Prokurista a Evidencia Nezamestnaných: Podmienky a Ochrana Osobných Údajov

Tento článok sa zameriava na prepojenie problematiky prokuristov a evidencie nezamestnaných, pričom osobitný dôraz kladie na podmienky a ochranu osobných údajov v tejto oblasti. Vzhľadom na komplexnosť legislatívy a citlivosť osobných informácií je nevyhnutné, aby zamestnávatelia, prokuristi a uchádzači o zamestnanie dôkladne poznali svoje práva a povinnosti.

Ochrana Osobných Údajov Zamestnancov a Uchádzačov o Zamestnanie

Ochrana osobných údajov je kľúčovou témou, ktorá sa týka každého zamestnanca a uchádzača o zamestnanie. Je povinnosťou prevádzkovateľov - zamestnávateľov, aby dodržiavali zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) pri spracúvaní údajov svojich zamestnancov, uchádzačov o zamestnanie, osôb blízkych a bývalých zamestnancov. Prevádzkovateľ má informačný systém (IS), v ktorom spracúva osobné údaje dotknutých osôb.

Povinnosti Zamestnávateľov pri Spracúvaní Osobných Údajov

Prevádzkovatelia - zamestnávatelia, sú povinní dodržiavať zákon o ochrane osobných údajov. Informácia podľa § 15 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov sa týka každého zamestnanca.

Zákon o ochrane osobných údajov v § 15 ods. 6 uvádza: „Získavať osobné údaje nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov na nosič informácií možno len vtedy, ak s tým dotknutá osoba písomne súhlasí alebo ak to osobitný zákon výslovne umožňuje bez súhlasu dotknutej osoby."

Podľa novely zákona o ochrane osobných údajov účinnej od 15. apríla 2014 sa pridáva do tohto ustanovenia: „a o získavanie osobných údajov na účely uzatvorenia pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu“.

Prečítajte si tiež: Jaroslav Fuchs a Pohotovosť

Z novely je zrejmé, že prevádzkovateľ v prípade informačného systému Personalistika a mzdy spracúva osobné údaje na základe osobitných zákonov bez súhlasu dotknutej osoby podľa § 10 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov, a teda môže získavať osobné údaje kopírovaním v prípade, ak mu to nejaký osobitný zákon umožňuje. Takým zákonom je zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, ktorý v ustanovení § 37 ods. 5 uvádza, že na účely preukazovania nároku podľa § 37 ods. 1 písm. d) zamestnávateľ, správca dane a ministerstvo sú na tieto účely oprávnení aj bez súhlasu dotknutej osoby získavať jej osobné údaje kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu spracúvania.

Z vyššie uvedeného vyplýva, že zamestnávateľ, ako aj správca dane je oprávnený na účely ustanovené v § 37 ods. 5 zákona č. 595/2003 Z. z. kopírovať úradné doklady v nevyhnutnom rozsahu, napr. sobášny list, rodný list.

Evidencia Informačného Systému Personalistika a Mzdy

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (ďalej len „úrad“) na svojej webovej stránke upozorňuje: „Informačný systém osobných údajov Mzdy a personalistika nepodlieha oznamovacej povinnosti na základe § 34 ods. 2 písm. d) zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov; je potrebné o ňom viesť iba evidenciu (evidenčný list) podľa § 43 ods. 1 zákona č. 122/2013 Z. z.

