Osvedčovacia doložka o zaručenej konverzii: Komplexný sprievodca

Zaručená konverzia je proces, ktorý premieňa dokumenty z jednej formy do druhej, pričom zaručuje ich autenticitu a integritu. Osvedčovacia doložka je neoddeliteľnou súčasťou tohto procesu, slúžiaca ako oficiálny záznam o vykonanej konverzii. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na osvedčovaciu doložku o zaručenej konverzii, jej účel, obsah a relevantné právne predpisy.

Úvod do zaručenej konverzie

Zaručená konverzia je definovaná zákonom č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente. Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 331/2018 Z. z. o zaručenej konverzii, ktorá bola neskôr zrušená predpisom 70/2021 Z. z., ustanovovala formáty elektronických dokumentov, podrobnosti o posudzovaní bezpečnostných prvkov, vzor osvedčovacej doložky, podrobnosti o centrálnej evidencii záznamov o konverzii a sadzobník úhrad za zaručenú konverziu.

Základné pojmy

Pre lepšie pochopenie problematiky je dôležité definovať kľúčové pojmy:

• Informačný obsah: Obsah pôvodného dokumentu (text, grafika), štruktúra (nadpisy, zoznamy, odseky, tabuľky), podpis, odtlačok úradnej pečiatky a náležitosti označené žiadateľom. Patria sem aj počet strán, umiestnenie obsahu, čiarové kódy, QR kódy (ak je zachovanie funkcie technicky možné), rozoznateľnosť obsahu (veľkosť písma, smerovanie, grafika) a metaúdaje elektronických dokumentov (textovo zobraziteľné v programoch osoby vykonávajúcej konverziu).
• Žiadateľ: Osoba, ktorá žiada o vykonanie zaručenej konverzie.
• Osoba vykonávajúca konverziu: Osoba oprávnená vykonať zaručenú konverziu.
• Bezpečnostné prvky: Prvky zabezpečujúce integritu a autenticitu dokumentu.

Formáty elektronických dokumentov

Vyhláška definovala formáty elektronických dokumentov, ktoré bolo možné použiť na zaručenú konverziu. Pôvodné elektronické dokumenty mohli byť vo formátoch podpísaných elektronických dokumentov podľa osobitného predpisu alebo v iných formátoch, ak to umožňovali technické prostriedky osoby vykonávajúcej konverziu a ak sa na tom žiadateľ a osoba vykonávajúca konverziu dohodli. Novovzniknuté elektronické dokumenty museli byť vo formátoch podpísaných elektronických dokumentov podľa osobitného predpisu.

Posudzovanie úrovne záruk bezpečnostnými prvkami

Úroveň záruk poskytnutých bezpečnostnými prvkami sa posudzovala z hľadiska zabezpečenia integrity a osvedčenia pravosti pôvodného dokumentu.

Prečítajte si tiež: Všetko, čo potrebujete vedieť o osvedčovacej doložke na splnomocnenie

• Listinná podoba: Vizuálna kontrola bezpečnostných prvkov osobou vykonávajúcou konverziu.
  • Integrita: Prvky zabezpečujúce spojenie listov a brániace ich oddeleniu alebo zásahu do obsahu (trvalé spojenie mechanickými prostriedkami, páska, laminovanie).
  • Pravosť: Jedinečné prvky trvalo spojené s dokumentom alebo spôsob jeho vyhotovenia (vodoznak, reliéfna tlač, embosovanie, pečať, ochranný vzor, optický variabilný prvok, ochranná známka, ochranná fólia, nálepka).
  • Identifikácia osoby: Podpis, meno, priezvisko, funkcia, odtlačok pečiatky.
• Elektronická podoba: Kontrola bezpečnostných prvkov s použitím technických a programových prostriedkov.
  • Integrita: Prvky na odhalenie modifikácie obsahu alebo poradia elektronických dokumentov (autorizácia).
  • Pravosť: Jedinečné prvky zabezpečujúce pozitívny výsledok validácie (autorizácia).
  • Identifikácia osoby: Meno, priezvisko, funkcia, oprávnenie uvedené v prostriedku autorizácie.

Pri posudzovaní sa brali do úvahy všetky bezpečnostné prvky, o ktorých mal žiadateľ vedomosť a ktoré identifikovala osoba vykonávajúca konverziu. Informačný obsah (okrem počtu strán, umiestnenia obsahu, čiarových kódov a QR kódov) sa nepovažoval za bezpečnostný prvok.

Za rovnakú alebo vyššiu úroveň záruk sa považovalo, ak bol novovzniknutý dokument v elektronickej podobe a jeho osvedčovacia doložka spoločne autorizovaná osobou vykonávajúcou konverziu kvalifikovaným elektronickým podpisom s mandátnym certifikátom a kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou. V listinnej podobe sa za rovnakú alebo vyššiu úroveň záruk považovalo trvalé spojenie novovzniknutého dokumentu s osvedčovacou doložkou mechanickými prostriedkami, ktorých odstránenie spôsobí poškodenie.

