Osvedčovacia Doložka ako Verejná Listina: Komplexný Prehľad

Úvod

Osvedčovacia doložka je neoddeliteľnou súčasťou notárskej činnosti a predstavuje verejnú listinu, ktorá potvrdzuje pravosť podpisu na určitej listine. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na osvedčovacie doložky, ich význam, proces vydávania a súvisiace právne aspekty.

Definícia a Význam Osvedčovacej Doložky

Osvedčenie pravosti podpisu notárom je úkon, s ktorým sa väčšina občanov stretne. V rámci notárskej činnosti patrí legalizácia k tradičným notárskym úkonom a radí sa k osvedčovaniu právne významných skutočností. Osvedčenie pravosti podpisu sa vyznačí na listine vo forme osvedčovacej doložky, ktorá je verejnou listinou.

Verejnou listinou sa vo všeobecnosti považuje akýkoľvek dokument, ktorý bol vydaný alebo overený verejnou autoritou. Môže ísť o rodný list, vysvedčenie o štátnej skúške alebo prekladateľskú doložku. Na Slovensku je verejnou listinou listina, na ktorej je odtlačok pečiatky slovenského orgánu, úradu alebo úradnej osoby a podpis úradnej osoby.

Právny Rámec

Notársky Poriadok

Základným právnym predpisom upravujúcim činnosť notárov je Notársky poriadok. Ten definuje osvedčovanie právne významných skutočností ako jednu z hlavných činností notára. V zmysle Notárskeho poriadku sa za verejnú listinu považuje aj osvedčovacia doložka, ktorou notár osvedčuje skutočnosti ako pravosť podpisu na listine alebo správnosť fotokópie listiny.

Zákon o Osvedčovaní Listín a Podpisov

Alternatívou notárskeho osvedčovania je osvedčovanie listín a podpisov na listinách obvodnými úradmi a obcami. Tento zákon upravuje osvedčovanie listín a podpisov na listinách obvodnými úradmi a obcami. Pri osvedčení podpisu obec nezodpovedá za obsah zmluvy.

Prečítajte si tiež: Všetko o osvedčovacích doložkách

Občiansky Zákonník

Ustanovenie § 40 ods. 3 Občianskeho zákonníka sa pre platnosť právneho úkonu vyžaduje podpis konajúcej osoby. Pri písomných právnych úkonov v zmysle hmotného práva nie je dôležité, kto listinu napísal, a to ani v prípade, kde zákon predpisuje písomnú formu určitého právneho úkonu (výnimkou sú úkony, pre ktoré zákon vyžaduje obligatórnu formu notárskej zápisnice).

Kancelársky Poriadok pre Notárov

V zmysle prílohy 3 Kancelárskeho poriadku pre notárov, náležitosťou osvedčovacej knihy (vedenej v elektronickej podobe) je aj druh (názov) listiny, na ktorej sa osvedčuje pravosť podpisu a dátum jej spísania. Ak je to potrebné, uvedie sa aj stručný obsah.

Proces Osvedčovania Podpisu

Čo je Podpis?

Pojem podpis nedefinuje žiadny právny predpis. V právnej literatúre sa podpis charakterizuje ako individuálne ťahy písma, ktoré dostatočne označujú identitu podpisujúceho sa, sú jedinečné, vyznačujú sa príslušnými charakteristickými znakmi a javia sa ako podpisy mena.

Spôsoby Osvedčovania

  1. Uznanie podpisu za vlastný: Účastník legalizácie žiada notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na listine, ktorá je už účastníkom podpísaná, teda ktorú nepodpisuje priamo pred notárom alebo jeho zamestnancom. V takomto prípade účastník uzná svoj podpis na listine za vlastný, a podpíše sa len do knihy osvedčených podpisov.
  2. Vlastnoručné podpísanie: Účastník listinu podpíše priamo pred notárom alebo jeho zamestnancom. Notár zodpovedá za to, že účastník naozaj pred ním alebo jeho zamestnancom listinu bezprostredne podpísal.