Základné Informácie o IS Personalistika a Mzdy

• Názov informačného systému: Názov informačného systému nie je zákonom stanovený. Je na prevádzkovateľovi, ako si ho pomenuje, napr. IS Ľudské zdroje, IS PAM, IS Personálna a mzdová agenda.
• Prevádzkovateľ: Prevádzkovateľ zapísaný v obchodnom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa obchodné meno, pod ktorým je zapísaný v obchodnom registri (súčasťou obchodného mena právnickej osoby je aj dodatok označujúci jej právnu formu, napr. Lita, a. s.). Prevádzkovateľ zapísaný v živnostenskom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa obchodné meno, pod ktorým je zapísaný v živnostenskom registri. Prevádzkovateľ zapísaný v inom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa názov, pod ktorým je zapísaný v tomto registri.
• Osoby oprávnené konať v mene spoločnosti: Ak v mene spoločnosti konajú dvaja konatelia spoločne alebo prokurista koná za spoločnosť vždy spoločne s konateľom, prevádzkovateľ uvedie obe osoby oprávnené konať v mene spoločnosti spoločne.
• Zástupca prevádzkovateľa: Zástupcom prevádzkovateľa je každý, kto na území Slovenskej republiky zastupuje prevádzkovateľa so sídlom, organizačnou zložkou, prevádzkarňou alebo trvalým pobytom v tretej krajine.
• Účel spracúvania osobných údajov: Účel je jednoznačne vymedzený alebo zákonom ustanovený zámer (dôvod) spracúvania osobných údajov, ktorý sa viaže na určitú činnosť. Platí, že jeden informačný systém = jeden účel spracúvania osobných údajov. Príkladom je plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov.
• Právny základ: Právny základ je niečo, čo prevádzkovateľa oprávňuje spracúvať osobné údaje. V prípade personálnej a mzdovej agendy ide o osobitné zákony podľa § 10 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov. Každý prevádzkovateľ sám za seba uvedie svoje osobitné zákony, napr. zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon č. 317/2009 Z. z., zákon č. 400/2009 Z. z., č. 552/2003 Z. z., č. 553/2003 Z. z., č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z., zákon č. 461/2003 Z. z., zákon č. 595/2003 Z. z., zákon č. 43/2004 Z. z., zákon č. 650/2004 Z. z., zákon č. 5/2004 Z. z., zákon č. 462/2003 Z. z., zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb., zákon č. 215/2004 Z. z., zákon č. 355/2007 Z. z., zákon č. 124/2006 Z. z., zákon č. 570/2005 Z. z.
• Dotknuté osoby: Dotknutými osobami sú fyzické osoby, ktorých osobné údaje sú spracúvané v informačnom systéme osobných údajov; dotknutou osobou nie sú právnické osoby (napr. družstvá, obce, obchodné spoločnosti - s. r. o., a. s, k. s, v. o. s) a ani fyzické osoby - podnikatelia (živnostníci). Príkladmi sú uchádzači o zamestnanie, zamestnanci úradu, manželia alebo manželky zamestnancov úradu, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci úradu.
• Zoznam osobných údajov: Zoznam osobných údajov alebo rozsah osobných údajov podľa § 10 ods. 4 prvej vety: všetky osobné údaje dotknutých osôb, ktoré sú v informačnom systéme osobných údajov spracúvané (napr. meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul). Osobnými údajmi nie sú identifikačné údaje o právnických osobách ani fyzických osobách -podnikateľoch (napr. IČO, DIČ).
• Bezpečnostný projekt: Vzhľadom na to, že v informačnom systéme Personalistika a mzdy sa spracúva osobitná kategória osobných údajov podľa § 13 citovaného zákona a informačný systém je prepojený s verejne prístupnou počítačovou sieťou (potreba zasielania podkladov do Sociálnej poisťovne alebo do zdravotných poisťovní), je potrebné mať vypracovaný bezpečnostný projekt informačného systému osobných údajov.

Poskytovanie Osobných Údajov Tretím Stranám

Treťou stranou je každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľom poskytujúcim osobné údaje, jeho zástupcom, sprostredkovateľom alebo oprávnenou osobou. V tomto bode sa uvádza iný prevádzkovateľ (t. j. ten, kto spracúva osobné údaje vo vlastnom mene), ktorému osobné údaje poskytujete z informačného systému na ďalšie spracovanie. Tretie strany (prípadne okruh tretích strán): zákon č. 461/2003 Z. z., zákon č. 43/2004 Z. z., zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z., zákon č. 595/2003 Z. z., zákon č. 650/2004 Z. z., zákon č. 461/2003 Z. z., zákon č. 43/2004 Z. z.

Uvádza sa iný prevádzkovateľ, ktorému sa osobné údaje z informačného systému sprístupňujú (napr. dajú na nahliadnutie), ten ich však už ďalej nespracúva vo svojom informačnom systéme. Úrad a prevádzkovateľ podľa § 3 ods. 1 písm. g) zákona sa nepovažujú za príjemcov. Príkladom sú orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. zákon č. 311/2001 Z. z., zákon č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z. z., zákon č. 355/2007 Z. z., zákon č. 124/2006 Z. z., zákon č. 311/2001 Z. z., zákon č. 5/2004 Z. z., zákon č. 453/2003 Z. z., zákon č. 99/1963 Zb., zákon č. 301/2005 Z. z., zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov). Vernostné programy a marketing - osobné údaje sa spravidla nesprístupňujú.