Zaručená konverzia elektronického dokumentu do listinnej podoby

Osvedčovacia doložka sa vyhotovovala ako samostatný dokument v listinnej podobe, ktorý obsahoval názov „Osvedčovacia doložka“, meno a priezvisko a podpis fyzickej osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala, a ak konverziu vykonával orgán verejnej moci, aj odtlačok úradnej pečiatky. Doložka sa vyhotovovala na osobitnom liste vizuálne oddelenom od novovzniknutého dokumentu, neobsahovala prázdne listy a bola trvalo spojená s novovzniknutým dokumentom. Štruktúra údajov v zázname o konverzii bola definovaná v prílohe č. 2 vyhlášky. Trvalé spojenie dokumentu a doložky sa vykonávalo mechanickými prostriedkami, ktorých odstránenie spôsobilo poškodenie.

Zaručená konverzia dokumentu v listinnej podobe do elektronického dokumentu

Osvedčovacia doložka sa vytvárala ako samostatný elektronický dokument vyplnený v podobe elektronického formulára, ktorého vzor bol zverejnený v module elektronických formulárov podľa § 10 ods. 3 písm. e) zákona. Autorizácia doložky s novovzniknutým elektronickým dokumentom sa vykonávala kvalifikovaným elektronickým podpisom s mandátnym certifikátom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou osoby vykonávajúcej konverziu, ku ktorým bola pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. Vloženie dokumentu, doložky a prostriedku autorizácie do podpisového kontajnera sa vykonávalo podľa osobitného predpisu. Štruktúra údajov v zázname o konverzii bola definovaná v prílohe č. 4 vyhlášky.

Zaručená konverzia elektronického dokumentu do elektronického dokumentu

Osvedčovacia doložka sa vytvárala ako samostatný elektronický dokument vyplnený v podobe elektronického formulára, ktorého vzor bol zverejnený v module elektronických formulárov podľa § 10 ods. 3 písm. e) zákona. Autorizácia doložky a novovzniknutého elektronického dokumentu sa vykonávala rovnako ako pri konverzii z listinnej do elektronickej podoby. Štruktúra údajov v zázname o konverzii bola definovaná v prílohe č. 6 vyhlášky.

Prečítajte si tiež: Všetko o osvedčovacích doložkách

Evidencia záznamov o konverzii

Evidencia záznamov o konverzii obsahovala všeobecnú časť a časť pozostávajúcu zo záznamov o každej vykonanej zaručenej konverzii. Všeobecná časť obsahovala údaje o počte pôvodných dokumentov a ich podobe. Záznam o konverzii bol elektronický dokument vyplnený v podobe elektronického formulára, ktorého vzor bol zverejnený v module elektronických formulárov. Každý záznam o konverzii bol autorizovaný osobou vykonávajúcou konverziu, pričom na autorizáciu sa vzťahovali rovnaké ustanovenia ako pri konverzii dokumentu v listinnej podobe do elektronického dokumentu.

Centrálna evidencia

Centrálna evidencia bola dostupná prostredníctvom používateľského a aplikačného rozhrania z webového sídla úradu. Fyzickým a právnickým osobám sa z centrálnej evidencie poskytovali údaje o vykonanej zaručenej konverzii v rozsahu názvu pôvodného a novovzniknutého dokumentu, formátu, počtu listov (ak bol dokument v listinnej podobe), evidenčného čísla záznamu o konverzii, osoby vykonávajúcej konverziu a dátumu a času vykonania konverzie. Iné údaje a funkcionality boli sprístupnené po úspešnej autentifikácii osobe vykonávajúcej konverziu alebo ňou poverenej osobe.

Zasielanie záznamu z evidencie záznamov o konverzii

Záznam o konverzii zasielala osoba, ktorá vykonala konverziu, úradu na zápis do centrálnej evidencie do 24 hodín od jeho vytvorenia. Do centrálnej evidencie nebolo možné zapísať záznam, ak nespĺňal náležitosti, bol jeho autorizácia neplatná, čas uvedený v kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatke predchádzal času vykonania konverzie, obsahoval evidenčné číslo, ktoré nebolo pridelené osobe, ktorá vykonala konverziu, alebo bolo už zapísané k inému záznamu o konverzii, alebo bol autorizovaný neskôr ako 24 hodín od pridelenia evidenčného čísla.

