Zmena Sídla Spoločnosti: Kompletný Návod

Vaše podnikanie rastie a existujúce priestory už nevyhovujú? Majiteľ budovy nepredĺžil nájom alebo sa sťahujete do vlastných priestorov? Zmena sídla spoločnosti je bežný krok v živote firmy. Tento článok vás prevedie celým procesom zmeny adresy (sídla) spoločnosti, od získania súhlasu až po informovanie všetkých potrebných inštitúcií. Získate prehľad o potrebných dokumentoch, poplatkoch a časovom rámci, aby ste zvládli túto zmenu hladko a efektívne.

Prečo Zmeniť Sídlo Spoločnosti?

Zmena sídla firmy nastáva najčastejšie, keď sa firme darí - rastie a pôvodné priestory už nevyhovujú. Dôvodom môže byť aj zmena adresy konateľa/spoločníka, podnikateľská stratégia alebo potreba väčších priestorov. Bez ohľadu na dôvod, je dôležité vedieť, ako postupovať.

Krok za Krokom: Ako Zmeniť Sídlo Spoločnosti s.r.o.

Ak ste sa rozhodli zmeniť sídlo s. r. o., čaká vás nasledujúcich niekoľko krokov.

1. Súhlas so Zmenou Sídla Spoločnosti

Sídlo je povinnou náležitosťou spoločenskej zmluvy, preto je zmena sídla zároveň zmenou spoločenskej zmluvy. Na takúto zmenu sa vyžaduje súhlas všetkých spoločníkov spoločnosti. Výnimkou je situácia, ak by bolo v spoločenskej zmluve uvedené, že na takúto zmenu je oprávnené valné zhromaždenie (vtedy by sa vyžadoval súhlas aspoň dvojtretinovej väčšiny všetkých hlasov spoločníkov).

Na zmenu sídla spoločnosti, resp. spoločenskej zmluvy je potrebné vypracovať dokument, ktorý bude obsahovať jednoznačný súhlas spoločníkov so zmenou sídla spoločnosti, ktorý musia podpísať všetci spoločníci spoločnosti. Môže ním byť napríklad rozhodnutie spoločníkov o zmene spoločenskej zmluvy.

Prečítajte si tiež: Zmena sídla spoločnosti: dôležité aspekty

V prípade, že má spoločnosť jediného spoločníka, tak nehovoríme o spoločenskej zmluve, ale o zakladateľskej listine, ktorej povinnou náležitosťou je sídlo. Ak chce jediný spoločník zmeniť sídlo spoločnosti, tak musí na príslušnom dokumente vyjadriť svoj súhlas so zmenou sídla spoločnosti (resp. zakladateľskej listiny) a podpísať ho. Dokument, v ktorom sa rozhoduje o zmene sídla firmy je v prípade "jednoosobovej eseročky" rozhodnutie jediného spoločníka.

2. Získanie Vlastníckeho alebo Užívacieho Práva k Nehnuteľnosti

Aby ste mohli zmeniť sídlo obchodnej spoločnosti, tak musíte mať k novému sídlu vlastnícke právo alebo užívacie právo, ktoré užívanie nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla nevylučuje. Uvedené znamená, že nehnuteľnosť, kde budete mať nové sídlo, musíte vlastniť alebo ju mať prenajatú. V prípade nájomnej zmluvy táto zmluva nemôže zakazovať zriadenie sídla na tejto adrese.

V prípade, že nemáte vlastnú alebo prenajatú nehnuteľnosť, kde by ste chceli mať nové sídlo, tak je tu ešte jedna možnosť. Na zmenu sídla postačuje aj písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti s úradne osvedčeným podpisom (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov nehnuteľnosti s úradne osvedčenými podpismi) so zápisom nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla do obchodného registra. V prípade viacerých vlastníkov nehnuteľnosti musí súhlas udeliť nadpolovičná väčšina (ak nehnuteľnosť vlastnia dvaja majitelia s rovnakým podielom, súhlas musia udeliť obaja).

Ak už máte zvolené, kde bude nové sídlo spoločnosti, nasleduje oficiálne rozhodnutie príslušného orgánu spoločnosti.

Možnosti preukázania vzťahu k nehnuteľnosti:

• Vlastnícke právo: Ak samotná firma vlastní nehnuteľnosť, postačuje výpis z listu vlastníctva.
• Užívacie právo: Ak má firma prenajaté priestory, predkladá sa nájomná zmluva. Súhlas so zriadením sídla môže byť súčasťou nájomnej zmluvy alebo samostatný dokument.
• Súhlas vlastníka: Ak firma nevlastní ani nemá prenajaté priestory, potrebný je súhlas vlastníka nehnuteľnosti s úradne overeným podpisom.