Prečítajte si tiež: Obchodný register a vymazanie prokuristu

Zverejňovanie Osobných Údajov

Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený sprístupniť alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné, služobné alebo funkčné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo alebo elektronickú poštu na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Sprístupnenie alebo zverejnenie osobných údajov nemôže narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby. (§ 12 ods. 3 zákona č. 122/2013 Z. z.)

Cezhraničný Prenos Osobných Údajov

Treťou krajinou je krajina, ktorá nie je členským štátom Európskej únie alebo zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore.

Ochrana Osobných Údajov - Poučenie Oprávnených Osôb

Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje len prostredníctvom osôb, ktoré majú postavenie oprávnených osôb. Oprávnenou osobou je každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovnoprávneho vzťahu, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru, členského vzťahu, na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania, alebo v rámci výkonu verejnej funkcie a ktorá spracúva osobné údaje v rozsahu a spôsobom určeným v poučení podľa § 21 citovaného zákona. Napríklad v informačnom systéme Personalistika a mzdy: personalistka, mzdárka, štatutár, asistentka, vedúci oddelení, majstri (dochádzka, OČR, dovolenka, priepustky a podobne). Je dôležité vedieť, čo sa rozumie pod pojmom spracúvanie, pretože podľa toho si prevádzkovateľ vie povedať, kto je jeho oprávnená osoba.

Poučenie oprávnených osôb od účinnosti nového zákona o ochrane osobných údajov, t. j. od 1. júla 2013, má tieto zákonom stanovené náležitosti uvedené v § 21 ods. d) prevádzkovateľ je oprávnenú osobu povinný poučiť o právach a povinnostiach ustanovených týmto zákonom a o zodpovednosti za ich porušenie pred uskutočnením prvej operácie s osobnými údajmi.

Poučenie oprávnených osôb od 15. apríla 2014 nemusí mať takéto náležitosti, ale podľa novely zákona účinnej od tohto dátumu: „Prevádzkovateľ je povinný o poučení oprávnenej osoby vyhotoviť záznam, ktorý je povinný na požiadanie úradu hodnoverne preukázať“. Z uvedeného vyplýva, že poučenie by nemuselo mať písomnú podobu, ale mohlo by byť aj v automatizovanej podobe. Od 15. apríla 2014 úrad zverejní aj nový vzor poučenia, avšak tento vzor sa môže použiť iba na tých, ktorí od tohto dátumu sa stali oprávnenými osobami alebo sa im zmenila pracovná náplň. Súčasťou poučenia oprávnených osôb môže byť aj poučenie o mlčanlivosti.

Prečítajte si tiež: Podmienky a obmedzenia prokúry

Nový zákon o ochrane osobných údajov stanovuje, že oprávnená osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, s ktorými príde do styku; tie nesmie využiť ani pre osobnú potrebu a bez súhlasu prevádzkovateľa ich nesmie zverejniť a nikomu poskytnúť ani sprístupniť. Podľa § 22 ods. 3 zákona č. 122/2013 Z. z.

Sprostredkovateľ osobných údajov

Zákon o ochrane osobných údajov považuje za sprostredkovateľa každého, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, v rozsahu a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v písomnej zmluve.

Zmluva so sprostredkovateľom

Prevádzkovatelia vedením personálnej a mzdovej agendy poverujú externé firmy, ktoré spracúvajú osobné údaje v ich mene. Táto spolupráca sa uskutočňuje na základe zmluvy. Z pohľadu zákona o ochrane osobných údajov dochádza k zmluvnému vzťahu medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom (napr. na účely zabezpečenia vedenia personálnej a mzdovej agendy, ukladania, archivovania a likvidácie dokumentov, zabezpečenia pracovnej zdravotnej služby a za dohľad nad pracovným prostredím, zabezpečovania stravovania prostredníctvom stravných lístkov, zabezpečenia komplexných služieb na úseku BOZP).

Nie vždy ide o sprostredkovateľa, napríklad ak si v prípade zabezpečovania stravovania prostredníctvom stravných lístkov objednám stravné lístky a nič viac, tak nejde o sprostredkovateľa, ale ak si objednám stravné lístky a zašlem menný zoznam zamestnancov, aby mi ich externá firma rozdelila do balíčkov, tak už ide o sprostredkovateľa. Vždy je potrebné pri identifikácii, či ide o sprostredkovateľa alebo prevádzkovateľa (a teda tretiu stranu), si položiť otázku: V mene koho spracúva uvedený subjekt osobné údaje? V mene prevádzkovateľa?