Pridelenie evidenčného čísla záznamu o konverzii

Evidenčné číslo na vytvorenie záznamu o konverzii bolo vytvorené a pridelené na to určenou funkciou centrálnej evidencie. Na vytvorenie záznamu o konverzii bolo možné prideliť len jedno evidenčné číslo, ktoré nebolo možné prideliť na vytvorenie iného záznamu o konverzii. Evidenčné číslo bolo možné prideliť len osobe, ktorá vykonáva konverziu podľa § 35 ods. 3 zákona. Evidenčné číslo bolo možné prideliť jednotlivo alebo ako množinu čísiel po predchádzajúcej dohode s úradom.

Údaje v osvedčovacej doložke

Osvedčovacia doložka obsahuje rozsiahly súbor údajov, ktoré zabezpečujú transparentnosť a preukázateľnosť vykonanej konverzie. Nižšie sú uvedené kľúčové kategórie údajov, ktoré sa v osvedčovacej doložke nachádzajú, rozdelené podľa typu konverzie a charakteru dokumentu.

Prečítajte si tiež: Dôležité informácie o osvedčovacej doložke

Údaje o pôvodnom dokumente

Táto sekcia sa zameriava na identifikáciu a popis dokumentu, ktorý bol predmetom konverzie. Údaje sa líšia v závislosti od toho, či ide o dokument v listinnej alebo elektronickej podobe.

Listinná podoba

• Názov dokumentu: Uvádza sa názov pôvodného dokumentu.
• Počet listov: Celkový počet listov pôvodného dokumentu.
• Počet neprázdnych strán: Počet strán, ktoré obsahujú nejaký informačný obsah (text, obrázky, atď.). Prázdna strana sa nezapočítava.
• Formát pôvodného dokumentu: Uvádza sa použitý formát papiera (napr. A4, A3). Ak je dokument tvorený z listín rôznych formátov, uvádza sa počet listov pre každý formát.
• Bezpečnostné prvky: Táto časť detailne popisuje bezpečnostné prvky, ktoré sa nachádzajú na pôvodnom dokumente.
  • Druh bezpečnostného prvku: Uvádza sa konkrétny druh bezpečnostného prvku (napr. vodoznak, ochranná niť, hologram). Ak pôvodný dokument neobsahuje žiadny bezpečnostný prvok, uvedie sa to.
  • Opis bezpečnostného prvku: Podrobný opis bezpečnostného prvku, vrátane jeho umiestnenia a charakteristických znakov.
  • Výskyt na strane v poradí: Číslo strany v pôvodnom dokumente, na ktorej sa nachádza opisovaný bezpečnostný prvok. Počítajú sa len neprázdne strany.
  • Výskyt na liste v poradí: Číslo listu v pôvodnom dokumente, na ktorom sa nachádza opisovaný bezpečnostný prvok.
  • Umiestnenie na strane pôvodného dokumentu: Popis umiestnenia prvku na strane (napr. vpravo hore, naľavo v strede).
  • Je bezpečnostný prvok zreteľne prenesený do konvertovaného dokumentu?: Uvádza sa "Áno" alebo "Nie" podľa toho, či sa bezpečnostný prvok podarilo zreteľne preniesť do novovzniknutého dokumentu.

Elektronická podoba

• Názov dokumentu: Názov pôvodného elektronického dokumentu.
• Formát dokumentu: Formát pôvodného elektronického dokumentu (napr. PDF, DOCX).
• Elektronický odtlačok: Elektronický odtlačok dokumentu, ktorý je zapísaný vo formáte "base64" podľa IETF RFC 4648.
• Použitý algoritmus na výpočet elektronického odtlačku: Algoritmus, ktorý bol použitý na výpočet elektronického odtlačku (napr. "sha-256").
• Údaje o elektronických časových pečiatkach pripojených k pôvodným dokumentom: Ak sú k pôvodnému elektronickému dokumentu pripojené elektronické časové pečiatky, uvádzajú sa údaje o všetkých takýchto pečiatkach.
  • Názov dokumentu, ku ktorému je časová pečiatka pripojená: Názov dokumentu uvedený tak, ako je v sekcii "Pôvodný elektronický dokument".
  • Druh časovej pečiatky: Uvádza sa "Kvalifikovaná elektronická časová pečiatka", "Kvalifikovaná elektronická pečať", "Kvalifikovaná elektronická pečať", "Nekvalifikovaná elektronická časová pečiatka" alebo "Druh časovej pečiatky nie je možné zistiť".
  • Formát elektronickej časovej pečiatky:
  • Čas vydania časovej pečiatky: Uvádza sa dátum a čas vydania časovej pečiatky vo formáte RRRR-MM-DDThh:mm:ss s časovou zónou UTC+01:00 CET a +02:00 pre CEST.
  • Vydavateľ elektronickej časovej pečiatky: Meno vydavateľa časovej pečiatky uvedené v atribúte "Common-name" v certifikáte vydavateľa.
  • Miesto vydania elektronickej časovej pečiatky: Uvádza sa miesto, kde bola elektronická časová pečiatka vydaná.