3. Návrh na Zápis Zmeny v Obchodnom Registri

Po rozhodnutí o zmene sídla podajte ako konateľ spoločnosti návrh na zapísanie zmeny sídla do obchodného registra prostredníctvom formulára „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra“.

Prečítajte si tiež: Všetko o dodatkoch k nájomnej zmluve a príspevkoch na bývanie

K samotnému návrhu priložte:

• dokument potvrdzujúci rozhodnutie spoločníkov o zmene sídla spoločnosti (tým môže byť napríklad rozhodnutie spoločníkov o zmene spoločenskej zmluvy),
• aktuálna verzia zakladateľského dokumentu (spoločenskej zmluvy / zakladateľskej listiny),
• ak nehnuteľnosť nevlastní vaša firma, tak aj nájomnú zmluvu alebo súhlas vlastníka nehnuteľnosti alebo jej časti s úradne osvedčeným podpisom (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov nehnuteľnosti s úradne osvedčenými podpismi) so zápisom nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla do obchodného registra.

Návrh na zápis zmeny sídla s. r. o. sa uskutočňuje prostredníctvom portálu verejnej správy www.slovensko.sk, kde je potrebné použiť službu „Návrhy na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri“. Môžete ho vyplniť a nahrať doň potrebné prílohy. Nezabudnite doň vložiť aj vyplnený spomínaný formulár „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra“ dostupný na stránke Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky. Tento formulár potom spolu s ostatnými prílohami elektronicky podpíšte. Následne môžete podanie ako celok elektronicky odoslať.

Do elektronickej schránky vám po overení podpisov príde správa o platobných podmienkach s informáciou o výške poplatku 33 eur spolu s platobnými informáciami. Po tom, ako registrovému súdu bude doručená informácia o zaplatení súdneho poplatku, bude do dvoch pracovných dní vykonaný zápis zmeny sídla v obchodnom registri, s čím budete oboznámený.

Od roku 2020 je možné tento návrh podať výlučne elektronicky prostredníctvom portálu slovensko.sk. Po odoslaní návrhu vám do elektronickej schránky príde výzva na zaplatenie súdneho poplatku vo výške 50 €. Platba kartou je výhodnejšia, pretože návrh sa spracuje okamžite.

Zhrnutie dokumentov pre návrh na zápis:

• Rozhodnutie jediného spoločníka (jednoosobová sro) alebo Zápisnica z valného zhromaždenia (viacosobová sro)
• Dodatok k zakladateľskej listine alebo k spoločenskej zmluve / Nová zakladateľská listina alebo spoločenská zmluva (úplné znenie)
• Súhlas vlastníka nehnuteľnosti alebo nájomná zmluva

4. Zmena Sídla Firmy v Sociálnej Poisťovni a v Zdravotných Poisťovniach

Prepis sídla firmy vykonajte aj v Sociálnej poisťovni a príslušných zdravotných poisťovniach vašich zamestnancov do 8 dní od zmeny sídla. Zmenu sídla oznamujete Sociálnej poisťovni na formulári „Registračný list zamestnávateľa“ a zdravotným poisťovniam na formulári „Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného“. Sociálnej poisťovni formulár doručíte prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne, zdravotným poisťovniam písomne alebo elektronicky.

Prečítajte si tiež: Vzor dodatku k nájomnej zmluve

5. Zmena Sídla Firmy na Dopravnom Inšpektoráte

V prípade, že firma vlastní aj nejaké motorové vozidlá, je potrebné, aby zmenu sídla oznámila aj Polícii na dopravnom inšpektoráte. Dôvodom je potreba vydať nové osvedčenie o evidencii časť I a časť II a v prípade zmeny sídla do iného okresu aj potreba vydať nové tabuľky s evidenčným číslom. Lehota na oznámenie zmeny sídla dopravnému inšpektorátu je do 30 dní.

Zmenu sídla môžete dopravnému inšpektorátu oznámiť osobne alebo elektronicky (ak bolo vozidlu vydané osvedčenie o evidencii časť I po 31. máji 2010). Osobne je to možné oznámiť dopravnému inšpektorátu príslušnému podľa miesta nového sídla, avšak ak sa zmena sídla uskutočnila v rámci rovnakého okresu (nevydávajú sa nové tabuľky s evidenčným číslom), tak ju môžete oznámiť na ktoromkoľvek dopravnom inšpektoráte. Elektronicky sa zmena vykonáva prostredníctvom vyplnenia online formuláru na stránke elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Staré doklady a prípadne aj tabuľky s evidenčným číslom odovzdáte a nové si prevezmete na Polícii. Pri elektronickej žiadosti vrátenie starých a prevzatie nových dokladov a prípadne aj tabuliek s evidenčným číslom prebehne prostredníctvom poštového kuriéra.

