržby pokladnicu e-kasa klient, je povinný evidovať doklad označený slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ v systéme e-kasa. Ak podnikateľ nemôže z dôvodu prekročenia hraničnej doby odozvy zaevidovať doklad označený slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ v systéme e-kasa, je povinný uložiť dátovú správu v on-line registračnej pokladnici.

Výnimky z povinnosti používať ERP/e-Kasa

Zákon o ERP stanovuje aj výnimky z povinnosti evidovať tržby prostredníctvom ERP alebo e-kasy. Medzi najdôležitejšie patria:

• Podnikatelia s ťažkým zdravotným postihnutím (ZŤP): Fyzická osoba s ťažkým zdravotným postihnutím nie je povinná používať ERP/e-kasa, ak tržbu prijíma osobne. Táto výnimka sa však nevzťahuje na prípady, keď za podnikateľa s ZŤP prijíma tržbu zamestnanec, ktorý nie je osobou s ZŤP.
• Predaj tovaru prostredníctvom dobierky: Ak kupujúci zaplatí za tovar pri prevzatí zásielky na pošte alebo od kuriérskej spoločnosti, nie je naplnená podmienka úhrady priamo predávajúcemu, a preto nevzniká povinnosť evidencie tržby v e-kase.
• Predaj prostredníctvom predajných automatov: Ak podnikateľ poskytuje služby prostredníctvom parkovacích automatov (bez obsluhy), nie je povinný evidovať tržby v pokladnici e-kasa klient.
• Niektoré služby: Ak podnikateľ neposkytuje službu, ktorá je uvedená v prílohe č. 1 zákona o ERP, nevzniká mu povinnosť používať eKasu. Príkladom je prenájom nehnuteľností, ak nie je uvedený v prílohe č. 1.
• Predaj vlastnoručne vyrobeného tovaru autorom: Ak fyzická osoba, ktorá nemá oprávnenie na podnikanie, predáva vlastnoručne vyrobený tovar na základe autorského zákona, nevzniká jej povinnosť evidovať prijaté tržby v hotovosti v pokladnici e-kasa klient.
• Predaj v zahraničí: Ak slovenský podnikateľ prijme platbu v hotovosti z predaja tovaru v zahraničí, nie je povinný prijatú hotovosť zaevidovať v pokladnici e-kasa klient, nakoľko platba nie je prijatá na území SR.

Ak sa na podnikateľa nevzťahuje povinnosť evidovať tržbu podľa § 3 ods. 2 zákona o ERP, je povinný na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je podľa tohto zákona povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient tak, aby toto oznámenie bolo pre kupujúceho jednoznačné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné.

Špecifické aspekty používania ERP/e-Kasa pre osoby ZŤP

Ako už bolo spomenuté, fyzická osoba s ťažkým zdravotným postihnutím (ZŤP) má výnimku z povinnosti používať ERP/e-kasa, ak tržbu prijíma osobne. Na preukázanie tejto skutočnosti postačuje preukaz ŤZP alebo úradne osvedčená fotokópia, ktorými sa preukáže na predajnom mieste.

Zároveň má takýto podnikateľ povinnosť na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je povinný na účely zákona o ERP používať pokladnicu e-kasa klient.

Prečítajte si tiež: Preukaz pre seniorov na železnici: Kompletný návod

Je dôležité zdôrazniť, že zamestnávateľ (FO), ktorý nie je držiteľom preukazu ŤZP, avšak jeho zamestnanci sú držiteľmi preukazu ŤZP, túto výnimku podnikateľ nemôže uplatniť.

Technické požiadavky na elektronickú registračnú pokladnicu

Elektronická registračná pokladnica musí spĺňať určité technické požiadavky stanovené zákonom. Okrem iného musí zabezpečovať:

• Nezmazateľné uloženie údajov o tržbách vo fiskálnej pamäti.
• Vytlačenie pokladničného dokladu s predpísanými údajmi.
• Vytlačenie ochranného znaku len na pokladničnom doklade a páske dennej uzávierky, a to až po vytlačení iných údajov.
• Uloženie dátovej správy pri prekročení hraničnej doby odozvy alebo pri postupe podľa § 3a ods. 3 v chránenom dátovom úložisku a jej dodatočné zaevidovanie v systéme e-kasa.
• Zhodu údajov podľa § 8 ods. 1 písm. q) zákona o ERP.

Certifikácia pokladničného programu a chráneného dátového úložiska

Konanie o certifikácii pokladničného programu a chráneného dátového úložiska začína na základe žiadosti výrobcu, dovozcu alebo distribútora dňom jej doručenia finančnému riaditeľstvu. Finančné riaditeľstvo je oprávnené vyzvať žiadateľa aj na predloženie ďalších dokladov a vecí, ktoré sú nevyhnutné na posúdenie splnenia požiadaviek na on-line registračnú pokladnicu.

Po posúdení predložených dokladov a vecí a overení splnenia požiadaviek finančné riaditeľstvo vydá rozhodnutie o certifikácii. Vo výroku rozhodnutia sa uvedie názov, verzia a jedinečný identifikátor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska. Proti tomuto rozhodnutiu nie je možné podať odvolanie.

Finančné riaditeľstvo vypracúva a zverejňuje na svojom webovom sídle zoznam certifikovaných pokladničných programov a chránených dátových úložísk, ktorý priebežne aktualizuje.

Prečítajte si tiež: Kľúčové postupy pre bezpečné pracovné prostredie

Servisná organizácia a povinná údržba

Elektronickú registračnú pokladnicu môže uvádzať do prevádzky len servisná organizácia. Servisná organizácia uvádza elektronickú registračnú pokladnicu do prevádzky zaznamenaním údajov.

Podnikateľ je povinný zabezpečiť vykonanie povinnej údržby elektronickej registračnej pokladnice servisnou organizáciou najneskôr do piatich rokov od uvedenia elektronickej registračnej pokladnice do prevádzky a následne najneskôr každých päť rokov od predchádzajúcej údržby. Povinnou údržbou sa preverí technický stav elektronickej registračnej pokladnice a neporušenosť plomb tak, aby bola zabezpečená správna funkčnosť elektronickej registračnej pokladnice.

Sankcie za porušenie povinností

Za porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o ERP môže daňový úrad uložiť podnikateľovi pokutu. Výška pokuty sa môže pohybovať od 330 eur do 3 300 eur. V závažných prípadoch môže daňový úrad dokonca navrhnúť zrušenie živnostenského oprávnenia k činnosti, pri ktorej došlo k porušeniu zákona.

Zmeny v legislatíve a dôležité termíny

Novela zákona o ERP priniesla niekoľko zmien, ktoré je potrebné sledovať. Niektoré ustanovenia nadobudli účinnosť od 1. 4. 2018, aj keď novela nadobudla účinnosť od 1. 1. Mnohí podnikatelia si pamätajú nemožnosť dodržania termínu 1. svoje povinnosti (t. j. 30. prostredníctvom „starej“ elektronickej registračnej pokladnice).

tags: #pouzivanie #registracnej #pokladnice #ztp