Údaje o novovzniknutom dokumente

Táto sekcia popisuje dokument, ktorý vznikol ako výsledok zaručenej konverzie.

Listinná podoba

• Formát novovzniknutého dokumentu: Uvádza sa použitý formát papiera (napr. A4, A3). Ak je dokument tvorený z listín rôznych formátov, uvádza sa počet listov pre každý formát.
• Počet listov: Uvádza sa počet listov novovzniknutého listinného dokumentu daného formátu papiera.

Elektronická podoba

• Názov novovzniknutého dokumentu: Názov novovzniknutého elektronického dokumentu.
• Formát dokumentu: Formát novovzniknutého elektronického dokumentu (napr. PDF/A).
• Elektronický odtlačok: Elektronický odtlačok dokumentu, ktorý je zapísaný vo formáte "base64" podľa IETF RFC 4648.
• Použitý algoritmus na výpočet elektronického odtlačku: Algoritmus, ktorý bol použitý na výpočet elektronického odtlačku (napr. "sha-256").

Údaje o autorizácii

Táto sekcia sa zameriava na údaje o autorizácii dokumentov, čo je kľúčový aspekt zabezpečenia dôveryhodnosti konverzie.

• Autorizácia: Táto časť sa vypĺňa samostatne pre každý autorizačný prvok.
  • Elektronický dokument, ktorý je k danej autorizácii viazaný: Uvádza sa názov elektronického dokumentu, ktorý je k danej autorizácii viazaný.
  • Elektronická pečať viazaná k danej autorizácii: Uvádza sa názov elektronickej pečiatky, ktorá je k danej autorizácii viazaná.
  • Časová pečiatka viazaná k danej autorizácii: Uvádza sa názov časovej pečiatky, ktorá je k danej autorizácii viazaná.
  • Dátum a čas autorizácie: Uvádza sa dátum a čas autorizácie vo formáte RRRR-MM-DDThh:mm:ss s časovou zónou UTC+01:00 CET a +02:00 pre CEST. Ak dátum a čas autorizácie nie je možné zistiť, uvedie sa "Neuvedené".
  • Údaje o osobe, ktorá autorizáciu vykonala:
    • Meno: Uvádza sa meno osoby, ktorá autorizáciu vykonala.
    • Priezvisko: Uvádza sa priezvisko osoby, ktorá autorizáciu vykonala.
    • Identifikátor osoby: Identifikátor osoby, ktorej typ určujú prvé tri úvodné znaky. Príklad "IDCSK-123123".
    • Organizácia: Názov organizácie, za ktorú autorizujúca osoba koná. Ak certifikát neobsahuje žiadne oprávnenie, uvádza sa text "Žiadna".
    • Údaje o certifikáte autorizujúcej osoby:
      • Je certifikát kvalifikovaný?: Uvádza sa "certifikát - kvalifikovaný" alebo "certifikát - nekvalifikovaný".
      • Je vydavateľ certifikátu uvedený v dôveryhodnom zozname?: Uvádza sa "Áno" alebo "Nie".
      • Je certifikát uložený na QSCD?: Uvádza sa "certifikát je na QSCD" alebo "certifikát nie je na QSCD".

Údaje o zaručenej konverzii

Táto sekcia obsahuje údaje o samotnom procese zaručenej konverzie.

• Evidenčné číslo záznamu o zaručenej konverzii: Uvádza sa jedinečné evidenčné číslo záznamu o zaručenej konverzii. V prezentácii osvedčovacej doložky sa zobrazuje len časť hodnoty "ID".
• Dátum a čas zaručenej konverzie: Uvádza sa dátum a čas, kedy bola zaručená konverzia vykonaná, s časovou zónou UTC+01:00 CET a +02:00 pre CEST.
• Zaručenú konverziu vykonal:
  • Identifikátor osoby: Uvádza sa identifikátor osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala, ak taký má pridelený.
  • Organizácia: Ak zaručenú konverziu vykonáva organizačná zložka, uvádza sa hodnota identifikátora osoby alebo jej organizačnej zložky.
  • Meno: Uvádza sa meno fyzickej osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala.
  • Priezvisko: Uvádza sa priezvisko fyzickej osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala.
  • Pracovné zaradenie: Uvádza sa pracovné zaradenie osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala, ak takéto má určené (napr. notársky koncipient).
• Použité technické prostriedky a softvér:
  • Názov skenera: Uvádza sa názov skenera, ak bol pri konverzii použitý.
  • Názov softvéru na spracovanie obrazu: Uvádza sa názov softvéru, ktorý bol použitý na spracovanie obrazu (napr. rozoznanie znakov a uloženie vo formáte "názov").
  • Iné použité prostriedky: Uvádza sa vecný opis iných použitých prostriedkov.

tags: #osvedcovacia #doložka #o #zarucenej #konverzii #vzor