6. Informovanie Ďalších Inštitúcií a Partnerov

Nezabudnite o zmene sídla s. r. o. tiež informovať vašich stálych dodávateľov, prípadne si sami zmeňte svoju fakturačnú a doručovaciu adresu v ich e-shopoch. Inak by sa vám mohlo stať, že ako vždy objednáte kancelárske potreby, ale balík vám príde na starú adresu.

Živnostenský úrad a daňový úrad o zmene sídla spoločnosti informovať nemusíte. Registrový súd je povinný týmto inštitúciám zmenu vášho sídla oznámiť namiesto vás. Zmenu sídla odporúčame aj pri zmluvách s operátormi, dodávateľských/odberateľských zmluvách a pod.

Dôležité Aspekty Zmeny Sídla

Sídlo a Miesto Podnikania

Je dôležité si uvedomiť, že miesto, kde reálne podnikáte (výrobné priestory, prevádzkareň, predajňa, kancelárske priestory) vôbec nemusia byť totožné s adresou sídla spoločnosti v obchodnom registri. Ako sídlo firmy do obchodného registra môžete zapísať akúkoľvek nehnuteľnosť, ktorá má pridelené súpisné a orientačné číslo.

Virtuálne Sídlo

Alternatívou k sídlu vo vlastnej alebo prenajatej nehnuteľnosti je virtuálne sídlo. Keď sa rozhodnete využiť služby virtuálneho sídla od profesionálnej spoločnosti, máte uvedenú ako adresu sídla firmy reprezentatívnu nehnuteľnosť na lukratívnej adrese - ideálne v Bratislave - máte teda oddelený osobný a profesionálny život. Zároveň ale so zmenou miesta predajne či kancelárie, výrobných priestorov nemusíte meniť sídlo firmy - to Vám zostáva stále to isté.

Poplatky a Overovanie Podpisov

Osvedčenie pravosti podpisov na vyhotovených listinách je postačujúce overiť na mestskom resp. obecnom úrade - matričný úrad (1,50 eur jeden podpis), notársky úrad (4 eur jeden podpis). V prípade, ak sa rozhodnete podať návrh na zmenu sídla spoločnosti elektronicky, tak sú poplatky polovičné (33 eur) a dokumenty stačí priložiť v jednom vyhotovení, čiže ušetríte aj na poplatkoch za overenie podpisu. Ohlásenie zmeny zapísaných údajov živnostenskému registru si vyžaduje správny poplatok 3 eur.

Lehota na Ohlásenie Zmeny

Každú zmenu treba ohlásiť do 30 dní od rozhodnutia/vykonanej zmeny. Zmenu sídla je potrebné oznámiť daňovému úradu v 30 dňovej lehote odo dňa zápisu zmien do obchodného registra. Nakoľko od 1.1.2018 musia všetky obchodné spoločnosti komunikovať s daňovým úradom len elektronicky je potrebné, aby ste túto zmenu ohlásili prostredníctvom všeobecného podania na register cez portál www.financnasprava.sk . Zároveň je potrebné správcovi dane poslať aj pôvodné osvedčenia o pridelení DIČ resp. IČ DPH. Správca dane Vám následne vydá nové osvedčenia o pridelenom DIČ resp. IČ DPH už s novou adresou sídla spoločnosti.

Zmena Sídla a Ďalšie Zmeny v OR

Keď už budete realizovať zápis zmeny do obchodného registra a absolvovať celý proces zápisu zmeny do obchodného registra, odporúčam zamyslieť sa, či sú všetky informácie o Vašej firme v obchodnom registri korektne zapísané. Súčasne so zmenou sídla firmy môžete jedným návrhom napríklad vykonať aj zmenu spoločníka, rozšíriť predmety podnikania, zmeniť obchodné meno, zmeniť/doplniť/vymazať konateľa, vysporiadať/zmeniť obchodné podiely spoločníkov. Prípadne, ak náhodou konateľ či spoločník zmenil trvalý pobyt a zabudli ste na zápis tejto zmeny do obchodného registra, je možné túto zmenu taktiež zapísať do obchodného registra.

tags: #dodatok #o #zmene #sídla #spoločnosti #vzor