Postup Notára

  1. Identifikácia účastníka: Notár overí totožnosť osoby, ktorej podpis má byť osvedčený.
  2. Overenie listiny: Notár skontroluje, či listina, na ktorej má byť podpis osvedčený, spĺňa všetky potrebné náležitosti.
  3. Podpis do knihy osvedčených podpisov: Účastník sa podpíše do knihy osvedčených podpisov.
  4. Vyznačenie osvedčovacej doložky: Notár vyznačí na listine osvedčovaciu doložku, ktorá obsahuje jeho podpis a pečiatku.

Popis Listiny v Osvedčovacej Knihe

Je potrebné bližšie uviesť o akú listinu ide, odporúčame minimálne v rozsahu umožňujúcom určenie úkonu účastníka. Legalizáciou notár neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, ale za listinu, na ktorej je možné vykonať legalizáciu nemožno považovať taký dokument, na ktorom absentuje niektorá z podstatných náležitostí.

Upozornenie na Dopisovanie a Opravy

Notár by mal tiež účastníka upozorniť na to, že po vykonaní legalizácie by listina nemala byť dopisovaná a opravovaná.

Prečítajte si tiež: Komplexný pohľad na osvedčovaciu doložku

Špecifické Situácie pri Osvedčovaní

Podpisovanie za Iného Účastníka

Častým problémom praxe je rozdielny postup, keď účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka. Napriek tomu, že notár legalizáciou neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, v zmysle § 11 Kancelárskeho poriadku, ak sa verejná listina notára skladá z niekoľkých listov alebo listín, treba všetky strany pevne spojiť tak, že sa zošijú trikolórou obsahujúcou farby štátnej zástavy a voľné konce sa prekryjú uzáverou (nálepkou) opatrenou štátnym znakom, prípadne odtlačkom úradnej pečiatky notára.

Osvedčovanie v Cudzom Jazyku

Notár môže osvedčiť pravosť podpisu osoby na listine, ak môže spoľahlivo posúdiť obsah listiny v jazyku, v ktorom je vyhotovená.

Viacnásobné Podpisy v Tej Istej Listine

Prax priniesla rôzny prístup akceptácie legalizácie tretích osôb. Všeobecne máme za to, že osvedčovacia doložka zahŕňa osvedčenie pravosti všetkých podpisov osoby na jednej listine, pokiaľ samozrejme tomu zodpovedá popis v NCRop.

Notársky Centrálny Register Osvedčených Podpisov (NCRop)

Od roku 2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop) je jedným z odlišujúcich prvkom notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi.

Výhody NCRop

  1. Overenie legalizácie: Možnosť overenia legalizácie na webovom sídle komory.
  2. Zistenie popisu listiny: Popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala je možné aj v budúcnosti zistiť cez NCRop.

Technická Jednota Listiny

Z hľadiska právnej istoty je dôležité zmluvy písať tak, aby nemohlo dôjsť k zámene jednotlivých listov po jej podpísaní účastníkmi a aby príslušná zmluva už pred podpísaním listina tvorila technickú jednotu /zviazanie/ jednej listiny a až následne boli podpisy účastníkov na nej osvedčené, čo podľa nášho názoru plne zodpovedá ust. § 46 odst. 2 Obč. zák.

Prečítajte si tiež: Všetko, čo potrebujete vedieť o osvedčovacej doložke na splnomocnenie

Použitie Verejných Listín Vydaných v Inom Štáte

Problém nastáva, keď má občan záujem použiť na úradné účely verejnú listinu vydanú iným štátom. Vyvstáva potreba osvedčiť, že daná listina je pravá a skutočne môže byť medzinárodne uznaná za verejnú listinu.

Superlegalizácia

Vyššie overenie zahraničných verejných listín, tzv. superlegalizácia, je najzložitejší proces overenia listiny. Využíva sa v prípade, ak medzi štátom pôvodu a štátom použitia listiny neexistujú žiadne viacstranné alebo bilaterálne zmluvy, ktoré by upravovali vzájomné vzťahy v tomto smere.