Osobné údaje môže spracúvať iba prevádzkovateľ a sprostredkovateľ. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje len v rozsahu a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v písomnej zmluve. Ak bol sprostredkovateľ poverený spracúvaním osobných údajov, rozumie sa tým kontinuálny prechod spracúvania osobných údajov na sprostredkovateľa. Sprostredkovateľ vykonáva všetky úkony smerujúce na dosiahnutie účelu spracúvania v mene prevádzkovateľa.

V prípade, že sprostredkovateľ má osobné údaje z informačného systému poskytovať inému prevádzkovateľovi, je oprávnený tak učiniť, len ak mu to vyplýva z písomnej zmluvy. To platí aj na sprístupňovanie, zverejňovanie, likvidáciu, prípadne iné spracovateľské operácie s osobnými údajmi.

Práva a Zodpovednosť Dotknutej Osoby

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť len správne, úplné a aktuálne osobné údaje. Úrad uloží pokutu od 150 € do 3 000 € tomu, kto poskytne nepravdivé osobné údaje [§ 68 ods. 7 písm. a) zákona č. 122/2013 Z. z.].

Evidencia Nezamestnaných a Podmienky Poberania Dávky v Nezamestnanosti

Podnikanie a Poberanie Dávky v Nezamestnanosti

Je možné, aby sa tieto dva pojmy kryli? Môže spoločník, príp. konateľ s.r.o. poberať dávku v nezamestnanosti? Podmienky upravuje zákon č. 461/2003 Z. z. „zákon o sociálnom poistení“.

Spoločník s.r.o., prípadne konateľ s.r.o., sa môže dobrovoľne poistiť pre prípad nezamestnanosti. SZČO, spoločník a konateľ s.r.o. majú možnosť sa dobrovoľne poistiť pre prípad nezamestnanosti.

Pre vznik nároku na dávku v nezamestnanosti musí byť splnená podmienka doby trvania poistenia. Pokiaľ bolo poistné uhradené včas a nedoplatky na poistnom v nezamestnanosti úhrnne neprevyšujú 5 eur, jej vznikne nárok na dávku v nezamestnanosti.

Ak má uchádzač o zamestnanie nárok na dávku v nezamestnanosti, nemôže ako uchádzač o zamestnanie vykonávať činnosť SZČO. Ak by jej vznikol takýto nárok, nemôže ako uchádzač o zamestnanie vykonávať činnosť SZČO.

Všeobecné Podmienky Zaradenia do Evidencie Uchádzačov o Zamestnanie

Podmienky zaradenia do evidencie uchádzačov upravuje zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti. Pri posudzovaní nároku na dávku v nezamestnanosti je tak dôležité skúmať všeobecné podmienky, t. j. podmienky zaradenia do evidencie uchádzačov o zamestnanie, a následne aj podmienky od tohto momentu.

Príjem z Prenájmu a Evidencia Uchádzačov o Zamestnanie

Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny SR uviedlo, že príjem z prenájmu nehnuteľností (ktoré sú zdaňované podľa § 6 ods. 3 zákona o dani z príjmov, t. j. príjem z prenájmu) nie je prekážkou pre evidencie uchádzačov o zamestnanie.

Činnosť v Inom Štáte EÚ a Poberanie Dávky v Nezamestnanosti

Činnosť v členskom štáte EU alebo cudzine, resp. v inom štáte EÚ bude prekážkou poberania dávky v nezamestnanosti.

Možnosti Prerušenia Živnosti

Živnosti či výkon osobitných činností ale možno prerušiť resp. pozastaviť, aby uchádzač mohol počas poberania dávky vykonávať činnosť.

Strata Postavenia Zamestnanca a Nárok na Dávku v Nezamestnanosti

Ak zamestnanec stratí postavenie zamestnanca, má nárok na dávku v nezamestnanosti.

Dôchodkový Vek a Invalidný Dôchodok

Osoba nemôže byť zaradená do evidencie uchádzačov, ak poberá starobný dôchodok alebo predčasný starobný dôchodok, alebo jej bol priznaný invalidný dôchodok, ak dovŕšila dôchodkový vek.

tags: #prokurista #a #evidencia #nezamestnaných #podmienky