Apostille

Pristúpením Slovenska k Haagskemu Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín v roku 2002 sa celý proces značne zjednodušil. Proces overenia spočíva v tom, že kompetentný orgán ktoréhokoľvek zmluvného štátu pripojí k verejnej listine doložku - tzv. apostille.

Bilaterálne Zmluvy

Štáty, ktoré sa stretávajú s frekventovanou potrebou vzájomného použitia verejných listín, medzi sebou často uzatvárajú aj bilaterálne, teda dvojstranné, medzinárodné zmluvy, ktorých predmetom je ešte väčšie zjednodušenie celého procesu.

Nariadenie EÚ 2016/1191

V záujme zjednodušenia voľného pohybu osôb a uľahčenia obehu verejných listín, začalo 16. februára 2019 v členských štátoch Európskej únie platiť nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/1191 o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia (EÚ) č.

Doložka Právoplatnosti a Vykonateľnosti

Zákon o e-Governmente vyžaduje, aby bola doložka právoplatnosti, resp. vykonateľnosti. Právoplatnosť predstavuje nemennosť a záväznosť rozhodnutia, t. j. nie je možné sa voči rozhodnutiu odvolať (lehota na podanie opravného prostriedku uplynula alebo nie je vôbec prípustné). Vykonateľnosť predstavuje povinnosť plniť, t. j.

Elektronický Úradný Dokument

Elektronický úradný dokument (vrátane doložky právoplatnosti a vykonateľnosti) musí byť tvorený údajmi podľa elektronického formulára alebo môže byť vytvorený ako iný elektronický dokument (typicky vo formáte PDF), ak sú v rovnakej správe vložené aj základné údaje o elektronickom úradnom dokumente.

Vytvorenie a Odoslanie Doložky

Orgán verejnej moci (OVM) nájde formuláre doložky cez tlačidlo „+ Vytvoriť oznámenie/výzvu" alebo môže priamo v odoslaných správach vyhľadať rozhodnutie, ktorého právoplatnosť alebo vykonateľnosť chce vyznačiť. Následne sa zobrazí formulár s názvom „Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti“, v ktorom je potrebné vyplniť povinné polia označené hviezdičkou týkajúce sa typu doložky, identifikácie OVM, ktorý rozhodnutie vydal a údajov o právoplatnosti rozhodnutia.

Časté Otázky

  1. Je možné vytvoriť a odoslať doložku právoplatnosti a vykonateľnosti naraz v okamihu vydania rozhodnutia? Áno, keďže existujú aj rozhodnutia, ktoré môžu nadobudnúť vykonateľnosť už vyhlásením (vydaním) a nie až doručením, napr. v prípadoch neodkladných opatrení vo veci maloletých.
  2. Ktorú z možností doručovania má mať doložka právoplatnosti a vykonateľnosti dostupnú? Procesné pravidlá môžu byť nastavené rôzne. Prípustné sú teda všetky tri možnosti: nie do vlastných rúk (obyčajne), s fikciou doručenia a aj bez fikcie doručenia.
  3. Ak sa vyznačila právoplatnosť alebo vykonateľnosť len pre časť rozhodnutia a neskôr je potrebné ju vyznačiť pre ďalšiu časť, má sa pri každej dodatočne vyznačenej právoplatnosti / vykonateľnosti doplniť ďalšia doložka? Ak sa vyznačila právoplatnosť alebo vykonateľnosť len pre časť rozhodnutia a neskôr sa má vyznačiť pre ďalšiu časť, pri dodatočnom vyznačení sa doplní ďalšia doložka (t. j. vytvorí sa nová doložka s vyznačením už iba novej skutočnosti).
  4. Ako OVM vyznačí právoplatnosť/vykonateľnosť rozhodnutia, ktoré odoslalo v listinnej podobe a toto rozhodnutie nemá v elektronickej schránke v odoslaných správach? Ak adresát nemal v čase doručovania rozhodnutia elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie, ale v čase doručovania doložky ju už aktivovanú má, OVM doručí elektronický úradný dokument spolu s doložkou už do aktivovanej elektronickej schránky.

tags: #osvedčovacia #doložka #verejná #listina

Ďalšie články